理论教育 商业发票的制作要求与注意事项

商业发票的制作要求与注意事项

时间:2023-05-27 理论教育 版权反馈
【摘要】:《UCP600》规定:商业发票必须在表面上看来系由受益人出具;必须做成以申请人的名称为抬头;必须将发票币别制作成与信用证相同币种;无需签字;商业发票中货物、服务或行为的描述必须与信用证中显示的内容相符。出口商领取信用证,确认无误后,即可开出发票。如果信用证规定了溢短装比例或增减幅度,则发票上显示的数量不超过规定的比例范围。

商业发票的制作要求与注意事项

一、商业发票的作用

商业发票(COMMERCIAL INVOICE)是卖方向买方开立的,凭以向卖方收取货款的发货价目清单,是装运货物的总说明,商业发票的内容包括商品的名称、规格、价格、数量、金额、包装,等等。《UCP600》规定:商业发票必须在表面上看来系由受益人出具;必须做成以申请人的名称为抬头;必须将发票币别制作成与信用证相同币种;无需签字;商业发票中货物、服务或行为的描述必须与信用证中显示的内容相符。

二、商业发票的缮制

对商业发票缮制和审核的主要依据是《UCP600》第18条和ISBP第57-66段。出口商领取信用证,确认无误后,即可开出发票。商业发票系出口商自行拟定,没有统一的格式,但基本栏目大致相同,分为首文、本文和结尾三部分。首文部分包括发票名称、号码、出口商的名称和地址、信用证和合同号、发票抬头人、运输工具等;本文部分包括唛头、货物描述、单价和总值等;结尾部分包括有关货物产地等声明、发票制作人签章等。

(一)商业发票的缮制如下(以样单3-1为例)

1.发票名称:通常在醒目位置标出INVOICE/COMMERCIAL INVOICE。除非信用证允许,否则不可提交“Pro-forma Invoice”(形式发票)、“Provisional Invoice”(临时发票)等类似名称的发票。

2.出票人(SELLER/ISSUER):填写出票人名称和地址。出票人一般为信用证的受益人,此处出票人名称必须与信用证中的受益人一致。如受益人是XYZ公司,制作发票时应印有XYZ公司的名称和地址或印有其名称内容。如果有汇票,发票上表示的出票人地址应与信用证要求的地址相同,发票签发人与汇票出票人为同一人。

样单3-1:商业发票1

小思考:如果XYZ公司是总公司,而货物由分公司ABC公司发运,发票用ABC公司的信笺制作,在发票上注明XYZ公司是否正确?

3.发票抬头(BUYER or TO:):此项通常与SWIFT中59栏一致,不管有无规定,发票应出具以开证申请人为抬头。但如果信用证明确规定发票抬头是申请人以外的另一方,应该照办,此时申请人并不是货物的最终买主,可能是买卖的中间人,应仔细阅读提单条款和发票条款。

此处需注意:发票抬头和提单抬头(提单收货人)之间没有必然的一致性,不必对照填写。

4.发票号码(INVOICE NUMBER):填写发票的号码,由出票人编写流水号

5.发票日期(INVOICE DATE):填写发票的出票日期。

6.信用证号码(L/C NUMBER):填写相关信用证号码。

7.信用证开证日期(DATE):填写信用证的开证日期。

8.开证行(ISSUED BY):填写信用证的开证行名称。

9.合同号或订单号码(CONTRACT/SALES CONFIRMATION NUMBER)和日期(DATE):填写合同或销售确认书的编号及合同签署日期。

10.装船口岸/启运港(FROM):填写与信用证第44A、44B及/或44E、44F栏相一致的运输信息。

11.目的地(TO/):目的港。

12.运输工具(SHIPPED BY):填写预定的运输工具名称。

13.贸易术语(PRICE TERM):填写与合同和信用证相一致的成交价格术语。如果是贸易术语变形或贸易术语有附加条件也应按信用证规定在发票上注明;如果未对贸易术语的版本作出要求,则默认为现行版本,如果加上前一版本则不可接受。

14.唛头及件数(MARKS &NUMBERS):填写时遵从信用证第45A栏的规定,并与货物的实际情况一致。唛头由收货人、目的地、件号和件数以及有关参考号码组成。如“ABC CO./STOCKHOLM/SC8898/NO.1-88”,如果信用证未规定唛头,则出口人可自行设计;无唛头可填写“N/M”。

15.货物描述(DESCRIPTIONS):根据《UCP600》,发票的货物描述与信用证一致,但不必如同镜子反射,只要信用证所指的货物、价格及交货条件的细节都包括在发票之内即可。除非信用证允许,否则发票不可显示信用证没有要求的货物,包括样品、广告材料等。为避免单证不符,可在货物描述处加上“All other details are as per Sales Contract No...”。

16.数量(QUANTITY):填写与信用证相一致的数量,但不包括免费商品。如果信用证规定了溢短装比例或增减幅度,则发票上显示的数量不超过规定的比例范围。《UCP600》规定:当信用证在数量前用了约数的措辞“about”或“approximately”,出运的货物可有10%的增减幅度。

17.单价(UNIT PRICE):填写与信用证规定相符的单价(包括四要素),如果信用证对于单价有特殊要求,发票也应满足。发票显示了总金额和数量,没有注明单价,虽然可以计算出单价,但由于银行没有义务对单据所载的内容进行计算,仍可被视为不符点。(www.daowen.com)

18.总金额(AMOUNT):填写与信用证一致的总金额,如果数量有增减比例,总价做出相同调整。如果信用证有具体要求,则应严格依信用证的规定填写。如果信用证要求折扣和扣减,发票应在总金额中扣除。

19.其他填项:在实际业务中,信用证除要求一般的发票内容外,还要求在发票中证明其他的事项,如列明货物的FOB金额、税则号以及注明货物的原产地等。

20.签名(SIGNATURE):根据《UCP600》第38条规定,发票无需签字。但当信用证单据条款中要求“Signed Invoice”,这时发票就需要签名;要求“Manually Signed Invoice”时,发票必须是手签。一般由出口公司的法人代表或经办制单人员代表公司签名,并注明公司名称。

(二)缮制商业发票应注意的问题

1.商业发票份数必须与信用证要求的一致,并确保提交符合信用证要求的发票张数及正、副本。

2.信用证和合同中规定的“佣金(C)”不可以“折扣(D)”代替;发票上的货币与信用证一致;信用证若无特殊规定,发票不可以列入仓租、佣金、电报费等额外费用。

样单3-2:商业发票2

三、信用证中商业发票的条款示例

1.SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN ONE ORIGINAL PLUS 5COPIES.

已签字商业发票一份正本五份副本。

2.5%COMMISSION TO BE DEDUCTED FROM THE INVOICE VALUE.

发票金额中要扣除5%的佣金。

3.COMMERCIAL INVOICE IN OCTUPLICATE,SHOWING BREAKDOWN OF CIF VALUE.

商业发票一式八份,显示CIF价值的细目。

操作提示:受益人在发票上应把FOB价值、运费、保险费用详细列出,要注意拆分后的价值加总后和CIF总值相符。

4.SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN TRIPLICATE CERTIFYING THAT GOODS TO BE OF CHINESE ORIGIN.

已签字发票一式三份证明货物原产地为中国。

操作提示:此条款需要受益人在发票表面作出证明:WE HEREBY CERTIFY THAT THE GOODS ARE OF CHINESE ORIGIN.要将原信用证中“TO BE OF...”改为“ARE OF...”。

5.INVOICE TO BE LEGALIZED BY ANY ARAB EMBASSY OR CONSULATE.

发票须由任一阿拉伯使馆或者领事馆做认证。

操作提示:信用证中如有CERTIFIED、ATTESTED、LEGALIZED BY EMBASSY就要求做领事认证,中东的信用证中经常会有此要求。在我国,做领事认证通常可以要求当地贸促会代办,受益人应控制好时间。

1.信用证规定出运10辆轿车,未对备用轮胎予以描述。发票上货物描述部分是否可以显示“10辆轿车;10只备用轮胎”?为什么?

2.为了避免出现不符点,有人认为“只要原样照搬信用证条款就一定单证相符”,对吗?试结合单证谈谈理由。

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