1.电话记录

（1）电话记录要素

1）公司对外公布的电话（公司网站首页、公司宣传画册等资料上刊载的电话）是建立公司与社会之间联系的重要渠道。这些电话的所在部门，无论所接电话内容是否为其职责范围之内，均需准确记录，并将记录及时传达给公司办公室，由办公室根据记录内容进行分办。

2）电话记录内容包括：上级领导指示，主管政府部门或协会所通知的事项，公司领导指示，客户（开发商）电话沟通事项，客户（业主）投诉事项，合作伙伴（专业分包商等）沟通事项，公司所属各单位告知的事宜，外单位告知的事宜，其他。

3）电话记录要求详细、准确、字迹清楚。电话记录需采用统一的格式记录电话主要内容，包括来电单位名称、来电人姓名、联系电话、来电时间、具体事由、记录人姓名和记录时间。

4）对于重要事宜，办公室要催办和督办，并及时向领导反馈办理结果。

5）年末要对电话记录进行清理，报办公室主任审批后存档或销毁。

（2）电话记录处理流程 （见图1-4-2）

图1-4-2 电话记录处理流程

2.传真收发

（1）收发传真规程(www.daowen.com)

1）公司办公室为传真接收责任部门。办公室应及时查看传真收发情况，保证信息的正常传递。

2）以公司名义发送的传真必须使用公司指定传真格式。

3）能够采用电子邮件等其他形式传送的信息原则上不使用传真机传送。

4）工作时间接收传真15分钟内，即应通知接收单位。未指定接收单位的，由公司办公室主任提出拟办意见，按拟办意见送交相关部门负责人阅示并办理。

5）接收、发送传真，应先登记。登记需采用统一格式记录传真的主要内容，发送、接收单位名称，发送（接收）人姓名，发送（接收）时间，记录人姓名和记录时间。传真收发记录要求详细、准确、字迹清楚。

（2）公司传真格式 凡以公司名义对外发送的传真，应采取形式美观的具有一定格式的传真模板进行发送。公司传真格式遵循以下两点要求：

1）传真首页务必采用公司专用笺，在专用笺上打印下面“2）”中说明的格式内容，然后再行发送传真。

2）在word文档中，有很多关于传真与信函的模式，可供方便使用。具体使用方法为：打开word文档，单击“文件”菜单的“新建”命令，然后在“新建文档”任务窗格中单击“模板”下的“本机上的模板”；点击“模板”上的“信函和传真”，即出现多种传真模式，选中后双击，即可在该模板上填写或更改有关内容，然后保存、打印、传真即可。

表1-4-6是从word文档中打开的传真模板之一（略作修订），供参考。

表1-4-6 公司传真格式表