项目型的组织结构可能是项目经理最喜欢的一种类型了。在这种组织结构里面,项目经理拥有最高的权力。每个组员都是全职参与这个项目,并且完全听命于项目经理的指挥。这也给项目经理提供了成为“暴君”的土壤。
在这种组织结构下,因为每个项目小组成员的发展前途和本项目有着直接关系,因此对项目的重视程度也比较大。但是也会产生相应的负面现象,如每个人都想表现出在这个项目中起更大的作用,每个人都想对项目有更大的控制权。另外,每个人都会站在自己的角度看待项目,因此都会夸大自己工作的重要性。这种结构的结果就是每个人对自己的工作部分积累的经验技能的共享意愿下降。这对项目在中途发生人员变更的影响十分巨大,因为后面来的人很难中途接手。
此外,在项目快结束的时候,项目组的人员可能会不安心工作,他们会把注意力更多地放在未来工作,而不是当前项目。
知道了项目型的组织结构下人员所具有的心理特点,项目经理便可以很好地应对了。除了常见的团队沟通的心理学技巧外,项目经理还需注意以下技巧。
(1)项目经理要注意这种组织结构对项目成员的心理影响,注意每个成员在进行项目沟通的时候夸大自己工作的重要性的倾向会更加明显。
(2)作为可以对项目全权负责的项目经理,要注意保持自己的权威很重要。这种权威性不单纯来自于专业的技能,做事的风格也很重要。
如何树立权威的形象,以下三点技巧可以参考。
1)总体来讲,你的风格强硬些会更有利于树立你的权威
这种强硬意味着你要敢于做出决定,终止不必要的纠缠。这种强硬不意味着你要如何和项目团队成员耍威风。调查表明,那些迅速决策,敢于承担责任的项目经理,更容易得到团队成员的认可。而反之,极力讨好团队成员,力图创造一种民主气氛的项目经理,往往会得到更多的指责。
2)为了创造这种权威形象还需要你不要对所有发出的任务指令都给出理由
要想办法让他们自己得到理由,这样的执行效果最好。某些常识性的要求,尤其不要不厌其烦地给出理由。例如要准时参加项目的验收会,每天要汇报自己的工作情况,要主动和其他人共享等等。这些给出指令即可,不要给出过多解释。你的解释很有可能会降低指令的执行效果和权威性。
3)当自己还在犹豫的时候,不要去和团队成员进行讨论
成为项目经理这一事实就注定了你在很多时候是孤独的。这种孤独不仅使你要学会独自面对各种项目中的压力,协调各种干系人的关系,还意味着,很多时候,你不能像普通组员那样,把自己的犹豫、压抑、担心的事情和别人分享。尤其是制定关于项目的管理计划的时候,这本身就是项目经理分内的事情,如果你不知道到底应该如何划分任务,那么你只能尽力去想。想利用集体的智慧得到更好的方案,这种想法是好的,但是实际上这会降低你的权威,因为大家在开会讨论的时候会感觉到你的犹豫,从而也会对你的其他的项目指令也缺乏信任感。
记住一个事实:有的时候,团队成员行动一致,绝对服从,比一个更合理的流程更重要。(www.daowen.com)
为了验证这个结论,作者前后在项目经理培训的课堂上做了几十次这样的实验。实验大致是这样的:
每个小组出六个人进行一项具有竞争性质的活动。这六个人被蒙上眼睛,每个人都知道自己的一个编号,编号从1到6。
活动开始之后,几个人自由移动,目的是让这六个人按照编号次序重新站好。整个过程,不许说话。获胜的条件就是在不犯规的情况下最快完成任务。
在活动开始之前,笔者会让各个小组有12分钟的时间来讨论行动方案。
这个游戏如果利用项目管理知识,就会知道这特别像缩短工期的方法,在本活动中可以考虑采用并行(Fast Track)的方法,就是六个人按照某种规则同时行动,而不能有人在等。另外还要知道虽然不可以说话,但是还是可以利用声音来传递信息,例如拍手和跺脚。
在整个活动中,作者记录哪些组会迅速达成一致,最后对比活动的结果。
经过多次活动的数据对比可以发现,那些迅速达成一致的组往往是由于采用了比较容易理解的串行方案,就是拿到编号1的人先出来站好,拍手作为站好标志。接下来2号、3……以此类推,直到所有人都站好。
而采用并行方案的组,由于方案比较复杂,所以达成一致的时间要长,最后由于时间原因,大家虽然同意这种并行方案,但是仍然有部分人心里有所保留。
在不同地区进行的实验结果出奇地一致,最终胜出的往往是采用了技术上并不是最优的方案的小组,而是可以迅速达成一致的小组。这些组员在执行的时候心里没有犹豫,所以速度也比较快。而并行的小组往往会由于方案比较复杂,在执行的过程中产生衔接不上、有人临时采用其他方法、行动迟缓等多种意外,效果因此也不理想。
从这个实验可以看出来,作为项目经理,一定要知道行动一致有多么重要。有的时候我们为了达成一致,甚至会放弃所谓的合理的流程,而采取一种笨拙的方法。这就是管理人和管理机器最大的不同。
但是,如果的确不知道应该怎样做怎么办?答案是项目经理至少自己先想出一个方案的框架,哪怕是错的,你心里也要至少有一个解决方案在那里。在和别人讨论的时候,要先让别人提出他们的建议,你会不自觉地和自己心里的那个方案做对比。这个时候,你表现出来的就不会再是犹豫和茫然,而是深思熟虑的思考、冷静的判断和果断的决策。这些都会增强你作为项目经理的权威。当然,为尽量避免在项目中出现这种无计可施的情况,项目经理最应该做的是平时注意加强自身的素养。
项目经理也要注意不要走另外一个极端,上面所说的技巧并不是让你极力否定其他成员的合理的建议。相反,是建议你要积极吸收别人的建议,在争论不休的时候迅速作出决策,哪怕这个决策有些笨拙。如果极力否定别人的贡献,你就会变成真正的独裁者或者暴君,只能等着其他人把你最终送上“断头台”。
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