为了加强我国会计档案的科学管理,统一全国会计档案工作制度,《会计法》和《会计基础工作规范》都对会计档案管理做出了明确的规定,但会计档案管理的具体要求应当依据《会计档案管理办法》

（一）会计档案的整理、归档、保管和利用

1.会计档案的整理

为了更好地发挥会计档案的作用,必须对会计资料进行挑选,然后集中保存。集中以后的会计档案数量较多,如果堆放零乱,就不便于管理和利用。这就需要将会计档案分门别类、按序存放,这就是会计档案的整理工作。整理内容包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料（如年季度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同等）。会计档案的整理要规范化,封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作,卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。做到收集按范围,装订按标准,整理要规范。

2.会计档案的归档

各单位每年形成的会计档案,在财务会计部门整理立卷或装订成册后,如果是当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年,期满后,原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封袋,个别需要拆封重新整理的,应当会同原财会部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

3.会计档案的保管

由于自然和社会的各种原因,会计档案始终处于渐进性的自毁过程中。首先,要严格执行安全和保密制度。安全是指档案完好无缺,做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫咬等。保密是指会计档案的信息不能超过规定传递的范围；其次,要严格执行检查、保管制度,要有专人负责保管,有关单位、人员要定期地检查会计档案的保存情况,要严格按规定的程序、技术方法处理档案保管中的问题。

各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。以企业会计为例,各种会计档案的保管期限如表10-1所示。

表10-1　企业会计档案保管期限(www.daowen.com)

4.会计档案的利用

保存会计档案的最终目的是为了利用,会计档案的整理、归档、保管等工作,只是为利用奠定基础。调阅会计档案应履行登记手续,一般应在档案室查阅。外单位借阅档案,归还时要清点。查阅会计档案人员,不许在会计档案上做任何记录、勾、划和涂改,更不能抽撤单据,违者应视情节轻重进行严肃处理。

（二）会计挡案的鉴定与销毁

1.会计档案的鉴定

会计档案的保管期满,需要销毁时,由本单位档案部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定,严格审查,编制会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

2.会计档案的销毁

各单位按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财务会计部门共同派员监督销毁。各级主管部门销毁会计档案时,还应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财务部门在销毁会计档案时,由同级审计机关参加监销。

销毁人在销毁会计档案前,应当认真清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告本单位领导。