1.成功召开会议的技巧

（1）控制会议时间 会议时间一般应控制在两小时左右。两小时是一个人集中注意力的极限。一般只要超过两小时，会议效率就会下降，而且有可能引发出一些意想不到的问题。

（2）控制发言顺序 事先确定会议发言的规范与顺序。会议发言应先讲主张再说明理由，为使会议有效率，必要时可以限制发言的时间和次数。如果有高度冲突的议题，发言可以事先进行沙盘推演，安排发言的重点和顺序，再利用动议让议案进入表决。

（3）密切关注会议的进行 在会议进行期间，主持人及会议的组织者，应时刻审视发言内容是否偏离了议题，发言内容是否出于个人的利害，发言者是否过于集中于某些人，某个人的发言是否过于冗长，是否有人从头至尾都没有发言，发言的内容是否朝着结论推进，全体与会人员是否都专心聆听发言，是否有人打瞌睡，是否有人接听手机等。如果发现上述问题，应及时提示与调整，并用巧妙的方法进行正确引导。

（4）随时掌控会议进程 会议开始前可以确认议程，然后要求主持人按照议程主持会议。如果发现既定的议程不能够完美地实现会议的目的，可以根据现实情况适时变更议程。会议议程的变动，应征得公司领导的同意，并及时告知会议主持人。

（5）会前发出会议的议程 正式或定期的会议，应事先发出会议通知，并要求出席者按照会议内容做好相应的准备，准备内容既可是书面的，也可以是“腹稿”，这样就会使与会者发言或参与讨论时，能够做到有的放矢，提高会议的成效。否则，让与会者当场思考、发表意见，效率会非常低。

（6）对会议决议的执行情况进行督查 开会是为了达成决议和解决问题，如果会议决议没有执行，也就等于会议白白召开，浪费了企业的人力、物力、财力、精力。因此，必须切实关心会议决议的落实情况，必要时可要求在下次会议上报告本次会议决议的执行情况，对未执行者可采取相应措施。

（7）选好会议主持人 好的会议主持人应随时留心会议进行状况，发现与会者的讨论偏离主题时，要立刻拉回正题。主持人要避免自己过多发言，而让与会者尽量多发言。主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和符合要求的程序，而不是发表演说者。会议主持人还应事前与参会人员进行多方沟通，对一些敏感问题做到心中有数，以便在会议出现突发状况时能够正确应对，使会议的进行不受阻碍。

（8）与会人员的基本要求

1）学会发言。如果上台做正式发言，应衣冠整齐，上台时应步态自然，显现出自信、自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众表示谢意。

如果是自由发言，应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧时应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥。

如果有人对发言者提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

发言时要注意避免发生如下情形：不可长篇大论，滔滔不绝；不可引用不正确的资料；不要只谈期待性的预测；不可做人身攻击；不可打断他人的发言；不可不懂装懂，胡言乱语；不可对其他发言者吹毛求疵等。

2）遵守会议礼仪与纪律。一是规范着装；二是严守时间；三是维护秩序；四是专心听讲；五是不要中途离席；六是关闭手机，如果实在不能关机，则应调成振动模式，当有来电时，应出门接听，而不可在会议座位上接听。

（9）消除各种不利因素 为了召开一次成功的会议，会议组织者应及早消除各种不利因素。这些不利因素主要包括：筹办组织或个人之间权力与责任不明确，费用预算无法落实，会议场地出现变故，主要与会者无法出席，会议组织者不遵守约定，交通出现问题，有关单位或机构的阻挠和破坏，会议筹办者中途停止计划等。

（10）提高会议效率的有关规定

1）建立由公司办公室统一管理会议的制度。各部门召开的10人以上会议均需要在公司办公室进行登记。

2）公司、各部门根据企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。各部门需要召开公司层次的会议，应在年度计划中提出全年会议计划预算，统一报公司办公室，由公司办公室综合后报请公司领导批准后执行。公司财务部门应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用。临时性的会议可口头向总经理或主管副总经理提出申请，批准后实施。

3）股东大会、董事会、公司层次的会议、总经理办公会、机关部门联席会议等，由公司办公室负责筹备、组织、做会议记录等。各专业会议由对口部门负责召开。

4）会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。会议纪要应编号，做到及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可者可通过电子邮件传递）。

5）与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精练。为提高会议效率，不成熟的议题原则上不上会讨论。

6）会议不得无故缺席、迟到，确因客观原因而缺席或迟到时，必须事先与主持人（或召集人）联系。

7）会议召开前应区分不同规模、参会人员等情况，提前3～30日发布会议通知。会议通知应注明召开会议的部门、会议名称、会议日期、时间、地点、参加人员、会议议题和准备事项等。会议通知以传真或电子邮件或OA办公系统发布，或以其他互联网方式发送，重要参会人员应电话确认。

8）能够通过个别联系、协商或请示解决的问题，原则上不召开会议讨论，以节省会议的时间成本、人力成本及其他成本支出。

9）重要会议要做好会议记录、录音、照相及摄像等工作。

10）各部门主办的会议资料各自存档，公司级别会议及公司办公室承办的会议资料由公司办公室整理、立卷、存档。

11）与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。会议议定事项应及时检查、催办，负责检查、催办的部门一般为会议的承办部门。

2.会议的经验

（1）会议准备

1）找一个确保没有干扰的会场。

2）将有可能出现问题的会议安排在各方都没有意见的中立地点召开。

3）核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和天气变化。

4）决定开会时间前要先考虑交通。

5）要考虑赶来开会的人所要花的时间。

6）使用圆桌可使会议定调为非正式。

7）如果应参会人员均不能出席则应重新安排会议时间。

8）在议程各个环节旁列出发言人姓名。

9）议程要尽可能短小简单。

10）尽量将议程限制于一页纸上。

11）任何议程变动都必须通知主持人。

12）最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

13）要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

14）务必使全体参会者与主席台就座人员既能看见又能被看见。

15）前后座位之间应有一臂长的间隔。

16）不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

17）防止会场所在地过度提供酒菜牟取额外利润。

18）确保特殊饮食在需要时能有供应。

19）要避免在低效能的时间开会，如午餐刚结束后不要开会。

20）会前不要喝太多酒。

21）要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

22）必须将固定电话转移出会场。

23）要求与会者关闭移动电话。

24）不能让与会者受太阳直接暴晒。

25）开会前要检查所有的视听辅助设备是否完好。

26）要考虑与会者在群体状况下的工作情况。

27）应在签名报到台旁设一信息台。

28）要尽可能简化程序规则。

29）要于会前透彻研究主要观点的领导者。

30）尽量于会前认识新来者。

（2）会议主持与召开

1）主持人会前应拟出自己的发言稿。

2）主持人为自己的发言排练进行录像，以检查说话是否清楚。

3）开始发言前先做深呼吸。

4）要保持适宜的脸部表情和音调。

5）和其他参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

6）信心十足地陈述自己的意见。(www.daowen.com)

7）要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

8）为使每次会议成功，主持人要尽到个人责任。

9）鼓励那些在常规会议上轮流当主持人的人。

10）即使要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

11）要识别任何有一致性的地方。

12）作为一名主持人，要确信你能听得进各种观点。

13）不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

14）必须按照议程顺序作会议记录。

15）根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

16）会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

17）建议主持人在新会议记录定稿前先念一遍。

18）会议一开始就告诉与会者会议计划及需进行多长时间。

19）让迟到者知道他们的行为对会议不利。

20）要改变会议气氛，须先改变议题。

21）要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

22）要求某些与会者就主持人的会议表现作出真实的反馈。

23）要制止交流辩论和私下交谈。

24）要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

25）如果有人必须在主持人之后发言，应注意他们是否不耐烦。

26）可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

27）在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

28）要掌握适用于会议的正式的纪律性程序。

29）必须清楚每次会议的规则。

30）要区别书面规则与非书面仪式。

31）要为小组委员会制订准则。

32）要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

33）确保各项决议记录在案。

34）可为正式会议录音，以确保会议记录的准确性。

35）为重要会议录像，以便将来参考。

36）不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。

37）可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。

38）将会议安排在午餐之前，这样较容易按时结束。

39）主持人有权决定何时闭会。

40）必须尽量以积极的调子结束会议。

41）向每位到会者、所有的发言人致谢。

42）作为主持人，要尽量使大多数与会者站在自己这一方，从而孤立捣乱分子。

43）用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

44）请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

45）会场吵闹时要站起身显示主持人的权威。

46）如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。

47）预先与秩序维护人员商讨处理捣乱分子的程序规则。

48）驱逐捣乱分子需在不得已时而为之。

49）面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。

50）向与会者提供收发信件服务。

（3）使会议开得卓有成效

1）上级领导参加会议会抑制讨论。

2）如果不开会也能解决问题，就不要开会。

3）向自己提问：如果不开这个会议又会怎样？

4）仔细考虑要召开的会议的类型。

5）会前认真思考，是什么使会议成功？反之又是什么使会议不成功？

6）开会前必须确信一定能达到会议目的。

7）会前应先拉几位盟友。

8）开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

9）一开始就让与会者都清楚会议的目的。

10）在容易看见的地方放置钟表，以便掌握时间。

11）只要有人偏离会议方向，应立即巧妙地提醒他们注意议程。

12）要熟悉正式会议的各种程序规则。

13）要注意正式会议所具有的一切法律要求。

14）组织视频会议和电话会议时要考虑各地的时差。

15）限制网上会议时间。

16）在电话会议上发言时要重复自己的姓名。

17）会议规模要尽可能小，以免分散注意力。

18）凡辅助文件均应与议程一并发出。

19）在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

20）信息要加以选择，避免过多。