理论教育 数字化办公新思路:无接触模式的开启

数字化办公新思路:无接触模式的开启

时间:2023-05-27 理论教育 版权反馈
【摘要】:音视频采集与传输故障、网络信号差等问题都会影响无接触办公效率。无接触办公代表着员工不能随时相互沟通,部分书面文件的签收还要去办公室盖章,这是在家里无法及时完成的。2.不是所有行业都适合无接触办公实际上,不是所有行业都适合无接触办公模式。4.企业和个人信息安全隐患无接触办公会让个人隐私和企业信息存在更多安全隐患。要想无接触办公能够可持续发展,企业要发挥其能动作用。

数字化办公新思路:无接触模式的开启

随着人们对智慧办公程序等数字服务的需求不断增加,数字技术会加速无接触办公模式转型落地。

2020年11月9日,北京字节跳动科技有限公司搬入了新的办公大楼——方恒时尚中心。但这并不是什么总部搬迁,因为字节跳动“没有总部大楼”。方恒时尚中心只是字节跳动在北京的办公点之一,而类似这样的办公点在北京还有38个。很多人不解,字节跳动为什么不像腾讯百度那样,将所有员工汇聚到一个总部大楼里。原因有两个,第一,该公司发展迅猛,员工增长的速度远远快过办公楼扩张的速度。国内外,字节跳动的人才遍布哪里,他们的办公地点就设置在哪里。尽管办公楼看似分散,但员工的沟通效率和工作效率却未降低。即便在新冠肺炎疫情期间,也有数万名员工长期居家办公,有业内人士评价,字节跳动是一家“生活互联网上的互联网公司”,从传统企业的“蜘蛛型组织”进化成为“海星型组织”,这种去中心化的组织几乎通过互联网就实现了全方位管理,其中就包括办公,他们研发出了“飞书”,据字节跳动的员工描述,如今公司90%的会议都是在飞书上完成。A员工与B员工很可能就在同一座城市相距不远的办公楼里工作,但也许他们一年也见不上几面。数字化的办公实践在字节跳动公司体现得淋漓尽致,也为其他企业在办公模式的创新上提供了新的思路。

就目前我国大部分企业的办公现状而言,若要完全实现“无接触办公”仍存在一些现实问题:

1.硬件设施滞后

硬件设施类的客观条件会影响无接触办公的质量。音视频采集与传输故障、网络信号差等问题都会影响无接触办公效率。随着用户的增多,网络宽带和云计算能力压力巨大,是否能够满足用户需求。无接触办公代表着员工不能随时相互沟通,部分书面文件的签收还要去办公室盖章,这是在家里无法及时完成的。

2.不是所有行业都适合无接触办公

实际上,不是所有行业都适合无接触办公模式。例如,咨询公司有很多业务需要面对面沟通商量,无接触办公不能满足此类需求。餐饮、酒店、建筑、制造等行业需要特定的工作场景,居家办公同样很难完成。(www.daowen.com)

3.工作和生活边界模糊

无接触办公需要我们有很强的自我管理意识,因为工作和个人生活界限变得相对模糊,缺乏工作氛围,影响员工的主动性和积极性。居家工作也容易产生一些心理问题或社交恐惧。

4.企业和个人信息安全隐患

无接触办公会让个人隐私和企业信息存在更多安全隐患。美国视频会议软件Zoom曾被曝光存在巨大安全漏洞。美国新闻网报道称,有些雇主在员工电脑里安装追踪软件,有些程序会在员工不知情的情况下随机记录员工的每一次按键,能够查看员工在会议时的状态。这种忽视员工隐私的行为会触及法律界限,导致员工与企业之间出现裂痕。

对于那些网络覆盖率较低的国家,无接触办公会很难落地普及,对于从未居家办公的人来讲,这种新型办公模式会对自己的工作和生活产生颠覆性的影响。疫情发展加速了全球经济向数字化过渡,但由于不同过家和地区的数字化发展程度不同,就有可能形成两极分化,在数字化技术强的地方越来越强,数字技术落后的地方将更加落伍。

要想无接触办公能够可持续发展,企业要发挥其能动作用。例如,为员工提供无接触工作的电子设备,定期线上视频、互动、开会,帮助员工找到归属感。对于能够提供无接触服务的供应商来讲,他们应该思考疫情过后如何将用户留下,在优化产品的同时找到新的利润点,把这种爆发式的红利转化为能够可持续发展的动力,才能更好地促进企业发展。

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