1.信息交流

搞好公司内部的信息交流，是实现科学决策、强化企业管理、保证政令畅通、提高经济效益的重要前提，必须予以高度重视。一般情况下，公司办公室是企业信息交流的中枢，也是督促做好信息交流工作的责任部门。

（1）构建信息网络 公司应当形成贯穿上下、联系左右、沟通内外、纵横交错、通达灵便的内部信息交流网络。公司办公室作为公司的内部信息交流中枢，要做好信息的接收和处理工作；各部门、各单位作为公司的内部信息交流节点，要承担信息的收集和传递任务。

（2）建立信息制度 公司办公室与各部门、各单位之间要建立信息联系制度，各部门、各单位都要指定一人兼做信息员，及时向公司办公室反映各种有价值的信息。

（3）信息交流内容 各部门、各单位需要及时向公司办公室反映的内部信息主要有：

1）政务信息。如贯彻落实党的路线、方针、政策和政府主管部门及行业协会指示的新举措，员工队伍建设的重要动态等。

2）经济信息。如提高管理水平、提高服务质量的新探索，培育新的效益增长点的尝试等。

3）科技信息。如自行组织技术开发、技术改造的新成果，采用新技术、新材料、新设备、新工艺的实际效果等。

4）文化信息。如企业经营理念宣传渗透、企业形象塑造推介中的新情况，企业文化建设活动的具体实践等。

5）社区信息。如相关机构、社会公众、服务对象对公司工作的反映，以及他们当前关注的热点话题等。

（4）信息基本要求 各部门、各单位向公司办公室反映的信息要具有“五性”。

1）主题要具有全局性。信息要尽量反映和透视重大问题，能够“一滴水见大海”小中窥大；内容要具有新颖性；信息应具体并包含较多的独特创意，给人以新的知识、新的感受。

2）表达要具有准确性。信息要以文字材料为载体来传递，特别紧急时可以先电话沟通。已然状态的事件表述时应当讲清时间、地点、人物、原因、过程、结局，不允许虚构。

3）传递要具有时效性。信息应是近期发生的、正在发生的、即将发生的事物，传递应有时限。特别重要的信息上报不逾时，比较重要的信息上报不过夜。

4）反映要具有系统性。信息要保持相对完整，来龙去脉清楚。为保证时效可分阶段反映，但在短期内应当连续反映后续情况。

5）内容要有针对性。围绕企业重点工作的落实和领导关注的重要问题及时反馈信息，也可围绕行业的共性问题或当前社会关注且与物业管理密切相关的问题反馈信息。

（5）信息加工整理 对各部门、单位反映上来的信息要做进一步的加工整理。

1）鉴别。判断原始信息的真实程度和准确程度，核实重要的事实、数据。

2）提炼。从不同角度、不同侧面去挖掘信息的内在价值，使其正确、鲜明、更具高度、更有深度地揭示现实。

3）整理。用简洁的文字符号或直观的图像、图表，将含量丰富的信息表达出来。

4）加工。把相关、相似、相近、相反的信息汇集起来作为整体来研究，进而推导出新的知识。

（6）信息推广处理 公司办公室对各部门、各单位反映的具有较高价值的经过加工整理的信息要进行多向主动传递。

1）对具有良好社会影响、有助于提高企业社会美誉度的，要积极推介给大众新闻传媒。

2）对有借鉴意义、推广价值的，要刊登在公司内刊上，并上传公司网站进行宣传。

3）对新鲜独特、认识不够一致的，可编成内部参考材料在一定范围内交流。

4）对消极落后可能产生负面效应的，经领导同意后摘要交相关部门或单位处理。

（7）外部信息收集 除了搞好内部信息交流以外，还应当注意收集、传递、处理其他一切对公司的生存发展有利害关系的各类信息。

2.公共关系

（1）公共关系处理规则 妥善处理好企业外部公共关系，重点要处理好与政府公众的关系、与新闻媒介公众的关系、与社区公众的关系、与消费公众的关系（即与服务对象的关系），从而为公司的生存和发展创造最佳的人际环境，树立和保持公司良好的社会形象。

1）处理好与政府公众的关系。公司的成功离不开地方政府的理解和支持，处理与政府公众的关系要做到：一是以建设和保持中国物业管理的名牌企业为目标，扎扎实实地做好自己的工作，靠业绩赢得地方政府及主管部门、相关部门的信赖；二是要摆正自己的位置，经常、主动地向政府有关部门汇报自己的工作，认真倾听和落实其指示；三是熟悉政府主管部门及政府相关部门的内部层次、工作范围、办事程序，并与其保持经常联系，在处理有关事宜的过程中体现出公司员工良好的思想素质、工作能力和精神风貌；四是积极参加地方政府和政府部门组织的各项活动，保质、保量、按时地完成其交办的事项。

2）处理好与新闻媒体的关系。新闻媒体对沟通公司与社会公众的联系具有十分重要的作用。处理与新闻媒体的关系要做到：一是广泛结交新闻界的朋友，经常与他们进行多种形式的思想、工作、感情等方面的交流，积极主动地为他们提供新闻线索，并尽可能为他们的采访创造便利条件；二是在公司内部组织通讯员队伍，尽力取得新闻界人士的帮助和指导，积极撰写有价值的新闻稿件；三是真诚地欢迎和接受新闻媒体对公司各方面工作的监督，认真、迅速地回复新闻单位的查询；四是对新闻工作者，无论熟悉的或不熟悉的、大媒体的或小媒体的、资历深的或资历浅的、来采访的或来办其他事情的、反映过或未反映过公司情况的、作过正面报道的或提过批评意见的，一律以礼相待，不允许厚此薄彼；五是在物业管理辖区内全力做好新闻报刊的推介、征订和发行工作。

3）处理好与社区公众的关系。与社区公众即所驻区域左邻右舍之间的关系是不可忽视的。处理与社区公众的关系要做到：一要发扬团结协作的精神，在条件允许的情况下，把困难留给自己，努力为友邻提供支持和创造方便；二要积极参与社区内的扶贫济难、尊师重教等社会公益活动，为创造和谐的社区环境贡献自己的力量；三是利用节假日、庆典日等时机，主动与左邻右舍开展文化联谊活动。

4）处理好与消费公众的关系。消费公众（即服务对象）是我们的“衣食父母”。处理与服务对象的关系要做到：一是始终不渝地坚持“业主至上、服务第一”的宗旨，竭尽全力地满足服务对象有支付能力的正当需求，永远不对业主说“不”；二是不折不扣地实践公司公布的服务承诺和服务标准，决不“偷工减料”，做到“谁来检查都行，什么时候检查都行，检查哪里都行，怎么检查都行；”三要严肃认真地对待和处理服务对象的各类投诉，有效投诉马上处理有回声，无效投诉做出解释不刁难。

5）处理公共关系的注意事项。一是全体员工都要明确自己的服务态度、职业道德、精神风貌、装束仪表均会影响、反映公司的整体形象，树立全员公关的意识，注意自身的言行举止，以自己的良好个体形象来塑造公司良好的整体形象；二是在公司对外交往中广泛使用的信封、稿纸、名片、广告等物品上，要印制企业标识，加深公众对公司的印象，扩大公司的社会影响；三是公司办公室要注意掌握公众关系的情况，特别是社会活动中的关键部位、产业链条中的关键环节和各类公众中关键人物的情况，应及时提示领导把握时机开展工作。

（2）公共关系处理中的用品管理

1）公司信函用品管理。

①公司对外信函（信纸、信封等）均采用统一格式。市场可购买到的一般稿纸、公文袋等可作为公司内部办公使用。

②以公司名义对外发布的信函，统一由公司办公室管理制发。

③各部门、子公司、分公司、控股公司等单位，对外发布本部门、单位业务范围内的信函，由各部门、单位自行拟发。

④根据工作需要，各单位、部门指定专人到公司办公室领取专用信纸、信封，其费用计入各单位办公费用中。总部所在地周边区域之外的直属办公单位，由公司办公室传送信纸、信封印制格式，由其自行印制使用。

⑤公司信函管理纳入企业文化考核体系之中，亦纳入公司对各部门、单位工作考评的内容。

2）名片印制与使用管理。

①名片格式：公司所有员工所使用的名片，其格式均应规范统一。具体格式由公司办公室会同企业文化主管部门进行设计。

②名片印制程序：一是根据工作需要，需要印制名片的员工按照名片印制程序填表申请。二是名片印制主管部门按申请表的要求印制名片，印制完毕后发给当事人。三是名片的使用要做到恰到好处，掌握使用范围，不可像撒传单般滥用；任何单位、部门或个人不得擅自印刷或使用未经公司批准的名片；员工与公司解除劳动关系后，严禁再使用公司原有的名片从事任何活动，如若发现，公司将追究其责任，同时对造成公司重大损失者，公司保留以估算的损失额向有关机构提起诉讼的权利。

3.保密工作

公司秘密是在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司秘密关系到公司的切身利益，所有员工和分支机构（含控股机构）都有保守公司秘密的义务。保密工作要贯彻突出重点、积极防范的方针，坚持既便利工作又确保秘密的原则，更好地为企业的生存发展服务。

保密工作是行政服务的重要内容之一，公司办公室一般被确定为保密工作的责任部门。

（1）公司保密工作职责(www.daowen.com)

1）贯彻执行党和国家保密工作的方针、法令、条例和制度，结合实际制订本公司的具体规定和实施细则。

2）开展经常性的群众性的保密宣传教育，加强对公司内保密和涉密人员的教育。

3）定期研究、分析、总结保密工作和组织保密检查，发现问题及时解决。

4）认真追查失泄密事件，并严肃处理。

5）指导保密工作不断深入。

（2）公司秘密的密级

1）绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。在公司的经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。如业主资料应为物业公司的绝密资料，是企业最高等级的秘密。

公司的绝密包括但不限于以下内容：业主资料，公司重大决策中的秘密事项，银行账号和电信密码，具有专利性质的技术诀窍、科研项目及成果。

2）机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受严重的损害。公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录及公司经营情况为机密级。

公司的机密包括但不限于以下内容：公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策的信息和数据，公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表，公司经营客户、公共关系的名单与联系方式，公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告，公司董事会、股东大会、重要的总经理办公会等主要会议的记录，公司经营项目情况。

此外，省部级以上领导和重要外宾的活动计划及不允许公开的活动情况亦属机密。

3）秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、员工劳务性收入，公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息，公司未公开的管理服务体系文件，电子计算机存储、处理秘密信息的程序设计、应用程序和检索查询口令等为秘密级。

4）一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

（3）公文的保密 公文是秘密的一种主要存在形式，公文保密应注意以下几个环节：

1）印制。秘密文件印制前要规定发放范围，印制时形成的废页要及时销毁，印制后其原稿、重要修改稿、印刷清样视同正式文件妥善保管。

2）收发。秘密文件的收发必须指定专人负责，在收发、分送、传递、借阅等环节都应履行登记手续；传阅不得随意扩大阅读范围，并只能在办公室进行且不得摘抄；递送要有安全保障措施，不准通过普通邮政邮寄。

3）保管。秘密文件需存放在有保密保障的房间和柜子内，经常检查保管情况。平时工作使用的文件，用后随手入柜加锁。文件管理人员工作变动要将文件清点造册，签字移交。

4）处理。秘密文件每季度末进行清点，节假日进行清查，年底进行清理。该清退的造册清退，该归档的立卷归档，该销毁的登记销毁。

（4）会议保密

1）依据会议的保密程度，确定出席会议人数，严格控制列席人员，并对与会人员进行保密教育，规定会议内容不得向外透露。

2）领导办公会议指定专人做好记录，会议记录要妥善保管，查阅会议记录必须经领导批准，且只可查阅有关部分。

3）具有秘密内容的会议不准使用无线电话筒，与会人员也不得擅自携带无线电设备扩音、录音。

4）传达秘密文件、内部讲话允许记录的，要用保密手册记录，按保密管理办法处理。

（5）经济信息保密 经济信息保密对维护企业的利益至关重要，保守经济信息秘密要重点注意以下几点：

1）建立经济信息统一口径披露制度，注意企业内外有别，向外界公布或提供尚未公开的能够反映企业经济实力、经营状况变化的工作计划、经济措施、统计数据等，必须事先经过公司领导批准。

2）严格控制重要经济信息的扩散，对进行中的物业管理信息追踪活动，编制中的投标标书和报价单的核心部分，以及其他一旦泄露就会给企业造成不可弥补的损失的经济信息，应当采取特别保密措施，尽量减少和限定知情人员范围。

3）加强接触经济信息秘密人员的管理。不允许其向包括本企业员工在内的所有无关人员透露企业的经济秘密；不允许其借助本企业的经济活动网络从事为自己、为他人谋利的活动；不允许其在工作变动时将自己掌握的经济活动资料据为己有。

（6）电子计算机信息保密

1）向计算机输入或计算机处理有保密内容的文件、数据、资料和档案时，必须在程序设计、应用程序及检索、查询上采取保密措施，并经检查确认其正确可靠后方可实施。

2）联网的计算机在传输秘密信息时，必须在信道上采取加密措施。

3）凡需送外检修或请外人检修计算机，要先将各种信息载体清理干净，确认无信息残迹后才允许检修，检修后经保密检查方可使用。

4）严禁将不需计算机处理的秘密文件、数据、资料、档案等输入计算机及存储介质。

5）在试机和调试时打印出的有秘密内容的纸页等，要妥善保管，集中统一销毁，严禁随意丢弃。

（7）秘密物品的管理

1）属于公司秘密的文件、资料，应标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

2）属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司办公室或主管副总经理委托专人执行；采用计算机技术存取、处理、传递的公司秘密由公司办公室负责进行监管，各相关部门及公司办公室共同承担主要责任。

3）对于密级文件、资料和其他物品，未经公司总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄，在收发、传递和外出携带时，亦需采取必要的安全措施。

4）公司印制内部刊物，以及向新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息等，承办人应经公司主管领导审批，不得泄露公司秘密。

（8）保密注意事项

1）在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

2）不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

（9）保密检查与泄密处理

1）公司经常开展保密检查，有助于保密工作的落实。检查的方式有全面检查、专项检查和综合性检查。发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司办公室；公司办公室接到报告，应立即作出处理。

2）公司秘密的泄密，是指公司秘密被不应知悉的人和单位知悉的行为，或使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。发生失泄密事件要立即报告，公司迅速组织力量认真进行追查，尽量挽回或弥补损失。问题查清后，要写出专题报告，并视情节轻重依法严肃处理有关责任者。

①出现下列情况之一者，给予警告，并罚款10元以上500元以下：一是泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；二是已泄露公司秘密但采取补救措施的。

②出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：一是故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；二是为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；三是利用职权强制他人违反保密规定的。