对于特定的会计主体,对于特定的某一个账户,在某一会计期间内,会涉及到很多增减变动的经济业务。如果由一个会计人员从事登记账簿的工作,工作量会非常之大；若有两个或以上人员来进行,又不利于分清责任,容易出现相互推诿情况。正是由于这样的原因,产生了会计分录。

（一）会计分录的概念及其格式

会计分录是记录一项经济业务所使用的简明的特定形式。它规定在记录一项经济业务时,会计人员所运用的特定格式和应记录的账户名称以及应借记、贷记的方向和金额。在会计实务中,会计分录是通过填制记账凭证来完成的。

会计分录的格式如下：

借：账户名称××××（经济业务的发生额）

贷：账户名称××××（经济业务的发生额）

上述格式的会计分录能比较完整地记录一项经济业务的发生或完成情况。仔细观察,我们能发现该会计分录包含了一项经济业务的具体信息以及会计分录本身的特定格式要求：

第一,受到具体经济业务影响的账户名称；(www.daowen.com)

第二,账户被影响的方向,即该账户金额是增加还是减少,或者说应借记还是贷记；

第三,账户受影响的程度,即增加或减少的具体金额是多少；

第四,“借上贷下、左右错开”,意思是书写会计分录时,先写被“借”记的账户名称,再写被“贷”记的账户名称,而且上下两行要左右错开一个字符的距离,以便于区分。

在登记某项经济业务（编制会计分录）时,至少会在两个账户之间发生应“借”应“贷”的相互关系,这种依存于特定经济业务而产生的账户之间的应“借”应“贷”关系,称作账户的对应关系。存在对应关系的账户叫作对应账户。需要说明的是,账户对应关系是相对于具体经济业务而言的,经济业务变化了,账户的对应关系也会发生变化,所以,不能说“某个账户与另外一个账户是固定的或永久的对应账户”,而应该说“对某项经济业务而言或在某个会计分录中,某个账户与另外一个账户是对应账户”。

（二）会计分录的种类

复式记账是指在受到某项经济业务影响的两个或两个以上相关账户记账的方法。那么,记录一项经济业务的特定格式——会计分录也会对应至少两个相关账户,于是就出现了简单会计分录与复合会计分录的分类。只出现两个账户的会计分录叫简单会计分录（简称简单分录）,出现两个以上账户的分录就叫复合会计分录（简称复合分录）。在简单分录里,一个账户被“借”记,另一个账户被“贷”记,所以简单分录也被称为“一借一贷分录”；在复合分录里,由于有至少三个账户,所以我们可以把复合分录分成“一借多贷分录”“一贷多借分录”和“多借多贷分录”三种形式。不过,在会计实务中,为了使账户的对应关系较为明确,也是为了遵守会计理论的“明晰性原则”,不提倡会计人员编制多借多贷的会计分录,填制多借多贷的记账凭证（编制合并会计报表中的合并会计分录除外）。对于会计理论的初学者来讲,由于对经济业务的分析还不熟练,建议大家尽量避免编制多借多贷的会计分录。