合同管理是涉及面广、日常事务繁杂的工作。为了使合同管理有条不紊地进行，应建立科学的合同履行保证体系。

1.实行合同责任制

合同是规定总任务的依据。合同的履行过程就是各部门完成本职工作的过程。因此，在合同履行之前，应认真进行合同分析，把合同责任具体地落实到各责任人和合同实施的具体工作上。首先，组织项目管理人员学习合同条文，熟悉合同的主要内容、各种规定、各种管理程序，了解合同责任和工程范围、各种行为的法律后果等，使各方面工作协调一致；其次，将各种合同事项的责任分解落实到各工程作业队伍，尤其对工程质量、技术要求、工期要求、消耗标准、各相关事件的关系以及各队伍的责任界限等要非常明确；最后，将合同责任制纳入全面经济责任制体系中，运用经济手段加以保证，在合同实施过程中强化经常性的检查、监督和评估、考核。

2.制定合同管理工作程序

为了协调好各方面的工作，使日常合同管理工作程序化、规范化，应制定以下工作程序。

（1）建立协商会议制度　合同履行过程中，各建设主体之间应定期或不定期召开协商会议，就计划执行效果、已完工作和后期工作，尤其是合同条款变更及变更措施等问题进行评价、协调并形成决议。对重大议题和决议应以会议纪要的形式记录下来，纳入合同文件。

（2）建立必要的工作程序　对于经常性的合同管理工作应建立制度化的工作程序，使相关人员有章可循。必要的程序包括图纸批准程序、工程变更程序、工程索赔程序、账单审查程序、设备材料及已完工程验收程序、工程问题联络报告程序等。

3.建立健全文档管理系统(www.daowen.com)

合同管理人员负责各种合同资料和工程资料的收集、整理和保存工作。这是一项非常烦琐和复杂、需耗费大量时间和精力的工作，往往容易被简化、粗化，尤其是工程原始资料如果收集、保存不善，就无法保持合同文件的可追溯性。建立健全工程项目建设合同管理的文档系统，要明确提出数据资料的标准化、及时性、全面性、准确性等要求，责任需落实到部门乃至个人。随着工程建设项目规模扩大、合同标的的日趋庞大，涉及合同的内容、条款日益复杂，传统合同管理手段和方法已经无法适应现代化大、中型工程项目动态管理的要求，需要以微机数据库系统为基础的合同管理。在数据收集、整理、存储、处理和分析等方面，要建立工程项目管理中的合同管理系统，以满足决策者在合同管理方面的信息需求，提高管理水平。

4.积极推行经济合同示范文本制度

推行经济合同示范文本制度，是贯彻执行《民法典》，加强经济合同管理，提高经济合同履约率，维护建筑市场秩序的一项重要措施。它一方面有助于当事人了解、掌握有关法律、法规，使经济合同的签订符合规范，避免缺款少项和当事人意思表示不真实，防止出现明显不公平和违法条款；另一方面便于合同管理机关加强监督检查，有利于仲裁机构和人民法院及时裁判纠纷，保护当事人的合法权益，保障国家和社会公共利益。

5.培养行文习惯

各建设主体之间的重要信息沟通均是合同文件的组成部分，应以书面形式进行。如果当时来不及形成书面文件，应在事后追补书面文件作为依据。这不仅是合同管理的要求，也是经济法律和工程控制的需要。在我国由于传统项目管理模式的惯性，致使许多合同管理人员仍习惯于口头协议，这是不符合市场经济体制和参与国际工程承包的要求的。合同管理人员及全体项目管理人员都应养成文字交往的习惯，尤其是合同双方之间的协商、意见、请示、指令等都应落实到书面形式上。

6.采用国际通用规范和先进经验

现代项目建设活动具有国际性特征。这就要求我国的项目管理者学习、熟悉国际工程市场的运行规范和操作惯例。国际咨询工程师联合会和欧洲建筑工程联合会在英国土木工程学会的合同条款基础上，于1957年制定了《FIDIC土木工程施工合同条件》（现行文本是2017年版）。美洲国家、中东国家和东南亚国家在开拓国际工程承发包市场中，结合本地区和本国客观情况，创造和总结出的项目合同管理的先进经验，对于完善我国投资项目合同管理制度和适应国际工程建设市场开发，会产生十分重要的作用。