WTO谈判信息是指那些与谈判活动有密切联系的条件、情况及其属性的一种客观描述，是一种特殊的人工信息。

WTO谈判收集信息的作用

不同的谈判信息对于谈判活动的影响是极其复杂的，有的信息直接决定谈判的成败，而有的信息只是间接地起作用。谈判信息在WTO经贸谈判中的作用主要表现在以下几个方面：

1．谈判信息是制定谈判战略的依据

谈判战略是为了实现谈判的战略目标而预先制定的一套纲领性的总体设想。谈判战略正确与否，在很大程度上决定着谈判的得失成败。一个好的谈判战略方案应当是战略目标正确可行，适应性强，灵敏度高，这就必须有可靠的大量的信息作为依据。

知己知彼，方能百战不殆，在WTO经贸谈判中，谁在谈判信息上拥有优势，掌握对方的真正需要和他们的谈判利益界限，谁就有可能制定正确的谈判战略，在谈判中掌握谈判的主动权。

2．谈判信息是控制谈判过程的手段

要对谈判过程做到有效控制，必须先掌握“谈判的最终结果是什么”这一谈判信息；依据谈判战略和谈判目标的要求，确定谈判的正确策略。为了使谈判过程始终指向谈判目标，使谈判能够正常进行，必须有谈判信息作为保证，否则，任何谈判过程都无法有效地加以控制和协调。

3．谈判信息是谈判双方相互沟通的中介

在WTO经贸谈判活动中，尽管各种谈判的内容和方式都各不相同，但有一点是共同的，即都是一个相互沟通和磋商的过程。沟通就是通过交流有关谈判信息，以确立双方共同的经济利益和相互关系。没有谈判信息作为沟通中介，谈判就无法排除许多不确定的因素，就无法进一步磋商，也就无法调整和平衡双方的利益。

因此，掌握一定的谈判信息，就能够从扑朔迷离的信息中，发现机会与风险，捕捉达成协议的共振点，使谈判活动从无序到有序，消除不利于双方的因素，促成双方达成协议。

WTO谈判收集信息的途径

为了全面、充分了解谈判对手，可通过多方面的调查研究，搜集谈判对手的信息资料，为正式洽谈工作的开始作好准备。怎样才能获得有关谈判对手的信息资料呢？通常有以下几个方面的途径：

1）从国内的有关单位或部门收集资料。

这些可能提供信息资料的单位有：对外经济贸易合作部、中国对外经济贸易促进会及其各地的分支机构、中国银行的咨询机构及有关的其他咨询公司、与该谈判对手有过业务往来的国内企业和单位以及国内有关的报刊、杂志、新闻广播等。

2）从国内在国外的机构及与本单位有联系的当地单位收集资料。

这些可能提供信息资料的单位有：我国驻当地的使馆、领事馆、商务代办处；中国银行及国内其它金融机构在当地的分支机构；本行业集团或本企业在当地开设的营业分支机构；当地的报刊、杂志；国外许多大银行，比如巴克利劳运行银行、劳埃德银行、大通银行等都发行自己的期刊，这些期刊往往有最完善的报道，而且一经获取就可得知许多信息；本公司或单位在当地的代理人；当地的商会组织等等。

3）从公共机构提供的已出版和未出版的资料中获取信息。

这些公共机构可能是官方的，也可能是私营的。它们提供资料的目的，有的是作为政府的一项工作，有的则是为了赢利，也有的是为了自身的长远利益需要，因此，我们应该熟悉这些公共机构，甚至要熟悉在这些机构里的工作人员，同时还要熟悉他们提供资料的种类及发行途径。

现列举几种资料来源：国家统计机关公布的统计资料。例如，工业普查资料、统计资料汇编、商业地图等等。

行业协会发布的行业资料，这些资料是同行企业资料的宝贵来源。

图书馆里保存的大量商情资料。例如，贸易统计数字、有关市场的基本经济资料、各种产品交易情况统计资料，以及各类买卖机构的详实资料等等。

出版社提供的书籍、文献、报刊杂志等等。例如，出版社出版的工商企业名录、商业评论、统计丛书、产业研究等等。目前，许多报刊为了吸引读者，也经常刊登一些市场行情及其分析报道。

专业组织提供的调查报告。随着WTO经济的发展，出现了许多专业性组织，例如消费者组织质量监督机构、股票交易所等专业组织，也会发表有关统计资料和分析报告。

另外，研究机构提供的调查报告。许多研究所和从事商场调研的组织，除了为单独委托人完成研究工作以外，为了提高自身的知名度，还经常发表市场报告和行业研究论文等等。这些都是我们收集信息的很好途径。

4）本企业或单位直接派人员到对方国家或地区进行考察，收集资料。

如果派人员出国进行考察，在出国之前应尽量地收集对方的有关资料，在已有的资料中分析出真实、不真实、可能还有新增内容、尚需进一步考察等几个部分，以便带着明确的目的和问题去考察。

在日程安排上，应多留些时间供自己支配，切不可让对方牵着鼻子走，并且要善于捕捉和利用各种机会，扩大调查的深度和广度，以便更多地获取第一手材料。

WTO谈判收集信息的分类

在商业活动中，谈判信息多种多样，纷繁复杂。科学地区分谈判信息的类型，是研究分析谈判信息的基础，可以便于我们更加深刻地认识谈判信息活动的规律性，也有助于我们进一步明确谈判信息工作的目的，从而提高谈判信息工作的效益。按照不同的标准，可以将谈判信息分为以下几种类型；

1．按WTO谈判信息的内容来划分

按WTO谈判信息的内容，可以将其分为自然环境信息、社会环境信息、市场细分化信息、竞争对手信息、产品信息、消费需求和消费心理信息、购买力及投向信息等等。

自然环境是指能引起人们消费习惯改变，购买力转移以及市场变更的自然现象方面的信息，如地震、地形变化、气温变化等。

社会环境信息是指对市场的影响和各种社会因素，如文化、人口、社会阶层、家庭、政治、法律、时尚、风俗、宗教、社会发展、城市建设等方面的信息。

市场细分化信息是指能引起市场细分的变量，如社会经济变量、地理变量、人口变量、收入和消费方式变量等等。

竞争对手信息是指有关生产或经营同类产品的其他企业状况的信息。

购买力及投向信息是指消费收入、支出构成、趋向等方面的信息。

产品信息是指与产品价格开发、销售渠道、商标、包装、装潢等有关的信息。

消费需求信息是指消费者对商品品种、数量、规格、价格、式样、色彩、口味、方便程度、适用程度等方面的信息。

消费心理信息是指有关消费者购买行为、购买动机、价值观、审美观等方面的信息。

2．按WTO谈判信息载体来划分

按信息载体划分信息的类型，可以分为语言信息、文字信息、声像信息和实物信息。语言信息是指通过座谈、交流所获得的信息，以及在公共场所听到的信息；文字信息是指用文字记录下来的信息资料，包括各种文献、文件、报刊资料及复制品、产品目录、产品说明书等；声像信息是指通过图片、绘画、电影、电视、广播、录像、电话、幻灯、录音等获得的信息；实物信息是指各种以样品作为载体的信息。

3．按WTO谈判信息的活动范围来划分

按信息活动范围划分，可将信息划分为经济性信息、政治性信息、社会性信息和科技性信息。

经济性信息是指与企业发展有关的各种信息，主要包括国民经济发展的信息、财政、金融、信贷方面的信息、经济资源信息等等。

政治性信息是指由于某一政治活动、政治事件的出现而引起市场变化的信息，如战争爆发引起的物价上涨等。

社会性信息是指与市场经营的社会风俗、社会风气、社会心理、社会状况等方面的信息。

科技性信息是指与企业产品研制、设计、生产、包装有关的信息。

WTO谈判收集信息的内容

WTO谈判信息收集的主要内容包括市场信息、科技信息、有关政策法规、金融方面的信息以及有关谈判对手的资料。

1．市场信息

1）市场信息的概念

市场信息是反映WTO市场经济活动特征及其发展变化的各种消息、资料、数据、情报的统称。它是通过语言来表达和作为传递工具的。或者说，市场信息是由语言组成的。

市场信息所用的语言，有自然语言和人工语言。自然语言包括口头语言、书写文字等等。后者是为了传递信息特征而由人们创造出来的，如数学上的专用语言、计算机语言等等。人工语言的使用，可以弥补自然语言结构容易产生意思不够明确和误解以及不够精练等缺陷。

市场信息的语言组织结构有两种形式：一种是文字结构，主要是通过文字叙述来表达市场信息的内容；另一种是数据式结构，它是反映市场运行数量关系的数字及必要的文字，按一定规范相互联结起来形成的结构，如统计报表等；

2）市场信息的主要内容

市场信息的内容很多，归纳起来主要包括以下几个方面：

①有关国内外市场分布的信息

国内外市场分布的信息，主要是指市场的分布情况、地理位置、运输条件、政沧经济条件、市场潜力和容量、某一市场与其他市场的经济联系等等。

随着科学技术的进步和生产力的发展，国内、国际分工都将不断扩大和深化，同时由于交通运输工具和通讯手段的日趋现代化以及资本在国内和国际间流动的加快，都使得国内、国际贸易中交换的商品品种增多、数量不断扩大，在一定程度上扩大了国内和国际市场。

因此，应通过调查摸清本企业产品可以在什么市场（国内、国际）上销售，确定长期、中期及短期的销售发展计划，从而有助于WTO谈判目标的确立。

②市场需求方面的信息

如产品（资金或劳务）的需求量、潜在需求量、本企业产品的市场覆盖率和市场占有率及市场竞争形势对本企业销售量的影响等等。

③产品销售方面的信息

如果是卖方，则要调查本单位产品及其他企业同类产品的销售情况。如果是买方，则要调查所购产品的销售情况，包括：该类产品过去几年的销售量、销售总值及价格变动；该类产品的长远发展趋势、拥有该类产品的家庭所占比率；消费者对该类产品的需求状况；购买该类产品的决定者、购买频率；季节性因素；消费者对这一企业新老产品的评价及要求。

通过对产品销售方面的调查，可以使谈判者大体掌握市场容量、销售量，有助于确定未来的谈判对手及产品销售（或购买）数量。

④产品竞争方面的信息

这类信息主要包括生产或购进同类产品的竞争者数目、规模与该类产品的种类，各主要生产厂家生产该类商品的市场占有率动趋势；各厂牌商品所推出的形式与售价幅度；消费者偏爱的厂牌与价格水平、竞争产品的性能与设计；各主要竞争对手所能提供的售后服务的方式，顾客及中间商对此类服务的满意程度；当地经销该类产品的批发商和零售商的毛利率与各种津贴行情；当地制造商与中间商的关系，各主要竞争者所使用销售组织的形态，是生产者的机构推销，还是中间商负责推销；各主要竞争者所使用销售组织的规模与力量；各主要竞争对手所使用的广告类型与广告支出额。

通过对产品竞争情况的调查，使谈判者能够掌握己方同类产品竞争者的情况，寻找他们的弱点，更好地争取己方产品的广阔销路，有利于在谈判桌上击败竞争对手，也能使谈判者预测己方的竞争力，使自己保持清醒的头脑，在谈判桌上灵活掌握价格弹性。

2．科技信息

在技术方面，主要应收集以下各方面的资料：

一是要全面收集该产品与其他产品相比，在性能、质地、标准、规格等方面的优缺点，以及该产品的生命周期的竞争能力等方面的资料；

二是收集同类产品在专利转让或应用方面的资料；

三是收集该产品生产单位的技术力量和工人素质及其设备状态等方面的资料；

四是收集该产品的配套设备和零部件的生产与供给状况以及售后服务方面的资料；

五是收集该产品开发前景和开发费用方面的资料；

六是尽可能多地收集有关对该产品的品质或性能进行鉴定的重要数据或指标及其各种鉴定方法和签定机构；同时也要详尽地收集可能导致该产品发生技术问题的各种潜在因素。

3．有关政策法规

在WTO谈判开始前，应当详细了解有关的政策、法令，以免在谈判时因不熟悉政策、法令而出现失误。主要应当了解以下几个方面：

1）有关国家或地区的政治状况

政治对经济有着重要的影响，在WTO经贸谈判中，需要了解对方国家或地区的有关经济政策及经济合作的相关法令及国家对企业的管制制度。

2）谈判双方有关谈判内容的法律规定

需要了解谈判双方从事该行业的有关法令。法律所规定的当事人作为与不作为的界限，是企业经营合法或不合法的依据。

3）有关国家或地区的各种关税政策

需要了解有关国家或地区各种关税（诸如进口税、出口税、差价税、进口附加税、过境税或过境费等）的税率与其关税的税则和征税方法方面的资料。如果我国与交易国订有贸易协定或互惠关税协定时，还必须了解其详细情况。

4）有关国家或地区的外汇管制政策

有些国家或地区，为了保证收汇和防止逃税、套汇、黑市买卖外汇，通过颁发进出口许可证等办法来加强对外汇的管制。

5）有关国家或地区的进出口配额与进口许可证制度方面的情况

配额制度是指一个国家在一定时期内，对某些商品的进口数量或金额事先规定一个限额，从而起到限制某些商品的进口数量的作用。

在这种制度下，凡进口的商品若是在规定的数量或金额的范围内，可以进口，超过限额则不准进口或征收高额关税乃至罚款以后方可进口。

进口配额往往与进口许可证联系在一起，一个政府采用了进口配额，就必须要发放进口许可证。

其做法是，政府规定某些商品的进口配额后，再根据进口商的申请，对于每一批进口商品在其配额限度内发给进口商一定数量的进口许可证，配额用完为止。当然，有些没有配额限定的商品也需要许可证，因此，许可证比配额在范围上用得广泛。

目前，世界各国绝大多数都在不同程度上采用了进口配额制。对此，必须加以详细了解。

6）国内各项政策

我国国内WTO经贸谈判要按照国家的法律、法规和政策办事。商务谈判人员不但要掌握有关的现行税制，还要熟知经济法律法规，使各项经济交往做到有法可依。4．金融方面的信息

有关金融方面的信息，主要包括以下四个部分的内容：

第一，收集国际金融市场上的信息，随时了解各种主要货币的汇兑率及其浮动现状和发展趋势；

第二，收集进口出口地主要银行的营运情况，以免因银行倒闭而影响收汇；

第三，收集进出口地的主要银行对开征、议付、承兑赎单或托收等方面的有关规定，特别是有关承办手续、费用和银行所承担的义务等方面的资料；

第四，收集商品进出口地政府对进出口外汇管制措施或法令。

5．有关谈判对手的资料

在正式业务谈判之前，对与谈判有关的环境因素进行分析是必不可少的，而对谈判对手的情况资料的收集并进行调研与分析就更为重要。很显然，如果同一个事先毫无了解的对手谈判，其困难程度和风险程度是可想而知的。(www.daowen.com)

对谈判对手资信情况的审查是谈判前准备工作的重要环节，是我们决定谈判的前提条件。对谈判对手资信情况的审查，主要包括对谈判对手的合法资格、公司性质和资金状况、公司营运情况和公司信誉情况的审查。

1）对客商合法资格的审查

对客商合法资格的审查应从两个方面进行：一是对客商的法人资格进行审查；二是对前来谈判的客商的资本信用和履约能力进行审查。

第一，对客商的法人资格的审查。

在民法上，法人作为权利义务的主体，在许多方面享有与自然人相同或类似的权利。例如，它们有自己的名称、自己的住营业场所，有拥有财产的权利，有参与各种经济活动的权利；有起诉他人的权利，也可被他人起诉。

总之，法人是法律上创造出来的“人”，法律上把它作为“人”来看待，因而准许法人以自己的名义从事各种经济活动，参与社会的经济生活，并独立承担法律责任。

从法律上讲，法人的必备要件有：

①法人必须有自己的组织机构、名称和固定的营业场所，组织机构是决定和执行法人各项事务的主体；

②法人必须有自己的财产，这是法人参加经济活动的物质基础与保证；

③法人必须具有权利能力和行为能力。所谓权利能力，是指法人可以享受权利和承担义务；而行为能力，则是指法人可以通过自己的行为享有权利和承担义务。最后是注册要件，法人须经过注册登记，在某国进行注册，即成为该国的法人。

对于谈判对手的法人资格的审查，可以通过要求对方提供有关的文件，譬如，法人成立地注册登记证明，法人所属资格证明等等。

我们在取得这些证明文件后，首先通过一定的手段和途径验证其真伪性，在确认其真实之后，再查清以下几个方面的问题：

a）弄清客商法人的组织性质，例如，股份有限公司或是有限责任公司，还是合伙企业等等，其组织性质不同，所承担的责任亦大不一样。

b）弄清谈判对手的法定名称、管理中心地址、及其主要的营业场所。有些公司注册地点与实际营业场所完全不同，纠纷时都找不到对方的行踪；

c）要确认其法人的国籍，即其应受哪一国家的法律所管辖；发生纠纷时应适用哪一国的法律来解决。这对双方来说非常重要，因为不同国家的法律，解决问题的方法和结果往往会有很大的差别。

第二，对前来谈判的客商的代表资格或签约资格进行审查。

一般来讲，前来洽谈的客商可能是公司的董事长、总经理，但更多情况下则是公司内部的某一部门的负责人。如果来者是该公司内部的某一部门的负责人，那么就存在一个代表资格或签约资格的问题。

事实上，并非一家公司或企业中的任何人都可以代表该公司或企业对外进行谈判和签约。从法律的角度来讲，只有董事长和总经理才能代表其公司或企业对外签约。而公司或企业对其工作人员超越授权范围或根本没有授权而对外所应承担的义务是根本不负任何责任的，这就完全靠我们自己严格把关，防患于未然。

在国际上，经常有某一公司或企业的职员以其公司或企业的名义，到处招摇撞骗，洽谈业务并签订协议，从中谋利，却很少履行协议。

因此，在洽谈签约之前，我们一定要求对方出示法定代表资格的文件，如授权书、委托书等证朋材料，以证明其确实是合法的代表人。

2）对谈判对方公司性质和资金状况的审查

从法律上来看，企业的组织主要有：个人独资企业、合伙企业、有限合伙企业、股份有限合伙企业、有限责任公司和股份有限责任公司等数种。由于企业的类型不同，其法律性质、经营管理方式和经济上的利弊也各不相同。

具体地讲，前两种企业一般不是法人，不具备法律上独立的人格，出资者以个人的全部财产对企业的债务承担无限责任。这类企业在西方国家中数量众多，但大多规模小，且资金有限。

第三、第四类企业的法律性质，按有些国家（如德国）规定可视为法人，具有法律的独立人格。相对来讲，这类企业规模不大，资金有限。

第五、第六类企业在法律上具有独立人格，是独立法人，享有民法上的权利和义务，可以用公司的名义在法院起诉和被诉。每个股东对企业的债务承担仅以其出资金额为限。这两类公司之间的差别在于，前者发行的股票不能在股票市场上进行交易，不能公开向社会募集股款，股东的人数以及股份的转让也受到一定的限制。因此，相比而言，股份有限公司比有限责任公司更适合于社会化大生产的需要。

因此，在西方各国的社会经济生活中，股份有限公司起着十分重要的作用，是各国的企业组织形式中最重要的一种。

我国同国外的企业合作，大多数也是与国外股份有限公司进行的，但各股份有限公司的资本总额多寡不一。所设公司则只要认购股票金额达到了法定的最低金额，并按一定的程序办理注册，公司就可以成立。

关于法定最低金额，各国规定不一，法国规定为50万法郎，英国规定为5万英镑，而美国有些州只规定为100O美元，甚至有些州认为1美元即可；日本对有限费任公司最低金额规定为10万日元。

因此，在谈判前不但要了解对方公司的性质，还需要了解对方公司的资本状况。

3）对谈判对手公司营运的审查

谈判对方公司的营运状况，主要是指对方公司的经营好坏。即使是一个注册资本很大的股份有限公司，也会由于经营不善，负债累累，濒临破产或实际已破产。

根据大多数国家的公司法和破产法的规定：公司一旦破产，股东对公司的债务承担仅以其持有股票所代表的金额为限，如果股票总额和公司其他财产不足以偿还债务时，债权人只能按清算比例收回债权。

因此，如果在谈判前不了解对方公司的营运情况，一旦对方公司破产，很可能收不回全部债权。

4）对谈判对手商业信誉情况的审查。

商业信誉是指在同行业中，由于企业经营管理处于较为优越地位，能够获得高于一般利润水平的能力而形成的一种价值。

形成商业信誉的主要原因有：优良的商品质量、良好的信誉、周到的服务、适中的地址、有力的广告宣传、著名的商标及牌号、巩固的垄断权力等。

要了解对方的商业信誉情况，主要应调查以下几个方面的情况：

a）产品质量。产品质量是指其内在质量与外观质量与竞争产品相比较符合目标市场的要求，满足用户的需要，并和一定的价格相适应。

b）技术标准。标准要符合规定，与相应级制（如国际标准、国家标准、行业标准、企业标准）相适应，更主要的是符合用户的要求并从式样和颜色、包装和装潢适合不同消费者的爱好。

c）产品的技术服务。包括指导用户正确安装、使用和维护；代为包修；提供零配件；代用户培训技术力量；设立技术咨询站为用户咨询；送货上门；质量不合格的产品在保修期内包退包换等。

d）商标及牌号。商标具有表示商品出处，代表企业信誉，维持企业正当权益，标示商品的质量和特点，便于生产者推销商品，便于消费者认牌选购等的作用。

e）广告的作用宣传。广告宣传是有目的的经济活动。广告宣传目的主要有：树立企业信誉，扩大企业影响；为商品创牌子，以提高其知名度，使商品在消费者心目中留下深刻印象，赢得长久的市场；给新产品寻找潜在购买者，刺激购买，赢得商场。此外，明确广告宣传的目的，还要考虑广告主要着限于近期还是远期效果。

在了解上述各方面的资料后，最后应当了解对方谈判成员的有关资料。诸如对方谈判组的人数、职务、年龄及其分工。各组员的性格、专长、爱好及上下左右甚至社会和家庭关系，特别是要搞清对方成员中的实力派人物的情况，以便我方选择等职等量的合格人员运用谈判技巧，促使谈判顺利进行。

WTO谈判收集信息的处理

对收集来的资料进行分析整理，其主要目的，一是为了鉴别资料的真实性与可靠性；二是结合谈判项目的的具体内容，分析各种因素与该谈判项目的关系，并根据它们对谈判的重要性和影响程度进行排队。通过分析，制定出具体的谈判方案与对策。

对谈判信息资料的处理主要有两个环节：一是对资料的整理与分类；二是对信息资料的交流与传递。

1．WTO谈判信息资料的整理与分类

信息资料的整理一般分为四个阶段：

第一阶段，是对资料的评价。

对资料的评价是资料整理的第一步。现实中，收集起来的各种资料，其重要程度各不相同，有些可以马上使用，有的到后来才派上用场，而有些资料可能自始至终都用不上。如果把收集起来的资料不加区别地积存起来，便会使资料的使用十分困难。

因此，必须首先对收集到的资料进行评价，没有用的就应毫不犹豫地加以舍弃。对认为有用的需要保存的资料，也要根据其重要性不同，将其分为三等，即可立即利用的资料、将来肯定可用上的资料和将来有可能派上用场的资料。只有如此，才能为资料的筛选打好基础。

第二阶段，是对资料的筛选。

对于好不容易收集到的资料，人们往往总是不愿意将其舍弃，这是可以理解的。但是，如果不把不要的或用处微小的资料逐渐舍弃，就很难从事资料的整理工作。特别是对于过时的资料如果不及时地彻底抛弃，既不便于查找有用的资料，又因其占用空间而耗费大量的费用。因此，应不断地对收集起来的资料进行清理。

资料的筛选大体有以下几种方法：

1）查重法。

这是筛选信息资料最简便的方法，目的是剔除重复资料，选出有用的信息资料。当然，不完全排除重复，只要不是完全相同的重要资料，可以保存一部分。

2）时序法。

即逐一分析按时间顺序排列的信息资料，在同一时期内，较新的取，较旧的舍弃，这样可能使信息资料在时效上更有价值。

3）类比法。

将信息资料按市场营销业务或按空间、地区、产品层次，分类对比，接近实质的保留，否则舍弃。

4）评估法。

这种方法需要信息资料收集人员有比较扎实的市场专业知识，即对自己所熟悉的业务范围，仅凭市场信息资料的题录就可以决定取舍。

第三阶段，是对资料的分类。

在资料整理阶段，对筛选以后的资料认真地进行分类，是最耗费时间的一项工作，但也是极其重要的环节。可以说，不做好分类，就不可能充分利用资料。

分类的方法大致有两种：

一是项目分类法。这种分类法，既可以和工作相联系，按不同的使用目的来分类，如可以分为商务开发资料、销售计划资料、市场预测资料、价格资料等。

或按“谈判的必备资料”分为市场信息资料、技术信息资料、金融信息资料、交易对象的情况资料、有关政策法规等。

也可以根据资料的内容，按不同性质来分，如可以根据产业不同或经营项目进行分类。产业中可以分为粮油产品、五多产品、纺织产品、机械设备等。

二是从大到小分类法，即设定大的分类项目开始，大项目数最好不要超过10项，经过一段时间的使用后，若觉得有必要再细分时，可以把大项目再进行细分，但不要分得太细，以免出现重复。

以上两种分类法，也可以根据工作的需要将两者结合起来使用，在这种情况下，一般是以前者作为基本分类法，再将后者渗透进去。

第四阶段，是对资料的保存。

把分类好的资料妥善地保存起来，即使是经常使用的资料也不要随便搁放，要与分类相适应，放到专门的资料架或卡片箱中，以便随时查找该类资料或加放同类资料。

2．WTO信息资料的交流与传递

为了获得有利的谈判地位，谈判者必须十分注意信息的传递方式，恰当地选择传递的时机，把握好传递场合。通过谈判信息的传递，实现信息交流和沟通，保持谈判者与己方的有效联系，最大程度地实现己方的谈判目标。

1）谈判信息的传递方式

谈判信息的传递方式的选择不是任意的，它往往要受到其自身特点的制约。因此，传递方式的选择，既要考虑谈判的目的、自身条件和环境影响，同时又要随时注意自身条件、环境的影响和对方的变化情况。

谈判者为了减少特定的谈判信息传递方式对自己的不利影响，必须注意观察、搜集、识别对方以不同方式作出的反应，根据反馈的信息，敏锐地作出推断，及时修正、调整、变换谈判信息传递方式。

谈判信息的传递的一般形态，就是谈判者或者信息机构之间借助于口语、手势、文字、形象等进行信息传递。有的谈判学研究者认为，谈判信息的传递方式有以下几种：

①明示方式

所谓明示，就是指谈判者在有关的、恰当的场合，明确地提出谈判的条件、要求，阐明谈判的立场、观点，表明自己的态度、打算。

明示可以通过下列任何一种渠道进行，如双方相见的谈判场合、宴会、礼宾场合、群众性集会场合、官方或团体会议场合，单独会见场合、业务洽谈场合……等等。

②暗示方式

所谓暗示就是指谈判者在有关的、恰当的场合，用含蓄的、间接的方法向对方表示自己的意图、要求、条件和立场等。暗示可以通过语言的形式进行，也可以通过其他的方式进行。

暗示在谈判中具有重要意义。当谈判各方在态度不明确的情况下，暗示是一种极好的信息传递方式，它可以避免不必要的直接对抗，传递出在暗示条件下无法传递的谈判信息。一般说来，对谈判者来说，采用暗示方式比采用明示方式更具灵活性。

在谈判过程中，谈判者必须善于运用暗示，这就要求对于影响暗示效果的主客观因素有一定的了解，以便最大程度地发挥暗示在传递谈判信息中的作用。

从主观上看，缺乏主见，随波逐流的人极容易接受暗示；独立性很强，善于独立思考的人往往很难接受暗示。从客观上看，暗示者本人的条件，如地位、权力、声望、知识、信心、相貌、身材、性别、年龄以及谈判双方的相互关系，谈判信息与谈判环境条件等，都会对暗示效果产生不良的影响。

③意会方式

意会是既不同于明示又不同于暗示的一种特殊的谈判信息传递方式。它是谈判信息的发出者与谈判信息的接受者早已有了信息交流的准备，早巳对信息交流的背景有所了解，早已就信息传递的渠道达成了某种默契，为了避免直接明示或暗示给各自带来的不利影响，同时也为了避免信息泄露而采取的一种较为谨慎的谈判信息的传递方式。

意会在传递谈判信息方面有着特殊的作用。意会不同于明示那样直截了当，因此当谈判各方付出或接受的信息彼此矛盾或尖锐对立时，不会在“面子上”引起相互关系的紧张。

意会也不同于暗示那样含蓄，采用意会方式传递给对方的信息都是明白无误的，它不会引起像暗示那样，因为过于含蓄而产生理解障碍甚至歧解。

但须注意的是，意会也极有可能成为无效的信息传递方式。这主要取决于人们对信息传递后果的理解、体会、推断及社会生活经验，取决于人们对意会的积极或消极态度。

如果当谈判信息交流的双方即使能够意会出彼此传递信息的全部含义，而双方或某一方若根据自身的社会生活经验，预感到后果对自己不利，就可能采取消极的态度，不予意会。

2）WTO谈判信息传递的时机与场合

WTO谈判信息的传递时机，是指谈判者在充分考虑到各方的相互关系、谈判的环境条件、谈判信息的传递方式的情况下，确定并把握能积极调动各相关因素的谈判信息传递的最佳时间。

谈判信息传递时机把握是否恰当，在很大程度上影响着传递效果。谈判信息的传递，不是仅仅以特定的方式传递出去就行了，它需要对谈判的各有关因素进行判断，尤其是对谈判信息在特定条件下传递的后果和对方的反应作出预测。在对传递的后果和反应有一定的准备的情况下传递信息，才能确保信息准确送达接受者。

谈判信息的传递场合，主要是指谈判信息进行传递的现场。选择恰当的场合传递谈判信息，有利于增强传递效果，避免不利因素的影响。

因此，谈判者在选择谈判信息传递场合时，应考虑以下问题：

第一，是自己亲自出面还是请第三方代为传递信息。因为这里涉及到信息传递的可靠性问题。一般说来，自己亲自出面传递信息可靠程度较高。

第二，是私下传递信息还是选择公开场合传递信息。如果与自己私交较深，对方较为灵活，可选择私下传递信息方式，如果己方对相互关系、环境条件、各种意外因素都考虑得比较周全，而与对方无私交时，可选择公开传递信息的方式。

在具体的谈判过程中，如能根据谈判活动的条件和需要，正确选择谈判信息传递方式，传递时机传递场合，将会使谈判信息的传递产生较好的效果，从而掌握谈判的主动权。