1.通信与收话管理办法
(1)通信设备安装 电话的申办(装机、移机、长途业务、收费信息台等)、互联网接通等,由公司各部门提出申请并经部门负责人签字,报公司办公室审核,送公司主管领导批准后,统一办理。未经上述程序,财务部门不予报销和转账。
(2)通信设备拆装与话费处理 公司机关办公电话拆装由办公室统一对外联系,话费由办公室核准清单后交财务部门处理。
(3)电话的使用 电话的使用由各部门负责人负责督导与控制。大力提倡员工通话时,用语礼貌、简洁、明确,减少通话时间,充分提高电话的使用率。
(4)通信信息的使用 公司办公室负责收集公司各单位的电话、传真、邮箱等信息(必要时可增加QQ号码、MSN号码等网络联系信息),编制相应资料供公司使用。上述信息要及时更新,并注意对相关资料的保密。
(5)公众电话 物业公司一般应向社会公开两个电话号码:一是市场拓展专用电话、二是投诉及咨询电话。
上述两个号码的使用部门及具体使用人,必须负起责任,对接听到的社会来电,不管是否与自己的业务工作有联系,均需认真接听、仔细记录,并将电话记录转交公司办公室,由办公室根据电话内容分交相关部门办理。
没有向社会公开的电话,如果接听到非业务范围内的来电,亦应遵循上述记录处理规则。
(6)电话收话规则
1)电话机铃响3声之内,应当拿起话筒应答收话。拿起话筒要先自报家门,应答“您好,××××(公司名称简称)×××(部门或单位名称)”。如果因事延误到铃响4声以后才应答,要再补充一句“对不起,让您久等了”。
2)在通话过程中,要始终注意倾听对方讲话,一般不要直接追问对方姓名。
3)对方讲话,轻易不要插言,可以不时使用一些“嗯、啊”等语气词,表示自己正在恭听。如果有未听清楚的地方,应当等对方说完一层意思之后再询问。
4)对方询问问题,当时能够答复的应当即时、准确、负责地予以答复,需要请示、研究才能答复的应当约定来电或复电的时间。
5)对方讲述的问题比较重要,在对方讲完后,应当复述一遍,让对方确认。同时做好记录或之后补做记录,记录应包括通话时间、授话人单位及姓名、通话内容、收话人,然后按收文处理程序进行处理。
6)接听电话时,要态度和蔼,语气舒缓,热情诚恳,不装腔作势,不故弄玄虚。
7)在通话过程中,因某种原因致使电话突然中断,要在电话机旁守候5分钟,等对方重新挂通,如恢复通话,应当向对方加以解释。
8)通话结束,要等对方提出挂机,自己道完再见后,再放下话筒。
(7)保持通信畅通
1)公司规定的享受通信补贴的手机用户,必须按照公司的规定保持24小时通信联系畅通,违者按相关规定进行处理。
2)公司各单位(特别是管理处)向社会、业主公布的联系电话,必须按照公布时的承诺,安排值班人员,保证通信畅通,及时处理相关事宜。
2.公司传真管理制度
1)公司传真机由公司办公室负责管理维护、收发传真,进行定期保养,及时换纸,且保持24小时处于自动接收状态。(www.daowen.com)
2)每年年初做出传真费用的预算,费用包括:一年的传真/电话费、维护维修费、用纸费等。在每年年终作费用决算。
3)以公司名义外发的传真,需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门的名义对外发送公文类传真,如有特殊需要,审批手续同上。公司办公室保存传真稿原件或复印件。各部门业务类传真,由部门负责人签字方可办理,公司办公室不留传真稿。
4)其他文件、资料等的传真,亦需履行登记制度后方可办理。
5)公司办公室应每小时查看一次传真机收取状态,对收到的传真,应尽快通知收件单位或收件人,并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真,由办公室传给有关部门或人员,不另行保存。
6)收、发传真都要由公司办公室进行认真登记。发送传真登记格式如下:送审→登记→发出→备查。收取传真登记格式如下:收到→分解→传递→备查。
7)为了强化标准化管理,树立公司对外形象,公司各部门发送传真必须使用公司统一规定的传真格式。若不采用统一的传真格式,一律不予制发。
8)公司鼓励使用网络传真等现代办公手段传送相关文件,既达到节约资源的目的,也能达成快捷方便的效果。网络发送传真等资料,亦应做好相应登记,需审批者按上述程序办理,并留存网络传送的凭据以便备查。
3.计算机与网络管理制度
1)公司各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。
2)公司的计算机只能由经公司办公室授权及培训的员工操作使用。
3)使用者应保持计算机设备及其所在环境的清洁,下班时务必关机切断电源。
4)未经许可,使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。
5)使用者的业务数据,应严格按照要求妥善存储在相应的位置上;各部门的业务数据至少每周备份一次;重要数据应即时备份。
6)未经许可,任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。
7)公司计算机系统的数据资料列入保密范围,未经许可,严禁非相关人员私自复制。
8)使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码,严防被窃取而导致泄密。
9)严禁使用计算机玩游戏;禁止利用公司网络下载各种游戏软件;严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、收看视频等各种与工作无关的内容。
10)工作时间内禁止浏览与自己工作岗位或业务无关的网站。
11)工作时间内不允许在网络上从事与工作无关的行为,也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上。
12)公司网络结构由公司办公室指定专人统一规划建设与管理维护,任何人不得私自更改网络结构,个人计算机及服务器设备等所用IP地址需按指定方式设置,不可擅自更改。
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