1.首次会议

内审组进入现场后，首先按照内审计划的安排召开首次会议。审核组成员、受审方领导及相关部门或管理处负责人到指定地点参加首次会议。会议由审核组长主持。组长将内审计划的有关内容向受审方介绍，并就注意事项、纪律要求及其他疑问与受审方沟通。

首次会议时间一般控制在15～30分钟为宜。首次会议参加者应签到，并作适当的记录。

首次会议的内容如下：

1）介绍双方参加会议的人员，并概述其职责。

2）确认本次审核的目的、范围和准则，并应说明准则的现行版本状态。

3）与受审核方确认审核日程及其他相关的安排。

4）介绍实施审核所采用的方法和程序。

5）确认审核组与受审核方之间的正式沟通渠道，如明确联系人及沟通的时间和方式。

6）确认在审核过程中可获得所需的资源和设施，如办公室、复印机、计算机及打印设备、电话、车辆等。

7）确认有关保密的事宜。

8）确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序。

9）确认向导的安排、作用和职责。审核活动进行时，审核组应请受审核方指派1～2名向导。向导的主要职责是引导、联络和见证。向导不能在审核时代表受审核部门发言，向导的话也不能作为客观证据。此外，为了保证相对的独立性，向导不应陪同审核小组审核其所在的部门。

10）介绍审核发现的方法，包括不符合的分级。审核中发现的符合项及不符合项，均作为对体系总体评价和做出审核结论的依据。

2.审核实施

1）内审组成员在首次会议结束后，按内审计划的安排对受审方进行现场审核。

2）内审组成员收集客观证据并做出公正的判断，在检查表中客观记录有关资料。

3）受审方必须全力积极配合审核组的审核工作，保证人员、资料及现场准备充分。

4）现场审核结束后，审核组长召集内审组员依据检查表的客观记录，共同对现场审核结果进行汇总分析。

5）对现场审核中发现的不合格事实要予以准确、客观、具体的描述，判断其违反了标准或企业管理体系文件的哪些具体条款，并填写《不合格报告》。

3.形成审核发现

（1）不符合项及观察项(www.daowen.com)

1）不符合项。从严重程度上来说，不符合的分类分为严重不符合和一般不符合；从造成原因来说，分为文件性不符合、实施性不符合和效果性不符合。

2）观察项。轻微的不符合不会影响管理体系的有效性，此即观察项。对于观察项，审核员只提出问题，请受审核方注意或纠正，不要求分析原因和采取纠正措施。

（2）编写不符合报告 经审核组评审，认为不符合的审核发现成立，审核组长应在与受审核方沟通时提出，请受审核方对不符合的事实加以确认。如受审核方认为事实并非如此，则双方可以联合复查；如受审核方确认该不符合项，审核员就可以开列不符合报告。

不符合报告必须具备以下核心内容：不符合事实的描述、不符合审核准则和条款的规定、严重程度。不符合报告的格式见表5-3-15。

表5-3-15 不符合报告

4.末次会议

1）在末次会议前，审核组应与受审核方负责人沟通。

2）末次会议由审核组长主持，向受审核方通报审核的结果，宣读不符合报告的数量、内容及分布，宣布体系是否符合标准、是否得到有效实施的结论。

3）受审核方领导根据审核情况及结果对责任部门提出整改要求。

4）向受审核方发放不符合报告，要求其在规定时间内纠正不合格项。审核组跟踪验证。

5.审核报告的编制与发放

1）现场审核结束一周内，由审核组长编制《内部审核报告》，报告格式见表5-3-16。

表5-3-16 内部审核报告

2）《内部审核报告》递交管理者代表审批后，于一周内发放给各受审核部门或管理处。

6.不合格项的纠正与验证

1）审核组成员应对自己负责的不符合报告的纠正措施的完成情况进行验证。

2）审核组成员验证纠正措施是否按期完成，不合格项是否进行关闭。经过验证，未按期完成的纠正措施，要注明情况并报至管理者代表，继续跟踪直至纠正措施完成为止。

7.内审资料的处理

审核结束时，审核组长应把审核工作文件及所有与内审有关的记录交品质部管理存档。特别要注意妥善保管涉及保密信息和知识产权信息的文件。审核记录一般作为密件处理。