1.发文文号

发文文号一般由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，发文年度外加括号。文号使用的字体应小于正文，一般可用五号宋体。根据排版情况，文号与标题一般可间隔1～3行的距离。文号置于公文首页左上侧顶格，或左空2格。

（1）公司发文的文号

1）公司代字+主办部门代字+发文年度（外加括号）+发文顺序号。

2）公司代字一般为公司名称中最为重要的字词，一般不超过4个字。如深圳市开元国际物业管理有限公司的代字为“开元国际”。

3）机关各部门代字一般选取部门中最为贴切的一个字。例如，公司办公室为“行”字（也可用“办”字，用“行”字取行政服务之意）；人力资源部为“人”字；品质管理部为“品”字（也可用“质”字）；市场拓展部为“拓”字；财务会计审计部为“财”字；安全部为“安”字；顾问咨询部为“咨”字；多种经营事业部为“经”字；楼宇科技公司、电梯公司、维保业务部门统一用“科”字。

【例】由深圳市开元国际物业管理有限公司人力资源部于2008年发送的顺序号为8的文件，其发文字号为“开元国际人字（2008）第008号”。

（2）区域分公司发文的文号

1）公司代字+区域代字+发文年度（外加括号）+发文顺序号。

2）各区域分公司代字一般选取该分公司所在城市的简称。如，深圳分公司为“深”字；北京分公司为“京”字；东莞分公司为“莞”字；杭州分公司为“杭”字。

【例】由深圳市开元国际物业管理有限公司北京分公司所发2008年第8号文，其文号为“开元国际京字（2008）第008号”。

（3）命令的发文字号

1）命令文号单独编发，字体、版式同一般公文。

2）令号的组成为公司代字+发文年度（外加括号）+发令序号+“命令”或“令”字样。

【例】由深圳市开元国际物业管理有限公司发布的2008年第8号命令，其令号如下：“开元国际（2008）第008号命令”或“开元国际（2008）第008号令”。(www.daowen.com)

2.秘密等级

凡属密级公文，核稿人应注明“密级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密公文按保密规定的范围分发、报送。秘密等级标注在公文首页右上角，字形用3号黑体字，两字之间空1字。

3.缓急时限

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，缓急时限标注在密级下方，字形用3号黑体字。

4.公文的签发

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号下方，与文号间空1行；“签发人”用4号宋体字，签发人后标冒号，冒号后用4号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主要签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主要签发人姓名之下依次顺排。

5.公文的标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由公司名称、公文内容、文种三部分组成，一般情况下公司名称可以省略。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题的字形一般选用2号黑体字。标题在21个字以下时单行排列，超过21个字时采用每行10～21个字的方式多行排列，多行排列应在保持语意完整的情况下，排列成上梯形、下梯形或菱形。

6.主送单位

主送单位即行文对象，是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。在上行文中，一般只有一个主送单位；在下行文中，主送垂直系统的诸个直接下级可以用并列或泛称，批复下级请示的主送单位只能是请示单位。

主送单位一般标在标题之下，顶格，末尾加冒号；有时也可在公文末的发放范围内标注。

根据排版情况，处于标题之下的主送单位与标题之间一般可间隔1～3行距离。