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一家日本公司打算在美国佐治亚州建一座造纸厂，因此，需要了解当地的一家造纸厂的生产能力和实际产量。如果该工厂开工不足，再建一个造纸厂就毫无意义，否则，就有利可图，因为当地有许多林场，所以造纸的原料不成问题。这家日本公司聘请一个外部咨询公司来了解当地造纸厂的情况。该咨询公司首先记录了从工厂开出的火车车皮数量，然后为了解车皮是否都满载，该咨询公司又请来一个既是化学家又是金属方面行家的人。他们通过每趟火车开过之后钢轨上的锈的变化情况确定钢轨承受的重量，从该重量中减去火车的重量，确定了火车的载重量，从火车的载重推算出了工厂生产的纸的数量。但仅知道产量还不够，还需要掌握工厂设备的开工情况。于是又通过询问该厂的一些工人了解到机器的数量、类型等，又从机器制造商那儿知道了这些机器的生产能力。结果发现，工厂机器的开工率大部分时间达90%。于是这家日本公司决定建造一座新造纸厂。

根据上述案例，请回答：

（1）作为这家日本公司的总经理，他最需要的信息是什么？

（2）此案例中收集信息的主要来源是什么？

（3）企业信息管理的内容包括哪些方面？

企业信息管理的内容是决定信息管理工作的主要任务，直接影响到企业信息管理的质量。从企业信息管理工作流程上看，企业信息管理内容包括以下几个方面。

（一）制定信息规划

信息规划是确定信息搜集的过程或界定信息的方向，也就是明确企业需要什么样的信息，收集信息的范围和目的。制定信息规划是企业信息管理的第一个阶段，企业信息管理工作最首要的问题应是界定信息需要，制定信息规划。如果一个企业在信息管理初始阶段没有根据管理层的要求分出轻重缓急，信息收集就可能出现盲目性和缺乏系统性的问题。信息规划应该根据企业管理层对信息的需要确定信息搜集的优先目标，然后确定采取什么方法完成任务。

所以，信息规划工作首先应该了解企业各部门的信息需要以及使用信息的目的。重点对企业内部信息需要进行评估，确定最经常需要的信息、广泛使用的内部信息、内部的交流渠道和人们交流的媒介。这是企业信息管理中最易忽略的一项但也是最重要的工作。信息需求评估必须围绕企业管理层的需要进行，以满足企业高层管理人员的需要为第一位，否则，信息管理工作不会成功。了解高层管理者需要的方法有很多，如访谈、问卷调查等。

其次，制定一个信息收集计划，根据可拥有的时间和需要的信息内容确定收集的方式和实施的计划。计划应注意考虑得不到某些资料时的应急内容。

（二）收集信息

一般认为收集信息就是对原始信息的获取。原始信息收集是企业信息管理中关键的一步，是后续工作的基础，全面、及时、准确地识别、筛选、收集原始信息是确保信息管理正确性与有效性的前提。原始信息来源广泛，可以来自公开渠道，也可以来自竞争对手。其中大部分来源是公开渠道，从公开渠道收集信息也相对比较容易，信息源包括政府、行业协会、报刊、年度报告、书籍、广播电视、讲话、数据库、聊天、网络等。只要掌握收集信息方法的人都可以通过合理合法的方式得到所需信息的绝大部分，其实这也是企业收集信息的主渠道。可是在企业信息管理的实践中，我们往往忽略公开信息源，而是把收集信息的重点放在竞争对手商业秘密的挖掘上。但事实上，即使企业得到竞争对手的商业秘密，也只是才得到你要了解竞争对手信息的一小部分，况且商业秘密也不完全是企业成功的保证。因此，企业收集信息一定要重视公开信息源。

（三）处理信息

企业收集到的信息可能是大量的、无秩序的。因此，首先必须对它们进行一定的处理才能使用。处理信息的首要工作是将信息集中、记录和组合。一般由企业较低级的部门完成，这样做的好处是使公司的中级和高级信息分析人员将精力集中在关键的信息分析工作上。特别强调的是企业获得原始信息的部门始终应该保存信息的全文，但送达管理层的信息应简明扼要，越往上走，信息越应浓缩。其次是对信息进行评级和分类。由于信息的来源不同，收集到的信息良莠不齐，信息分析人员要对信息的真伪进行辨别，分出等级和档次。

（四）存储信息

存储信息是将获得的或加工后的信息暂时或长期地保存起来，以备随时调用。信息存储主要考虑信息的物理存储和逻辑组织两个方面，物理存储是指寻找适当的方法把信息存储在磁盘、光盘、胶卷等介质中；逻辑组织是指按信息逻辑的内在联系和使用方式，把信息组织成合理的数据结构，以便快速存取。(www.daowen.com)

（五）维护信息

维护信息就是要保持信息处于可用状态。也就是说，要经常更新存储器中的数据，使数据均保持可用状态。其目的是为了保证信息的准确性、及时性、安全性和保密性。

1.保证信息的准确性

一是要保证数据是最新的状态，二是要使数据在合理的误差范围内。

2.保证信息的及时性

就是能及时地提供各种所需信息。

3.保证信息的安全性

就是要采取安全措施，防止信息受到破坏，万一被破坏也能够被恢复。

4.保证信息的保密性

就是要采用各种先进技术和防范措施，防止信息被盗。

（六）输出信息

输出信息是指将处理后的信息按照工作要求的形式和习惯，将信息提供给需要者。一般来说，衡量信息管理有效性的关键不在于信息收集、加工、存储、传递等环节，而在于能否定时定向、保质保量地输出信息。输出信息是企业信息管理周期的最后一个环节，是前期工作的最终结果。它可能是简短的口头汇报，也可能是各种详尽的书面报告，如核算报表、分析报告、查询结果等。

案例分析结论

（1）作为这家日本公司的总经理，他最需要的信息是当地造纸厂的生产能力和实际产量。

（2）此案例中收集信息的主要来源是公开渠道，如资源、货运情况、机器制造商，通过这些公开渠道获得有关原材料、生产量、生产能力等信息；当然也有来自对手内部的信息源，如机器数量和类型。两者结合获得了比较准确可靠的信息。

（3）企业信息管理的内容包括制定信息规划、收集信息、处理信息、存储信息、维护信息和输出信息。