1.会议室使用管理办法

为合理安排使用公司会议室，加强对会议室的管理，充分利用会议室的功能，提高会议室的使用效率，确保公司各类会议的正常召开，结合公司的实际情况制订以下规定。

1）会议室是专门用于召开会议、研讨工作之地，未经允许不得挪作他用。

2）公司会议室由公司办公室进行日常管理和维护，统一安排使用。会议室钥匙由公司办公室安排专人管理。

3）非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。

4）会议室原则上接待的会议人数应在15人以内，最多不超过20人。

5）会议室的使用范围包括：重要的公务接待活动，公司董事会、总经理办公会、部门联席会等重要会议，公司的重要小型会议，部门召开的工作会议，一般性会议或活动。

6）会议室使用程序：

①为避免会议发生冲突，各部门使用会议室需提前3天向公司办公室预约并填写使用申请单（包括开会时间、主办单位、会议内容及会场布置要求等），公司办公室将根据申请情况统一安排并将结果通知办会单位。临时召开的紧急会议需要占用会议室时，也要及时向公司办公室提出口头申请并登记。

②会议室安排中若有冲突，则局部服从整体，外部优先于内部，公司优先于部门，部门之间按申请时间先后。若在上述优先原则之外，则由部门之间自行协商解决。若各部门预定的会议室与公司临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突时，由公司办公室负责统筹调整，请其他部门理解和支持。

7）按照“谁使用谁负责”的原则，由使用者负责会议室布置、茶水等事宜。

8）自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内吸烟，不随地吐痰、乱丢杂物，不随处粘贴、乱涂乱画。

9）使用部门在会议室使用完毕后，要认真检查设备设施使用情况，如有损坏，照价赔偿。要确保做到会散、人走、窗关、电源关、设备齐、门上锁，同时负责把所用设施还原，并及时通知公司办公室，以防止意外事故发生。

10）会议室所使用的设备、用品等，未征得公司办公室同意，任何人不得拿出会议室或作为他用。

11）会议所需特殊设备由各单位自备。需投影仪、摄像机、照相机等设备时，与公司办公室提前联系，并填写借用单据；使用前需经专业人员指导，不得擅自使用和操作。

12）使用单位、部门及与会人员不得携带易燃、易爆及有毒、有害等危害公共安全的物品进入会议室。

13）对未按规定要求使用会议室的部门和单位，公司办公室有权提出批评。

2.会议服务表格(www.daowen.com)

本节集中了8个会议服务常用表格，供参考。这些表格包括：年度会议计划表（见表1-2-19）、会议审核表（见表1-2-20）、会议议程表（见表1-2-21）、会议签到簿（见表1-2-22）、会议记录簿（见表1-2-23）、会议室使用申请表（见表1-2-24）、年度例行会议安排表（见表1-2-25）、会议决定事项落实管理表（见表1-2-26）。

表1-2-19 年度会议计划表

表1-2-20 会议审核表

表1-2-21 会议议程表

表1-2-22 会议签到簿

表1-2-23 会议记录簿

表1-2-24 会议室使用申请表

表1-2-25 年度例行会议安排表

表1-2-26 会议决定事项落实管理表