1.通信与收话管理办法

（1）通信设备安装 电话的申办（装机、移机、长途业务、收费信息台等）、互联网接通等，由公司各部门提出申请并经部门负责人签字，报公司办公室审核，送公司主管领导批准后，统一办理。未经上述程序，财务部门不予报销和转账。

（2）通信设备拆装与话费处理 公司机关办公电话拆装由办公室统一对外联系，话费由办公室核准清单后交财务部门处理。

（3）电话的使用 电话的使用由各部门负责人负责督导与控制。大力提倡员工通话时，用语礼貌、简洁、明确，减少通话时间，充分提高电话的使用率。

（4）通信信息的使用 公司办公室负责收集公司各单位的电话、传真、邮箱等信息（必要时可增加QQ号码、MSN号码等网络联系信息），编制相应资料供公司使用。上述信息要及时更新，并注意对相关资料的保密。

（5）公众电话 物业公司一般应向社会公开两个电话号码：一是市场拓展专用电话、二是投诉及咨询电话。

上述两个号码的使用部门及具体使用人，必须负起责任，对接听到的社会来电，不管是否与自己的业务工作有联系，均需认真接听、仔细记录，并将电话记录转交公司办公室，由办公室根据电话内容分交相关部门办理。

没有向社会公开的电话，如果接听到非业务范围内的来电，亦应遵循上述记录处理规则。

（6）电话收话规则

1）电话机铃响3声之内，应当拿起话筒应答收话。拿起话筒要先自报家门，应答“您好，××××（公司名称简称）×××（部门或单位名称）”。如果因事延误到铃响4声以后才应答，要再补充一句“对不起，让您久等了”。

2）在通话过程中，要始终注意倾听对方讲话，一般不要直接追问对方姓名。

3）对方讲话，轻易不要插言，可以不时使用一些“嗯、啊”等语气词，表示自己正在恭听。如果有未听清楚的地方，应当等对方说完一层意思之后再询问。

4）对方询问问题，当时能够答复的应当即时、准确、负责地予以答复，需要请示、研究才能答复的应当约定来电或复电的时间。

5）对方讲述的问题比较重要，在对方讲完后，应当复述一遍，让对方确认。同时做好记录或之后补做记录，记录应包括通话时间、授话人单位及姓名、通话内容、收话人，然后按收文处理程序进行处理。

6）接听电话时，要态度和蔼，语气舒缓，热情诚恳，不装腔作势，不故弄玄虚。

7）在通话过程中，因某种原因致使电话突然中断，要在电话机旁守候5分钟，等对方重新挂通，如恢复通话，应当向对方加以解释。

8）通话结束，要等对方提出挂机，自己道完再见后，再放下话筒。

（7）保持通信畅通

1）公司规定的享受通信补贴的手机用户，必须按照公司的规定保持24小时通信联系畅通，违者按相关规定进行处理。

2）公司各单位（特别是管理处）向社会、业主公布的联系电话，必须按照公布时的承诺，安排值班人员，保证通信畅通，及时处理相关事宜。

2.公司传真管理制度

1）公司传真机由公司办公室负责管理维护、收发传真，进行定期保养，及时换纸，且保持24小时处于自动接收状态。(www.daowen.com)

2）每年年初做出传真费用的预算，费用包括：一年的传真/电话费、维护维修费、用纸费等。在每年年终作费用决算。

3）以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门的名义对外发送公文类传真，如有特殊需要，审批手续同上。公司办公室保存传真稿原件或复印件。各部门业务类传真，由部门负责人签字方可办理，公司办公室不留传真稿。

4）其他文件、资料等的传真，亦需履行登记制度后方可办理。

5）公司办公室应每小时查看一次传真机收取状态，对收到的传真，应尽快通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真，由办公室传给有关部门或人员，不另行保存。

6）收、发传真都要由公司办公室进行认真登记。发送传真登记格式如下：送审→登记→发出→备查。收取传真登记格式如下：收到→分解→传递→备查。

7）为了强化标准化管理，树立公司对外形象，公司各部门发送传真必须使用公司统一规定的传真格式。若不采用统一的传真格式，一律不予制发。

8）公司鼓励使用网络传真等现代办公手段传送相关文件，既达到节约资源的目的，也能达成快捷方便的效果。网络发送传真等资料，亦应做好相应登记，需审批者按上述程序办理，并留存网络传送的凭据以便备查。

3.计算机与网络管理制度

1）公司各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。

2）公司的计算机只能由经公司办公室授权及培训的员工操作使用。

3）使用者应保持计算机设备及其所在环境的清洁，下班时务必关机切断电源。

4）未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。

5）使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在相应的位置上；各部门的业务数据至少每周备份一次；重要数据应即时备份。

6）未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。

7）公司计算机系统的数据资料列入保密范围，未经许可，严禁非相关人员私自复制。

8）使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。

9）严禁使用计算机玩游戏；禁止利用公司网络下载各种游戏软件；严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、收看视频等各种与工作无关的内容。

10）工作时间内禁止浏览与自己工作岗位或业务无关的网站。

11）工作时间内不允许在网络上从事与工作无关的行为，也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上。

12）公司网络结构由公司办公室指定专人统一规划建设与管理维护，任何人不得私自更改网络结构，个人计算机及服务器设备等所用IP地址需按指定方式设置，不可擅自更改。