（1）签订住宿合同。入住登记表格，实际上是一纸酒店住宿合同。通过办理入住登记手续，明确酒店与客人之间的责任与义务、权利与利益。客人通过填写入住登记表，确定房号、房价、住宿期、付款方式等基本事项，并由酒店告知客人（消费者）消费客房产品应注意的事项，如退房时间、贵重物品保管等。最后，客人、接待员双方签名确认。

（2）获得客人的个人资料，方便为其提供服务。通过入住登记，可以得知客人姓名、家庭住址、出生日期、国籍、民族等，这些个人资料有助于酒店个性化服务的提供，有助于客人历史档案的建立，有助于日后酒店产品的推介，是酒店取得客源市场信息的重要通道。

（3）遵守国家法律有关户籍管理的规定。我国有关法律明确规定，境外旅客及国内旅客在宾馆、酒店、酒店、招待所应当出示护照或身份证等有效证件办理入住登记，方可住宿。这样可以保障酒店及客人生命、财产安全。(www.daowen.com)

（4）为客人入住后各种表格、文件的形成提供可靠的依据。客人填写入住登记表后，接待处获取了住客的有关个人资料和住宿的有关信息，然后根据以上信息制作出有关的表格和文件，如入住单、开房单、账单、住客名单、房卡等，这些表格和文件的传递有利于协调其他部门的对客服务。

注意：通常在填写入住登记表时，都是由前台接待人员根据询问及客人相关证件信息进行填写，然后客人签字确认即可。