外贸单证实务是随着国际贸易的发展而发展的。在货币出现之前，贸易活动主要是由“物物交换”来实现的。货币出现后，贸易活动转而以“货物—货币—货物”的形式体现，贸易方式主要以货币结算为主。但是在国际贸易中这种结算方式存在很大的缺陷，由于国际贸易的买卖双方相距遥远，以及国际贸易本身的复杂性，像国内交易那样实现货物与货款的同时对流和结算是难以实现的。一笔国际贸易业务的完成，除了买卖双方的参与外，两国的海关、银行、保险公司、商检机构、运输公司等多个单位均涉及其中，期间还要经历合同的洽谈、货物的准备与装运及货物的提取和结算等一系列环节，承受一系列的风险。于是，单证业务便应运而生。国际贸易货物的买卖便转化为单证的买卖，卖方交单意味着交付了货物，买方付款收单则意味着完成货物的交易。这样，货物与货币的交换进而转化为单证与货款的交换。商品货物的单证化，使得国际贸易活动完全可以通过单证交换来实现，从而有效地避免直接由货物与货币交换带来的风险和不必要的麻烦。随着国际贸易活动的不断发展，单证交易逐渐成为主要的结算方式，单证与货款的对流原则也成了国际贸易中商品买卖支付的一般原则，商品交换单证化为国际贸易商品的货权让渡和转移提供了极大的便利性和安全性。

为了熟悉和掌握外贸单证实务，必须对“单证”概念作进一步的了解。从词源学上来看，“单证”（Documents）一词源自拉丁文“documentum”，意指正式文件，含有证明、证据的意思。也就是说，单证是用来证明或者证实某项交易活动或商务活动的正式文件，包括信函、收据及其他书面文件。例如，在国际贸易中，提单（Negotiable Bill of Lading）指的是承运人已接管货物和货物已装船的货物收据，即“运输货物所有权的凭据”（proof of ownership of a shipment），承运人保证凭以交付货物和可以转让的物权凭证，贸易商可以通过在提单上背书交付来转让货物的物权；商业发票（Commercial Invoice）是在货物装出时，卖方开立的凭此即向买方索取货款的价目清单和对整个交易和货物有关内容的装运货物的总体说明，即“某一特定销售的说明”（evidence of the particulars of a sale）；原产地证书（Certificate of Origin）就是出口国的特定机构出具的用以证明其出口货物原产地或制造地为该国家（或地区）原产的一种证明文件（proof or evidence of the country of origin of goods）；商品检验证书（Inspection Certificate）是指对进出口的商品的质量、规格、数量、重量、残损等所进行的检验、鉴定和监督管理，检验机构对进出口商品进行上述这些项目进行检验、鉴定后签发书面证明文件（reassurance of the quality／quantity of goods in a shipment）。

简而言之，外贸单证就是在对外贸易中所涉及的各种单据、证书与文件。外贸单证的含义有广义和狭义之分，广义的外贸单证是指在国际贸易中处理进出口货物交付、运输、保险、检验检疫、报关、结汇使用的各种单据、文件与证书的统称。狭义的外贸单证通常指用于结算的单证，特别是信用证支付方式下的结汇单证，即单据和信用证。(www.daowen.com)

近年来，单证作为正式文件的定义已被延伸，即无纸化单证，也叫电子单证。电子单证利用电子数据交换（Electronic Data Interchange，简称EDI）技术传输、处理单证数据。电子数据交换（EDI）就是指有关当事人按照协议或规定，用约定的标准，编排有关的数据，通过计算机向计算机传输业务往来信息。