1.会前

（1）制订会议计划书 会议计划书应明确的内容一般有：会议目的、会议名称、会议主旨和目标、会议流程、预期结果、会议拟做出的决定、会议时间、会议地点、会议议程、会议主持人、出席人员、会议费用预算、接待工作说明、现有筹备情况及进展、存在的问题、解决方案及要求、筹备时间进度表、会务组分工等。

会议计划书的每一项内容都应尽可能详细说明。以会议费用预算为例，应列明交通费、场地费（含会场租金、会议设施租赁费及会场布置费等）、住宿费、餐饮费、宣传费及其他支出等。

（2）会议文字性材料 文字材料均应于会前准备完成。主要材料应做到人手一份，内容包括：会议议程、开幕词、闭幕词、主题报告、演讲稿。会议一般性材料包括：会议简介、来宾简介、筹办单位和赞助单位简介、交通指南、会务指南、媒体新闻稿、带有本次会议标志的文件夹及信笺等。

（3）预订会议场地 小型会议可以选择在公司办公室与会议室举行，大型会议则需租用专门的会议场所，如酒店用于出租的会议室、剧院、礼堂等。租用场地既要考虑价格，也要考虑交通，更应考虑环境对会议效果的影响等因素。在确定会议场地之前，需进行实地考察，亲身体验吃、住、会议场地、娱乐等相关方面的情况。

（4）会议设施设备 一般专业性会议需要提供的设施设备包括：投影仪、幻灯机、屏幕、VCD或DVD、彩电、音响、话筒、桌卡、主席台、讲台、会议桌椅、夹纸板、白板、签到台、签到簿、签字笔、铅笔、会议记录用笺、插线板、横幅、指示牌、告示牌、背景板、灯光照明、同声翻译系统、互联网等。这些设施、设备应于会前逐一进行测试和调试。

（5）会议用品 落实会议所需要的机票、车票、医药等用品。

（6）发出会议通知 会议通知一般包括邀请函和通知函两种。会议通知的内容主要有主题、时间、地点（对交通路线应特别说明）、主要议程及安排、费用及标准等。会议通知发出后，主办者要主动跟踪与会人员情况。

2.会中

1）提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2）提前检查会议室条幅、灯光、音响及茶饮等。

3）合理安排交通工具，根据与会人员的身份安排与之相匹配的车辆，并安排相关人员负责外地参会人员的机场、车站接待等服务。

4）办理与会人员的入住手续，确认住宿房间的楼层及房间号，询问有无特殊要求。

5）确认用餐时间、用餐标准及特殊客人（少数民族等），确认娱乐消费形式、消费标准和娱乐地点等。需要特别注意卫生问题，不能出现与会者食物中毒等情况。会议期间，还应准备足够的饮料，避免与会者因四处找水喝而影响会议的进行。

6）分发会议资料，将会议议事日程和有关文件分发给与会人员。

7）给与会重要领导住房赠送鲜花和水果。(www.daowen.com)

8）会议期间提供叫早、叫醒服务。

9）会议期间，应核对并记录与会者。根据议事日程安排好每个项目。控制讨论过程，如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。在每个讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。确保预定的会议时间，不要拖延。

10）做好会议期间的摄像、摄影、录音等工作。

11）会议记录应准确。会议记录包括两部分内容：一是会议的组织情况，包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等；二是会议的内容，包括会议议题、讨论发言、形成的决议等。会议记录既可摘要记录，也可详细记录，具体采取哪种方法，应视会议情况而定。会议记录应该突出的重点有：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动等。会议记录可在与会和未与会的人中传阅，同时也是会后拟订会议纪要、分析会议情况的重要依据，并应作为公司重要文件进行存档。

12）在会议结束时，对已取得的结果及时进行概括总结。

13）会议结束后，与会人员合影留念。

14）会场清理。

3.会后

1）与会人员返程。

2）会议费用结算。

3）会议文件的回收、立卷、归档。

4）印发会议纪要或其他可供传达的会议文件；亦可将会议摄像制作成光盘下发。

5）会议的总结工作。

6）对会议决议的执行情况进行监督和检查。