（1）房态和可供出租客房情况。需要客房部及时将房间清扫好并调整好房态，尤其是在旺季。

（2）预抵店客人名单、预离店客人名单。为接待员提供即将到店客人的一些基本信息，如客人姓名、客房需求、房价、离店日期、特殊要求等，以便接待人员提前了解酒店是否有足够的房间去接待预抵店客人，酒店还剩余多少可出租的房间去接待无订房而直接抵店的散客。

（3）有特殊要求的预抵店客人名单。有些客人在订房时，可能会要求酒店提供额外的设施或服务，接待员必须事先通知有关部门做好准备，恭候客人的到来。如预抵店客人要求为婴儿配备婴儿床，接待员（主管）则应为客人预先安排房间，然后让管家部准备婴儿床并将其放到指定的房间，管家部还应适当为客人准备一些婴儿用品，如爽身粉等，这一切工作都必须在客人抵店前做好。(www.daowen.com)

（4）预抵店重要客人名单和黑名单。酒店常为重要客人提供特别的服务，如事先预留客房，免费享受接机/接车服务，在客房办理登记手续及安排专人迎接等。由于客人较为重要，酒店常把预抵店重要客人名单印发至前厅各部门及酒店相关对客服务部门。而黑名单，主要来自公安部门的通缉犯、当地酒店协会的通报名单、大堂副理的记录名单、财务部门通报的走单客人名单、信用卡黑名单等。在接待员工作中应引起防范。

以上信息资料在客人抵店的前一天晚上应该准备好。互联网时代，这些信息资料都通过电脑系统不断地更新与共享，接待员可以通过电脑网络查询获得。