1.会议服务流程图（见图1-2-3）

图1-2-3 会议服务流程图

2.会议的类别

公司会议大致分为两类：正式会议和非正式会议。另外还有网络会议等新型的会议形式。

（1）正式会议 正式会议包括：公司年度工作会议、股东大会、董事会等。

正式会议的组织工作一般由公司办公室负责。如果董事会另聘请有董事会秘书，则股东大会、董事会由董事会秘书牵头组织，公司办公室全力配合。

（2）非正式会议 指管理层职员必须定期召开的研究决定各项日常管理工作的会议。物业公司的非正式会议一般包括：总经理办公会、部门联席会、部门会议、工作进度会议等。非正式会议的会议周期、参加人员和会议地点相对固定，在程序规则上没有正式会议复杂。一般在非正式会议召开之前不需要举行预备会议，也没有严格的程序规则的限制。

1）总经理办公会。总经理研究和决定企业经营管理事宜的会议，一般包括重要决策、工作部署等重要工作。目的在于落实董事会已确定的企业目标和方针，并通过具体的管理经营活动体现出来。总经理办公会受董事会的控制，在不违背董事会所确定的目标和原则的前提下，决定和处理企业管理经营活动中所遇到的问题。(www.daowen.com)

2）部门联席会议。由各部门负责人参加的会议，主要内容是互通信息，了解各部门的工作进展情况，提出需要各部门互相配合的工作，并对各部门完成上阶段的工作情况进行督促与解决问题。该类会议一般由公司办公室组织召开，可以邀请相关上级领导参加。会后由办公室形成会议纪要在与会人员及缺席人员之间传阅。

3）部门会议。部门会议是公司各个部门内部召开的会议。通常是由部门负责人召集，本部门成员参加，有时邀请上级领导列席。会议的内容多是总结上一阶段本部门的工作，并围绕整个公司的规划与总体计划对下一阶段的工作进行安排。

4）工作进度会议。该类会议属于例会，一般定期召开。会议的内容主要是报告工作进度，并根据进度对原工作计划进行调整。

5）研讨会议。也称座谈会，是一种邀请有关人员交谈讨论某一或某些问题的会议，参加者可以是多种层次的人员，也可以是某一方面的人员。

（3）辅助性会议 在公司正常的管理工作会议之外，还有其他各种辅助性会议，能够对公司的经营管理工作起到促进作用。

1）报告会。邀请某方面的领导干部、专家学者或有关人员作专题报告的会议。作报告者通常为一人，有时也可以是多人。

2）新闻发布会。它是一种主动传播各类有关信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正报道的有效沟通方式。

3）电视、电话与网络会议。这是几种新型的会议形式，其中电视会议多为政府所采用，电话会议及网络会议是跨地域的企业集团所采用的会议形式。电话、网络会议是通过电话、电脑语音或视频而召开的会议，既能够节约差旅费，也节约了与会人员的时间，提高了工作效率。由于网络技术的快速发展，网络会议越来越受青睐。