承接一个新物业项目，财务人员首先要认真阅读《物业服务合同》，熟悉掌握合同中涉及收费的条款。

1.办理营业执照、税务登记证，开设银行账户

对于一个新的物业项目，架构的设置通常有两种做法：

1）设立非法人的分支机构（即小区物业管理处或分公司），办理独立的非法人的营业执照、税务登记证，开设银行账户，财务上独立核算、独立纳税。

法律明确规定了非法人分支机构的民事诉讼地位和民事主体地位，享有民事权利能力和民事行为能力，一旦在对外交往中涉讼，也能以自己的名义参加诉讼。

2）不设立非法人分支机构，使用物业公司的营业执照、税务登记证，财务收支并入物业公司的账户内，按小区项目设立明细账户。

至于采用哪一种方式，需要根据公司具体的架构设置来定。本手册是按照设立非法人分支机构的方式进行阐述。

营业执照的办理，通常由公司行政办公室负责，或者由财务部门负责，具体则以公司组织架构的责任分工或领导交代办理为准。

营业执照、税务登记证及银行账户的办理程序以及资料准备，各地存在细节上的差异，具体可咨询相关部门。

2.办理小区物业收费标准的审批、备案手续

关于物业服务收费是否实行备案制，各地执行不同。广东省及上海、杭州地区，需要备案；北京地区普通商品房主要由业主大会与物业公司双方商定，不需要备案。

审批收费标准以及办理备案手续一般包括如下内容：

1）咨询当地物价管理科，索取物业服务收费备案办事指南。

2）制作填报《物业服务收费备案表》等所需表格。

3）物价部门批准后，复印件报送公司财务部门，正本留小区存档。

4）按要求，制作物业收费标准标牌，上墙公布。

5）找出所有收费依据文件，打印装订，并去相关部门盖章，存档以备业主查询。

3.物业服务收费备案流程

（1）基本流程 以深圳市南山区为例说明如下。

1）申请材料。

①申请物业服务收费备案、明码标价（收费公示）书面报告。

②营业执照复印件（注明“与原件一致”）。

③物业管理资质证复印件（注明“与原件一致”）。

④《物业服务合同》复印件（注明“与原件一致”）。

⑤如果前期物业服务收费标准超出《指导标准》规定的最高收费标准，提交市物价局审核文件复印件（注明“与原件一致”）。

⑥《物业服务收费备案表》一式两份，本表只能填文字，不允许更改。物价局建议打印以后手工填写。

⑦《物业服务收费明码标价（收费公示）监制审批表》。

⑧《物业服务收费公示表》（明码标价、公示栏或公示牌）样板格式，一式两份。

⑨经办人身份证明复印件（注明“与原件一致”）。(www.daowen.com)

⑩明码标价监制所需的其他材料。

申请单位提交的材料用A4纸制作，需加盖单位公章，并核对原件。

2）受理机关：深圳市物价局南山分局价格管理科（物价检查所）。

3）决定机关：深圳市物价局南山分局价格管理科（物价检查所）。

4）办事程序：向受理机关提交申请材料（不合格者退回或要求补齐材料）→受理机关和决定机关审查批准→领取加盖决定机关公章的备案表。

5）办事时限：自正式受理之日起5个工作日内办结。

6）收费：无。

7）受理时间：正常工作日。

8）温馨提示：收费公示栏的办理程序因地而异。以深圳为例，福田区和龙岗区的办理程序就存在差异。福田区的物业服务收费备案是先准备好所有资料报到福田区市场监督管理局价格监督检查分局，待工作人员检查完所需资料，并且核对相关文件以后，会给一份《物业服务收费明码标价（收费公示）监制审批表》，填好以后再送过去。这期间，工作人员根据物价局最新的价格文件与所递交上去的公示栏上的收费依据一一核对，如发现有误，程序就要重新进行一遍。另外，特约服务、入户维修收费等都需要备案。

（2）备案流程图 图4-1-1为深圳市南山区物业服务收费备案流程，仅供参考。

图4-1-1 物业服务收费备案流程

4.停车场经营收费

涉及停车场经营的，还需办理停车场经营许可证与收费的相关手续（相关内容请见本篇第三章第二节）。

5.编制项目收支预算表

预算期一般以会计年度为限或按小区业主分批入住期为准。预算编制内容应按公司统一表格内容编制。编制预算时应关注以下几个环节：

一是正确计算小区内可收物业服务费的面积、单价及类别。

二是了解配套设施布局与开发商对小区业主的承诺情况，划分可收服务费用数量、类别与单价等情况。

三是了解物业服务合同、投标书、承诺书或物业服务计划书中，对项目物业管理服务人员的编制、人员结构、岗位设置及人员经费等情况。

四是熟知开办费包含的范围、分摊期、开支标准等情况。

五是了解物业服务合同中双方所约定的服务内容、管理酬金、人员费用标准、福利待遇等事项，特别是对配套设施的启用、公共照明、绿化及其他设施的保修期等，对其成本费用要有合理的预算。

6.业主入住前的财务准备工作

1）确定收费项目，编制收费清册。入住前，财务人员应实地了解物业项目的基本情况，向开发商索取该物业总户数、户型和面积等业主资料，确定入住收费项目（含社会代办业务、代开发商收费项目等），制作收费明细表。

2）打印收款凭证或准备收费发票（收据）。深圳地区由于物业管理相对成熟规范，物业服务费等各项费用的收取均实行按月从业主银行账户划转的模式，故入住时一般仅需预收取一个月的物业服务费，因此，可预先将收费清单打印出来，以减轻入住现场的工作压力。

大部分内地城市，目前还无法做到按月收费，一般开发商在“业主入住通知书”中会注明预收3个月至1年不等的物业服务费。业主办理入住交费时，存在很大的不可预知性，故不能事先打印收款凭证。这就要求财务人员准备好现场开具的收费发票。如果税务登记证尚在办理过程中无法购买发票的，应准备好公司专用的收款收据，盖好收款专用章（或财务专用章），以备现场开具使用。

特别需要说明的，个别城市制定的最新物业管理政策中，未成立业主大会的住宅小区，业主可以不缴纳物业服务费用，而由开发商缴纳。这类政策在国内还不普遍，但有可能会出现新小区首次入住时，业主在办理入住手续中不再交纳物业费的情况——业主未入住，也就无法成立业主大会。类似情况在下面的内容中不再赘述。

3）联系开户银行（或准开户银行）签订代收物业服务费等费用的协议，准备好银行、物业管理处和业主三方委托收款协议书，代理业主开好委托收费专用存折（卡）。

4）备好财务专用章、收款专用章、收据、发票和零钱等。