（一）会计档案的整理、立卷

单位形成的会计档案，应由财会部门按照归档要求，整理立卷，编造会计档案移交清册。一般情况下，会计凭证应按时间和编号顺序组卷；财务报告应按年度、季度、月份分别组卷；账簿应按本（册）组卷。

为使会计档案逐步达到统一化、规范化，单位应根据实际情况，制作统一的案卷目录和案卷封面，对那些规格不统一的凭证、账簿、财务报告等可装入统一制作的盒、袋内存放。凭证、账簿、财务报告等组成案卷后，应分别将封面和卷脊上的项目填写清楚。对于破损、残缺和装订不牢的案卷，应修补并装订牢固。

（二）会计档案的分类

会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律。从各单位会计档案的实际情况出发，可分别选择年度——形式分类法，也可选择形式——年度分类法；对于国家财政和税务部门也可选择年度——机构分类法。其中较为普遍采用的是在年度——形式分类法下采用按照年度、会计档案的种类进行分类即年度——种类分类法。因为大部分单位会计档案的形成都遵循年度——形式的规律，用此方法，符合各单位的实际情况，也便于保管和查询。

（三）会计档案的排列、编号

单位可以根据会计档案分类标准和整理立卷的实际情况，决定案卷的排列和编号。

（1）采用年度—形式分类方法的，先把会计档案按年度分开，再根据会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四种形式分类排列。

（2）采用形式—年度分类方法的，先按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四种形式分开，然后再按产生时间的先后（年度）依次排列。

（3）采用年度—机构分类方法的，可在年度内先把案卷按形成机构分开，然后再分别将会计凭证、会计账簿、财务报告、其他按产生时间先后依次排列。

会计凭证、会计账簿、财务报告和其他等四类会计档案可分别从一号逐年流水编号，即一个类别编一个流水号。数量少的单位也可以将上述四大类按顺序编流水号。

（四）会计档案的保管

会计档案的保管是会计档案管理的重要内容和中心环节，会计档案管理过程的大部分时间都属于保管阶段，单位的会计档案必须进行科学管理，要建立会计档案专门保管库和专门档案箱。严格执行保密制度，定期进行检查，发现问题，及时纠正和处理，严防损毁、散失和泄密，保证会计档案完整无缺。

1.会计档案的前期保管

单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年，以便于查找利用。会计机构在保管会计档案期间，应按照管理要求，保证会计档案的齐全、完整。期满之后，由会计机构编制移交清册，一式三份，财会部门留存一份，其余两份连同会计档案一并交给本单位档案专管部门统一保管，交接双方的部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。未设立档案专管机构的，应当在会计机构指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。各单位会计机构（或经办人）必须按规定将应归档的会计档案全部移交档案部门，保证档案的齐全完整，不得以工作方便为由将档案封包自存。档案部门也不得以库房紧张、保管用具不足为由而推诿和拒绝接收。移交档案机构的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

2.会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。对于企业和其他组织，定期保管期限分为10年、30年两种，其中，会计凭证类为30年；现金和银行存款日记账为30年；固定资产卡片账为固定资产报废后再保管5年；其他账簿为30年；月度、季度财务报告为10年；年度财务报告为永久；银行存款余额调节表和银行对账单为10年；会计移交清册为30年；会计保管清册和销毁清册为永久。对于特殊历史时期形成的会计档案，或对会计档案保管期限有特殊要求的，可以由国务院业务主管部门做出规定，适当延长保管期限。各种会计档案的保管期限均从会计年度终了后的第一天算起。(www.daowen.com)

3.会计档案的查阅

单位保存的会计档案不能借出，若有特殊需要，如案件审查、政府部门的经济检查等，经本单位领导人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。单位应当设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查阅日期、查阅内容、归还日期等。查阅或复制会计档案的人员，不能在会计档案上作任何标记、勾划和涂改，更不能随意拆封、抽换单据。

4.单位变更的会计档案的保管

随着近年来经济的发展，企事业单位的组织形式不断变化，单位因经营管理需要相应变更，从而出现会计分割、合并、交接等问题。在这些情况下，会计档案管理部门应根据实际需要，遵循科学、完整、保密的原则分别采取规范的管理措施。

（1）单位终止后的会计档案管理。因撤销、解散、破产或其他原因而终止的单位，由于其法定地位消亡，无法保管其原有的未达到保管期限的会计档案，因此，在终止和办理注销登记手续前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管，或移交有关档案馆保管。

（2）单位分立和业务转出后的会计档案管理。单位分立后，原单位的业务也随之分开。对此，一方面从保证原单位会计档案完整性的角度出发，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。另一方面为了保持会计核算的连续性，对未了结的会计事项涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办理交接手续。至于业务转移情况下的会计档案保管，由于其性质与单位分立情况类似，因此按分立会计档案保管方法进行管理。

（3）单位合并后的会计档案管理。对于原单位合并后的会计档案，应当由合并后的单位统一保管。因为单位合并后，原单位不复存在，为了保持经济业务的连续性，对保管期未满的会计档案理应由合并后的单位负责保管。

5.会计档案的交接

单位会计机构保管的会计档案在保管期满后，应当移交本单位档案部门保管。建设单位在建设期间形成的会计档案，应当自建设项目完工后移交给建设项目的接收单位。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年月和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位领导人负责监督，交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

6.会计档案的销毁

会计档案在保管期满后，其参考和利用价值已不复存在，应当按有关规定予以销毁。销毁工作的顺序是：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（2）单位领导人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时，应由档案机构和会计机构共同派人监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

（4）监督人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

应当指出，单位保管期满但未结清的债权债务原始凭证，因为经济内容尚未结束，为保持其完整性、连续性，不得销毁。应当单独抽出立卷，保管到结清债权债务关系为止。正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁，应当在建设完工后移交给建设项目的接受单位按规定进行销毁。