为了实现企业资金活动和经济活动的有效开展,实现预定目标,相关人员在财务管理工作中,可以应用财务内部管理方法。现阶段,财务内部管理的主要方法已形成了一个较为完整的体系。
(一)组织规划管理
企业对管理其组织机构的设置、人员定岗及职责分工的有效性和合理性即为组织规划管理。公司的治理结构问题和职能管理部门的设置及相互间的关系问题组成组织机构两方面的内容。其中,公司治理结构问题主要是指董事会、监事会、管理层的设置以及三者之间的关系;财务管理中的职能管理部门设置,就是要确定其深度和广度,进而形成两张不同的组织模式,即集权管理和分级管理。分离不相容职务是职务分工所要解决的主要问题,当一个人担任某项工作时,如果发生弊端和错误,其可以将弊端和错误掩盖的职务是不相容职务。企业内不相容职务主要有:授权批准职务、财产探管职务、业务经办职务、会计记录职务和审核监督职务。这五种职务之间的分离要求为:①分离业务经办职务与审核监督职务;②分离授权批准职务与业务经办职务;③财产分离保管职务与会计记录职务;④分离财产保管职务与业务经办职务;⑤分离会计记录职务与业务经办职务。
设立管理机构和推行不兼容职务制度是目前建立健全组织规划管理需要解决的两个主要问题。管理机构建立在企业的经营特点和经营规模的基础上,没有唯一通用的模式。比如,一些上市公司目前在自身的经营特点和经营规模的基础上设立了价格委员会、审薪酬与考核委员会、提名委员会、审计委员会、战略委员会等,以完善内部管理机制,价格委员会是那些生产经营规模较大、采购价格频繁变动并且采用集中采购方式的企业设立的,目的是对采购环节的价格实行有效的监督和管理。高层管理人员交叉任职是企业需要避免的,一个人不能同时担任董事长和总经理。
董事会和总经理班子之间制衡力度减弱、权责不清是交叉任职带来的后果,交叉任职还可能导致企业的大权被企业关键人员独揽,管理权几乎具有绝对性,并且通常集执行权、管理权和监督权于一身,具有较大的任意性。交叉任职有悖于内部管理的基本原则,其导致的必然结果就是权责含糊,一个人掌控办事程序的局面在所难免。现实中,董事会缺乏独立性、任职交叠是导致资金调拨、资产处置、对外投资等方面出状况的一个非常重要的原因。所以,在内部管理框架的建立过程中,设置组织机构和配备人员时应做到董事会和总经理班子分设、董事长和总经理分设,避免重叠的现象出现。
(二)授权批准管理
经过授权批准企业相关人员才能进行经济业务处理,才能对其更好的管理,特殊授权和一般授权是授权批准的两种形式。特殊授权的时效性较短,而一般授权的时效性较长,两者分别规定办理例外业务、常规业务时的权利、条件和责任。授权批准体系两种授权批准方式主要包括以下内容:
第一,授权批准的责任,即明确被授权者权力和责任的匹配性,避免发生责任不清、出现问题又难咎其责的情况;第二,授权批准的层次,层次的不同由经济活动的重要性和金额大小确定,层次的划分可以保证各管理层权责相匹配;第三,授权批准的范围,通常情况下,企业所有的经营活动都属于授权批准的范围;第四,授权批准的程序,对每类经济业务审批程序做出规定,审批按程序进行,可以防范违规审批、越级审批的情况发生。企业内各级管理层和业务经办人员必须在相应的授权范围内行使职权和办理经济业务。
(三)会计系统管理
企业应根据会计制度和会计法等法规,制定适合本企业的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和会计制度的处理程序,实行会计人员岗位责任制,建立有效的会计内部管理系统。会计系统管理主要包括以下几个方面。
1.统一会计科目
统一会计科目,根据国家统一的一级会计科目和经营管理的需要,企业应设置统一的明细科目,集团性公司要统一下级公司的会计明细科目,做到口径统一,核算统一。
2.遵循会计制度规定
遵循会计制度规定的各项会计核算原则,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序与方法,以便实现为国家宏观经济管理和调控、企业外部各利益相关者了解财务状况、经营成果,为企业内部经营者的管理提供信息的目标。
3.统一会计政策
统一会计政策,虽然国家制定了统一的会计制度,但是有些企业可以根据自身的实际情况选择会计政策。所以,从企业内部管理的要求出发,在一定时期内,如无特殊情况,企业必须执行确定的、统一的会计政策,做到统一核算,便于汇总考核和比较分析。
4.建立健全会计管理规范和监督制度
在企业内部建立健全会计管理规范和监督制度,使相互制约、权责明确及内部审计进行及时的要求得到充分体现。
(四)全面预算管理
全面预算作为企业财务管理的重要组成部分,是对企业经济业务规划的授权批准,它是指为达到企业既定的目标而编制的财务、资本、经营等年度收支的总体计划。实行全面预算管理,应做好以下工作:全面预算体系的建立,包括全面预算项目、标准和程序;编制和审定全面预算;落实全面预算相关责任人或部门及指标的下达;执行全面预算的授权;执行全面预算的过程监控;分析和调整全面预算差异;考核全面预算的业绩。作为一种集体性工作,全面预算需要企业内各部门人员进行相关的合作。所以,有条件的企业应设立预算委员会,负责组织并领导企业的全面预算工作,确保全面预算的有效执行。
(五)财产保全管理
财产保全管理主要包括以下五个方面。
1.监控财产记录
企业应对各实物资产建立个体档案,及时、详细地记录实物资产的增减变动情况,对财产所有权证加强管理,对现有低值易耗品等核销方式进行改革,尽可能减少备查簿的形式,使其价值纳入财务报表体系内,实现账实一致的要求。
2.财产保险
对资产进行投保(如责任险、火灾险、盗窃险、一切险),加大实物受损后补偿的机会,进而保护实物的安全。
3.保护记录
企业应妥善保管各种文件资料,尤其是资产、会计、财务等资料,避免出现相关记录受损、被毁、被盗的情况。对某些重要资料应进行备份,在遭受意外损失或毁坏时可以及时重新恢复。
4.定期盘点
建立资产定期盘点制度,保证资产在盘点时的安全性。为了防止盘盈资产流失的可能性,常常采用先盘点实物、再核对账册的方法,对于盘点中出现的账实不符的情况进行调查,并分析盘盈或盘亏的原因,查明相关人员的责任,完善相关制度。
5.限制直接接触(www.daowen.com)
严格限制无关人员直接接触实物资产,只有经过授权批准的人员才能够直接接触实物资产。限制直接接触的实物资产主要是易变现资产,如现金、存货等。
(六)人力资源管理
每个企业都处于经济运行的微观层面,人力资源要素的数量和质量状况,员工所具有的忠诚、创造力和向心力,是企业快速发展的强大推动力。所以,如何充分调动企业员工的主动性、积极性和创造性,发挥员工的潜能是企业管理的一项中心任务。人力资源管理主要包括:
1.建立严格的招聘程序,保证应聘人员符合招聘要求;
2.对员工进行定期培训,帮助其提高业务素质,更快、更好地完成企业规定的任务;
3.加强考核奖惩力度,制定员工工作规范,对照考核员工行为,对职工业绩进行定期考核,奖惩分明;
4.轮换工作岗位,可以定期或不定期轮换工作岗位,及时发现并解决其中存在的问题,同时可以挖掘职工多方面的潜在能力;
5.对于重要岗位的员工(如采购、销售等),企业应建立职业信用保险机制,如办理商业信用保险、保荐人推荐和签订信用承诺书等;
6.提高工资与福利待遇,加强员工之间的沟通,增强凝聚力。
(七)风险防范管理
在变化莫测的市场经济环境中,企业遇到各种风险在所难免。风险防范管理要求企业树立风险意识,针对各个风险管理点,建立切实、有效的风险管理系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险报告等措施,全面防范和管理企业的财务风险和经营风险。风险防范管理是企业一项基础性和经常性的工作,企业必要时应设置风险评估部门或特定岗位,安排专人负责有关风险的识别、规避和管理。企业风险评估的内容主要有下面几点。
1.合同风险评估
在合同起草、审批、签订、履行、监督和违约的过程中,企业应进行必要的管理,如有需要,企业应聘请律师参与。
2.投资风险评估
企业应对各种债权、股权投资进行可行性研究,根据金额和项目的大小确定审批权限,针对投资过程中可能出现的负面因素制定应对预案。
3.筹资风险评估
企业应对资本结构的确定、筹资结构的安排、筹资币种金额及期限的制定、筹资成本的估算和筹资的偿还计划等进行事先评估、事中监督、事后考核。
4.信用风险评估
企业应制定客户信用评估指标体系,确定信用授予标准,规定客户信用审批程序,对信用实施进行实时跟踪。如果信用活动规模大,企业应建立独立的信用部门,对信用活动和信用风险进行管理。
(八)内部报告管理
企业应建立内部管理报告体系,全面反映经济活动,及时提供业务活动中的重要信息,以满足企业内部管理的时效性和针对性。内部报告体系的建立应体现反映部门的经营管理责任,符合例外管理的要求,报告的形式和内容应具有可理解性,并且要统筹规划,避免重复。通常情况下,高层管理者的报告时间间隔长,内容主要是重点部分、简单不全面;反之,报告时间间隔短,内容全面而详细。
常用的内部报告有:资产分析报告;资金分析报告,包括贷款担保抵押表、借还款进度表、资金日报、银行账户及印鉴管理表等;费用分析报告;投资分析报告;财务分析报告;经营分析报告等。
(九)信息系统管理
信息系统管理主要包括两方面的内容。
1.加强对电子信息系统本身的管理
随着电子信息技术的快速发展,企业利用计算机从事经营管理的方式越来越普遍,除了会计电算化和电子商务的发展之外,企业的生产经营与购销储运等经营活动都离不开计算机。所以,企业必须强有力的管理电子信息系统,主要包括:系统开发与维护管理、系统组织与管理、文件资料管理、系统设备、数据、程序的管理以及日常应用的管理。
2.充分运用电子信息技术手段
运用电子信息技术手段建立管理系统,尽可能减少和消除内部人为管理的影响,保证内部管理实施的有效性。
(十)内部审计管理
内部审计管理作为一种特殊的内部管理形式,是对一个企业内部经济活动和管理制度是否合规、合理和有效进行独立评价的机构,是对其他内部管理在某种意义上的再管理。内部审计的内容非常广泛,按其目的可以划分为财务审计、经营审计和管理审计。在企业中,内部审计应保持相对独立性,独立于其他经营管理部门,最好由董事会或下属的审计委员会直接领导。
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