1.发文办理要素

下列情况可以公司名义行文：一是向政府机关、行业协会等部门请示、报告工作；二是向不相隶属的单位联系工作、商洽问题；三是向所属单位下达指示、布置任务、颁布规章制度、答复重要请示、通报奖惩事项和重大情况，以及转发需要贯彻的上级或外部公文；四是其他需要以公司名义行文的事项。

（1）公文的核定与签发程序

1）主办部门拟稿并填写发文签批单，将公文草稿附后送部门负责人核签。

2）主办部门负责人核签后，交办公室核稿，并呈送总经理或主管副总经理签发。

3）办公室核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合公司有关公文制发的规定等。

4）核定的文稿由公司办公室呈送总经理或主管副总经理签发。公司公文未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。

5）对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司主管领导协调或裁定。

（2）公文签发权限 以公司名义制发的上行文，由公司总经理签发；平行文或下行文由分管副总经理签发；分管副总经理也可授权其他负责人签发，但公文“签发人”必须标注委托人的姓名。有些公文亦可由总经理授权人签发。

（3）公文签发注意事项 起草、审核、签发、修改和签批公文，均不得使用铅笔和圆珠笔，应用钢笔或毛笔。签发公文文稿笔迹不得超过左侧装订线。

已经签发的文稿，原则上不予改动，必须改动时，需填写文件更改申请表。

（4）签发文稿的处理 签发的文稿及发文签批单退公司办公室编号登记存档，保存备查。

（5）公文的校对 需要缮印的纸质公文，缮印工作由主办部门负责。缮印前要认真校对无误，一般采用三校制：

1）初校。由计算机操作人员对校，即在屏幕上对照原稿进行校对。要求杜绝串行、漏行、多字、漏字现象，保证条块安排、字形选择、内文编排正确。

2）复校。由两人或多人读校，即一人读原稿，另一个或数人看校样。要求消灭错字、别字和标点符号使用上的错误，达到标印格式要求。

3）核红。由拟稿人看校，即先看复校标出需要改正的地方是否已经改好，然后通校一遍，要求一切无误，并对文印的最终质量负责。

（6）公文的加印

1）部分需要用印的公文（如上行文、函等），则按照公司用印规定加盖印章。

2）纸质公文加印时，公司办公室要对公文做进一步检查，看格式是否妥当、组成是否完备、版面是否整洁。对不符合要求以及超过规定份数的公文，不予盖章。

3）加印后，主办部门应立即将文稿和两份正式公文交公司办公室存档。

（7）公文的发送

1）公司各部门发文一律由公司办公室统一按公司发文形式进行编号报批后发布。各部门不得以部门的名义发文，也不得自行编制部门文号。部门需要发送的不需要用公司名义的类似公文，一律采用电话通知、传真、公司办公系统、腾讯通、QQ群等方式进行。

2）公司发文由公司办公室负责编号并填写发文登记表。登记后的公文统一由公司办公室进行分发。

3）加印的纸质公文，封发由主办部门负责。封发前要首先检查装订后的公文有无倒页、错页、重页等现象，有则重新装订后再封发。要看清楚公文标注的发放范围和份数，以免漏发和发错。信封上的地址要写清楚，封口不得用订书机装订。公文的分发情况要登记清楚。

4）上报不需要纸质印制的文件，由主办部门通过互联网传送电子文档。下发给下级直属单位不需要纸质印制的文件，由公司办公室通过公司规定的渠道（如网上办公系统）分发给相关单位和人员。

5）发件人应将公文内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向公文签发人报告报送结果。

（8）下发公文的处理 公司办公室应根据公文管理要求，对下发公文进行催办、登记、立卷和归档。

2.收文处理要素

1）公司收到的所有信件，均由公司办公室负责登记、分发。凡发送给公司收取的信件，由公司办公室拆封。其中，公文类分别登记收文登记表和收文处理单；署名公司领导个人的信件，送请领导个人亲启；署名各部门及个人的信件，由部门及个人拆封。

2）公司领导和各部门负责人收到的主送公司的公文，应及时送办公室办理登记手续。

3）公司员工参加会议带回的公文，应送公司办公室办理登记手续。

4）公司收文由公司办公室主任根据文件内容提出分办意见。一般业务公文按部门分工直送有关部门阅办；内容重要或涉及部门分工不明确的公文，按公司领导分工送公司分管副总经理阅批；紧急公文，应当提出办理时限。

5）审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意或阅知。

6）各部门收到办公室分办和公司领导批办的公文，都要先经部门负责人阅批，再交承办人办理。各部门承办的公文应及时办理，特急公文随到随办，在限期内办完，不得延误。

7）公司领导批示各部门阅办的公文，由公司办公室负责传阅。

8）重要公文和有一定时限的公文，由公司办公室负责催办，并按要求日期将办理情况签注在收文处理单上。

9）各部门负责人应经常检查本部门的公文承办情况，对长期拖延未办者，应督促办理并列为岗位年度考核内容。

3.收文处理办法

1）收文处理是指上级来文、下级来文和外单位来文的处理，它一般包括签收、登记、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等环节。

2）来文统一由公司办公室拆封、签收。签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施，急件要注明签收的具体时间。标注具体领导“亲启”、“亲收”的信件，须送受件人亲启亲阅后再作处理。(www.daowen.com)

3）所有来文都要分类登记编号。登记时机密件与普通件分开。登记文件需将顺序号、收文时间、来文单位、发文字号、密级、缓急时限、标题、件数等项登记清楚，以利查询。对文件处理的运转事项也要登记清楚，基本反映出文件流程。

4）来文登记后，要在文件首页附上收文处理单，由办公室主任拟出意见，按意见送有关部门办理或送公司领导阅批。

5）需要送领导指示的文件，办公室主任一般要在文件处理单上先提出拟办意见。拟办意见是对收文办理中可能涉及的事项、问题以及应由谁负责处理、如何处理等提出的建议，可以简明扼要，也可以提出几种方案。如果三言两语难以表达清楚，就应当面向领导汇报。必要时，还应当附有背景材料（如政策依据、机构沿革等），以供领导决策时参考。必须提出拟办意见的来文有：

①政府部门、行业协会等上级机关主送本公司并需贯彻落实的文件。

②下属单位主送本机关需要回复和要求批转的文件。

③不相隶属机关和单位主送本公司并需答复的商洽性文件等。

6）文件送交领导后，公司办公室工作人员要及时提醒领导尽快阅批，特别是对有处理时限要求的文件。

7）领导批办的意见要明确、肯定。紧急公文应当规定办理时限，防止拖拉误事；需两个以上部门承办时，应当批明主办部门，以免承办者互相推诿。

8）承办部门要认真按照领导的批示办事，同时遵循以下原则：凡本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门；凡涉及其他部门业务的事项，应主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导机关审批的事项，应负责拟出请示文稿。

9）重要的和限时的文件，承办部门要及时同办公室联系，并说明办理进展情况。如确实需要延长办理时间，应当请示领导确定，必要时还应当向来文机关说明原因。文件办结后应立即报告，必要时还要有书面报告。

10）领导批示交由有关部门办理的公文，公司办公室负有催办、查办的责任。要做到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

11）只需要在一定范围内传阅的文件，由公司办公室按先主要领导再其他领导、先相关部门再其他部门的顺序送阅，不能漏传、误传。传阅者阅后退回公司办公室。一般不能横传，如横传要立即告知公司办公室。

12）除“绝密”和“不准翻印”以外的其他上级机关公文翻印时，要经公司领导批准。翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数。翻印件视同原文件管理。

13）收文单位为公司而又没有经过公司办公室签收的文件，如参加有关会议带回的文件等，收文者应及时交由公司办公室补办登记手续，然后按以上规定进行处理。

14）公司收文处理完毕后，由公司办公室归卷、保存、备查。每年年末按要求该造册销毁的造册销毁，该立卷归档的立卷归档。

15）经批准需要销毁的文件，不得乱扔乱放，不得作为废品出售。可以采取用火烧成灰烬、用水浸成纸浆、用碎纸机粉碎和交到有关部门指定的文件资料销毁点等办法进行销毁。无论采取哪种办法，都必须实行两人监销制。销毁完毕后，两人要在销毁文件清单上签字，以示负责。

4.文件归档管理制度

1）公司在各项工作活动中形成和使用的公文、簿册、图表等具有查找利用价值的资料，均属归档范围。

2）凡经公司办公室收、发的各种文件、材料以及属于公司或公司办公室工作范围的文档材料，一律由公司办公室负责存档。公司办公室负责对存档文件整理分类、编号、保存，办理借阅、查阅登记及文档回收等工作。

3）文件应分类放置，采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列。对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录，以便于使用时查找。

4）对于承办件，应催促承办部门尽快按规定时限办理，处理结果及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司办公室存档。

5）文书档案在工作年度的第二年的第一个月内完成，音像档案等在活动之后随时归档。

6）各单位按总公司、公司各部门、子公司和区域分公司、管理处4级分类，分别在其工作活动中形成各范围内的档案资料。

7）在充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和编目。根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个卷宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

8）公司档案分类采取年度—组织—保管期限分类法。卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。档案案卷摆放采取年度排列，即以年度流水编号，按年度顺序排列。

卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。卷内文件经有机组合和系统排列后，按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个页码。左侧装订的案卷，张号标注在每页的右上角；上部装订的案卷，张号标注在每页的下方中间。

装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等全部拆除，以免锈蚀案卷。

卷内文字书写严禁使用铅笔、圆珠笔。

收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供利用。

9）因部门管理职责的变换，或文件管理人员的变更等原因，需要移交档案时，应将档案全部移交，办理交接手续，严格核实交接的档案，并填写移交清单。

10）经常对档案管理人员进行保密教育，明确保密范围，严守保密纪律；不得随意谈论档案内容，不得在与人交往和通信中泄露属于公司机密的档案资料；不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于公司机密的档案资料；严格控制机密档案的查阅范围。

11）各种档案均属利用范围，主要为领导决策和各项工作服务；公司人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的需经有关负责人同意；查阅保密档案需经主管领导批准；查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽页、折毁、剪裁、增删档案；查阅档案必须履行登记手续。

12）存档文件借阅时，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件。对于有保密要求的文件，可根据保密等级，限在办公室查阅，不得带走，不得复印。

13）公司重要文档可长期保存或保存10年以上，一般文档的保存期限为5年。

14）无保存价值的文件、资料等，在使用完毕清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。

15）公司办公室存档文件范围包括：对政府主管部门（含其他部门）与行业协会的请示和报告文件、政府部门及行业协会下达的文件与通知和批复、政府与协会的有关方针政策性文件、公司历史性文字和影音图片资料、公司内部印发的管理制度、董事会会议记录、股东会会议资料、总经理办公会会议记录、公司领导在重要会议上的讲话文稿或记录稿、公司发展规划、公司签订的项目委托管理及顾问服务等合同、各种对外合作协议及对外合作方面的文件、公司机构设置文件资料、干部任免文件、奖惩方面的文件资料、考核与晋职晋级材料、处罚文件材料、重要领导人讲话、领导人题词等。

16）存档文件要求存正式文本1～2份；对董事长、总经理、主管副总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要保存底稿和签发手续。

17）公司内部各单位、部门对各自业务范围内的文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。

18）积极推行文书档案的计算机管理，逐步增加文书档案的机读载体。