1.国外展览会选择

赴国外参展是企业迈入国际市场的有效渠道。在选择国外展览会之前，首先要明确参加国际展览会的主要目的，即参展目标。是通过国际展览会平台结识更多国外客户，逐步打进国际市场；还是树立企业形象，宣传企业；抑或是通过观摩学习，了解行业内最新发展趋势或新技术。根据企业不同的参展目标，对国外展览会的选择应有所侧重，要根据企业参展目标，结合企业实际选择合适的国外展览会，达到参展效用最大化。

首先，企业在参展前要做市场调查，明确以下几个问题：要送展的产品在展览会即将举办的国家或地区有无潜在市场？如果收到订单，履约有无困难？能否迅速组织到需要的货源？在运输、出口等许多方面是否需要预先作安排？本企业产品若销往该展览举办地区或国家需交纳什么样的税？税会不会太高？调查结果如果显示市场有需求，但不是很大，倒不如直接与需要的企业联系，没有必要花费大成本参加展览会。

其次，根据参展企业所在产业，选择合适的展览会类别。选择参加分类明晰、专业性强的专业展。专业展览会可以是汇集某一产业上下游相关领域的综合性专业展，例如世界三大汽车零配件展览会之一的法兰克福汽车零配件展，展品内容包括汽车零部件、汽车电子产品、汽车配件及附件、汽车维修及检测设备、汽车养护用品及喷漆用品和设备与汽车相关的各类附属产品。此类展览会既专业，涵盖内容又广，参展企业同时也可以是潜在客户，因为国际化程度高，近80%的参展商来自德国以外，可以接触到来自全球的买家，大大增加企业商机，有利于促进贸易成交。此外，还有一种细分类专业展，此类展览会规模不一定很大，但集中度高，来展览会的观众都是此领域的专业买家，参加此类展览会目标市场更明确。

在确定展览会类别后，参展企业要尽可能多地了解展览会资料。内容包括展览会覆盖的地区有多大，影响如何；展览会的办展历史、规模、影响力、专业观众人数、展出内容（每届主题）、举办周期、地点、参展者的构成等；展览主办方的资质及上一届展览会的总体情况，展览会预订场地的费用、时间安排等。了解内容越充分，选择正确的命中率越高。

2.出展方式选择

企业国内参展大多是与展览组织者直接联系，申请摊位，签订合同，也有少部分与代理商联系，通过代理商参加展览会。

企业出国参展方式相对比较复杂，中国最早出国参展始于20世纪50年代，企业没有权利直接申请出国参展，必须通过中间组织，组团出国参展。当时中国唯一有组团出国参展资格的机构是中国国际贸易促进委员会，代表国家组织企业出国参展，这是在计划经济模式下的出国参展。

随着改革开放和中国市场经济的发展，从20世纪90年代开始，越来越多的企业希望能够通过出国参展，找寻更多的商业机会。与此同时，随着出国参展的审批制度逐渐放开和外贸制度的改革，出国参展正在以更多样化的形式进行，可以是通过有资质的代理机构组团出展，也可以是参展企业与国外展览会组织者直接联系，自行出展。

（1）组团出展

所谓组团出展就是企业通过中间代理机构在国内组团的方式，以国家团队的形式参加国外展览会。中间代理机构的业务不仅包括向参展企业销售目的地展览会的展位，还包括提供参展企业人员签证、国外食宿行安排、展品运输等服务。

目前国外展览会在国内的代理机构已不局限于中国国际贸易促进委员会，只要那些有组展出国资质的代理机构，都可以为中国企业办理出国参展业务。目前国内企业，尤其是中小企业出国参展，更多的还是以组团出展的形式进行。

除了国内代理公司，越来越多的国外大型展览公司在中国设立分公司，德国的一些著名展览公司如汉诺威展览公司、慕尼黑展览公司、杜塞尔多夫展览公司等，纷纷在上海和北京设立分公司，这些分公司的业务除将德国总公司的展览会品牌移植到中国开拓新市场外，也开展组团出国参展的业务，而组团出展的目标市场就是总公司在德国举办的展览会。例如每年德国汉诺威工业博览会（Hannover Messe）中国地区组展，都是由汉诺威中国有限公司负责。

国外大型展览会在中国开展业务不只一家代理机构，往往通过几家代理机构在国内招展、组展。但也有例外，一些国家为了便于管理，采用独家代理权的方式，在特定的国家组展。所谓独家代理权，是指企业想参加某个国外的展览会，只能通过该展览会组织者在本国指定的代理商办理各项手续，不能直接与展览会组织者联系。例如日本的一些展览会，在中国招展就采用独家代理的方式，选择一家中国代理机构，办理所有中国企业出展手续和相关事宜，如果哪家企业试图与日本的展览会组织者进行直接联系洽谈，所有的资料都会被退回国内的这家独家代理机构，必须由该机构为企业办理出展。

目前政府相关部门也意识到企业组团出展的大量需求，鉴于组团出展市场的许多不规范情况，为切实保护参展企业和组团单位的利益，中国国际贸易促进委员会于2002年出台了《关于对大型出国经贸展览活动加强管理的实施意见》，2007年出台了《大型出国经贸展览活动管理办法》，对中国企业出国参展作出规定。

尤其是2007年出台的《大型出国经贸展览活动管理办法》中明确规定了今后凡是参加同一个展览会的组团单位之间必须成立组委会，这将作为参加大型国际展览会的一个必要条件。组团单位成立的组委会并不是一个常设机构，而是针对某个展览会的临时组织。组委会的作用在于在参展之前落实参展方案，统一分配参展摊位，制定价格，确定设计装修风格，负责对外运输，对外宣传。如果出现问题，也由组委会统一协调解决，可以避免许多问题。

在中国会展市场快速壮大的背景下，近年来国外许多大型展览公司已经进入国内市场，在北京、上海，广州等地设立分公司、办事处、独资公司等办事机构。一些外国展览公司在与中国企业联络、拓展业务时，往往利用自己掌控的展览会和展位，提出一些不平等的条件，有的把价格提得很高，有的要搭配一些带有歧视的条款。而国内一些企业或者由于信息不对称，或者出于一己之私利，接受他们的条件，受到不公平待遇，客观上也损害了其他参展企业的利益。

针对这种情况，《大型出国经贸展览活动管理办法》规定，展览会中方参展事宜统一由组委会出面协调，各成员单位不得自行与国外展览公司在中国设立的子公司或办事机构联系，不得接受国外展览会主办方强加给中方组团单位的任何歧视性条款。规定的目的是为了维护公平竞争，要求国内出展单位统一组团，一致行动，抵制不公平的条件，有效避免利益被外国公司拿走的情况发生。而如果某个企业私自接受了不公平的条款，按照办法规定，中国国际贸易促进委员会将对其进行处罚，以维护整体利益和市场秩序。

在该管理办法中，将拉斯维加斯国际汽车零部件展览会、法兰克福国际汽车零部件及设备展览会等9个展览会列入要求实行组委会制管理的名单。具体名单如下：

• 拉斯维加斯国际汽车零部件展览会；

• 拉斯维加斯国际礼品及消费品展览会；

• 拉斯维加斯春季国际鞋业展；

• 拉斯维加斯秋季国际鞋业展；

• 国际五金工具展览会（原芝加哥五金工具展览会）；

• 纽伦堡春季国际玩具博览会；

• 法兰克福国际汽车零部件及设备展览会；

• 科隆应用天地国际博览会（原科隆五金工具国际博览会）；

• 巴黎汽车零部件及工艺装备展览会。

列出这9个展会，是因为这些都是国际较知名展览会，操作比较规范。国内企业参加这些展览会较多，且国内各参展单位之间不易协调统一，容易出现问题。特别是这些国外知名展览会对知识产权保护要求较高，需要在参展之前作好工作，注意知识产权保护问题。参展企业在决定参加此类展览会时，对相关法律法规要有所了解，避免不必要的损失。

（2）自行出展

通过中间代理机构组团出展虽有很多便利之处，但也存在一些不利因素。首先，通过组团出展，参展企业展位选择面小，可选择的多是标准展位，很少有特装展位。对于那些处在发展上升阶段、出展要求高的中型企业，标准展位不能满足企业参展目标的需求。其次，以组团方式出展，展位在展馆内的位置也受到限制。组团出展的展位一般都是以国家团的形式，聚集在展馆内的特定区域，也就是说中国企业如果通过组展的方式出展，在展览会现场的邻近展位都是中国企业，这样特色不显著，不利于与国际买家交流，且邻近大都是中国同类企业，同质竞争也将更激烈。

在权衡组团出展的利弊后，越来越多有实力的企业，选择直接与主办方联系的方式，自行出展。与组团出展相比，自行出展的灵活性大、选择面广，但同时需花费更多的人力、物力，并且需要专业人士负责组织、策划、参展等一系列专业性很强的工作。

企业参加国外展览会自行出展的主要流程与国内参展大体相似，但在一些重要环节如展品运输、报关、翻译、产品商标及专利、参展人员签证等具体事务要特别注意。

①展品运输。如果是企业自行出展，为确保展品能准时、安全地运送到展馆现场，建议委托展览会组织者推荐的物流公司办理运送。因为这类公司是经过展览会组织者招标产生的，有丰富的展品海外运输经验，在专业质量方面有保障，对展览会举办国当地的情况也比较了解。

②展品报关。展品国外参展与国内参展最大的区别在于展品的进出口报关。参展企业在展品选择的时候就应当考虑展品是否需要回运，这不仅涉及物流成本的计算，更关系到报关类别的选择。如果展品不计划回运，在展览会举办地销售或者赠与买家作为样品，可以按照一般出口报关，中国目前一般出口报关都免关税；如果展品价值较高，不宜销售，参展企业就要考虑是否需要使用ATA单证册，其好处是两次进出口手续一次办理，但保证金较高，产品要严格按照产品名录清点运回。报关业务的办理，大型公司都有专门的报关员，中小型公司可以委托报关行办理。出国参展展品除在报关方面需特别注意外，一些国家和地区对有些产品有进口限制。与进口限制相关的常见法律法规有《中华人民共和国野生动物保护法》、《中华人民共和国进出境动植物检疫法》、《中华人民共和国食品卫生法》等，企业在进行展品出口时，特别要注意展品或展品所使用的材料是否符合国际公约，是否为禁止出口商品，是否需要办理特别出口许可证。

③展品商标及专利。大型国际展览会对展品的商标及专利都有严格规定，不仅包括参展产品本身的商标和专利权，还包括产品使用的某项技术的专利权。例如生产MP3的企业，在欧洲参展都要向特定的专利权代理公司缴纳MP3中MPEG-2音频专利的专利使用费。费用虽然不高，但参展企业如果疏忽的话，直接导致的后果就是，被侵犯专利的企业有权利向展览会举办地法院申请临时禁令，查封参展企业的展台。一旦发生这样的纠纷，参展企业不仅参展成本全部损失，更失去了与更多国际买家洽谈的机会，也损害中国企业的形象。

④翻译。事先了解展览会举办地的官方语言和常用语言，例如在德国参展英语是通用语言，但德国人对德语更亲切，参展企业若想打开德国市场，吸引德国买家，可以聘请德语翻译。

⑤参展人员签证。目前除了因公护照的办理，因私护照都是由当事人到展览会举办国的领事馆进行签证申请。各个国家的签证申请有所不同，在申请之前要详细了解，材料准备充分，如果需要预约要及早办理，以免延误出展日程。

⑥参展行程。合理安排参展行程，预定好当地酒店，了解交通情况。国外大型展览会举办期间，酒店很难预定，例如汉诺威工业博览会举办期间，当地酒店很早就定满，且价格是平时的几倍，更多的参展企业选择入住普通民宅，但费用也不便宜。如果是参加此类大型展览会，一定要提前解决住宿问题。此外有些企业参展之前，会顺便拜访一下当地的客户，酒店预定的日期要选择好，一般是在展览会开幕前2～3天抵达，不仅有充裕时间拜访重要客户，也能及时与展品物流企业、展台搭建服务商、展览会组织者取得联系，协商参展各项事宜。

3.代理机构选择

组团出展最重要的一项内容就是组团代理机构的选择，重点是鉴别代理机构是否具备组团出展的资质和能力。出国参展企业首先要考察该出展项目是否具有商务部和中国国际贸易促进委员会颁发的正式批文，是否符合《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》中相关资质审批的规定。

同时，出国参展企业还要考察该代理机构是否有组团出展的经验。组团出展的机构，最好有相关的政府背景，比如获得了当地外经贸委、贸促会等方面的相关支持。有些国外的展览会在中国往往不只有一家代理机构，而是几家代理机构共同销售展览会的展位，一般而言，实力越强的代理机构拿到的展位位置越好，且提供的相关服务更专业，当然费用也相对较高。

代理机构不仅仅是向参展企业销售展位，还包括参展人员签证、参展人员行程安排等一系列其他服务，尤其是对那些首次出国参加展览会的企业，代理机构提供服务质量的好坏，关系到能否顺利出展，以及参展能否取得成功。出国参展企业在选择代理机构时，不能仅从费用高低考虑，还要根据代理机构的实力和口碑综合参考决策。

4.出国参展套餐选择

以代理商组团方式参展，代理商会向出国参展企业提供套餐式的选择，包括展品运输、人员商旅活动办理、标准摊位搭建等，出国参展企业只要支付一笔费用，就可以以套餐的方式解决所有问题。

组团套餐既可包括所有项目，也可自行搭配。例如出国参展企业可以选择租赁展位和标准展位搭建，而展品运输和人员商旅活动自行办理，这主要是根据企业的参展目标和经济实力来决定。

5.其他步骤

出国参展的其他步骤，包括参展现场管理、撤展及展后跟踪等，都与国内参展并无太大区别。其中需要注意的是展品的处理。一些企业为了节省运输成本，简化出口办理手续，往往展品不回运，在展览会现场直接销售。但国外许多大型展览会，特别是德国的展览会是禁止展品在现场销售的，违反规定将受到处罚。参展企业若想处理展品，事先要向有关方面咨询。

附录　大型出国经贸展览活动管理办法(www.daowen.com)

第一章 总则

第一条 为了加强对大型出国经贸展览活动的管理，根据《国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的函》（国办函〔2000〕76号）以及新修订的《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》（贸促展管〔2006〕28号）文件精神，制定本办法。

第二条 大型出国经贸展览活动是指经中国国际贸易促进委员会（以下简称贸促会）批准有两家或两家以上组展单位参加同一展览会且参展规模较大的出国经贸展览活动。

第三条 贸促会展览管理办公室负责组展单位开展大型出国经贸展览活动的监督和管理工作。

第二章 总体要求

第四条 各组展单位应严格按照《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》（贸促展管〔2006〕28号）的要求开展各项大型出国经贸展览活动，并遵守以下规定：

（一）维护国家形象和整体利益，遵守有关外事纪律，加强协调，统一行动。

（二）遵守赴展国有关办展活动和展品管理的相关法规。

（三）严禁假冒伪劣、侵犯知识产权的商品参展。

（四）注重参展实效，防止片面追求参展规模。

（五）禁止竞相压价、恶性竞争，维护和创造规范有序的出展经营秩序。

（六）统一展位设计风格，突出中国参展的整体形象。

（七）统一对外宣传，统一向我驻外使领馆汇报筹展和参展情况，并在我驻外使领馆的领导下，就可能出现的“台湾独立”、“两个中国”、“一中一台”等政治问题、“法轮功”问题和知识产权纠纷问题统一向博览会当局和有关方面进行交涉，妥善加以解决。

第三章 组委会制管理

第五条 根据有关展览会的特点以及各组展单位的实际参展情况，对部分大型经贸展览活动实行组委会制管理。

第六条 实行组委会制管理的展览会（以下简称“组委会制展览会”）名单：

（一）拉斯维加斯国际汽车零部件展览会

（二）拉斯维加斯国际礼品及消费品展览会

（三）拉斯维加斯春季国际鞋业展

（四）拉斯维加斯秋季国际鞋业展

（五）国际五金工具展览会（原芝加哥五金工具展览会）

（六）纽伦堡春季国际玩具博览会

（七）法兰克福国际汽车零部件及设备展览会

（八）科隆应用天地国际博览会（原科隆五金工具国际博览会）

（九）巴黎汽车零部件及工艺装备展览会

第七条 贸促会展览管理办公室可根据各展览会未来发展情况对组委会制展览会名单作适当调整。

第八条 组委会制展览会由已获贸促会批准该项计划的组展单位组织实施。未经批准，组展单位不得私自组团参加组委会制展览会。

第九条 贸促会展览管理办公室可根据组展单位实际工作情况，对组委会制展览会的组织实施单位作适当调整。

第十条 参加同一组委会制展览会的各组展单位应联合成立组委会（名称为“×××展览会中国组委会”）。

第十一条 各组委会应建立由成员单位分工合作的工作机制，并推选一家成员单位作为牵头单位，具体负责有关联络和协调工作。

第十二条 各组委会应严格按照本办法第四条提出的总体要求开展工作，并遵守以下规定：

（一）制定组委会章程及其实施细则。

（二）每年至少召开一次由全体成员单位参加的会议，讨论决定有关参展事宜。

（三）尽可能统一申请并合理分配展位。

（四）协调各成员单位的展位收费标准，避免不合理收费或压价竞争现象发生。

（五）确保各成员单位的展品安全及时运抵展览会现场。

（六）规定各成员单位组织展位数量的最低限额。

（七）展览会结束后两个月内对组委会工作进行认真总结，并以书面形式报贸促会展览管理办公室。

第十三条 组委会制展览会中方参展事宜统一由组委会出面协调，各成员单位不得自行与国外展览公司在中国设立的子公司或办事机构联系，不得接受国外展览会主办方强加给中方组团单位的任何歧视性条款。

第十四条 参加组委会制展览会的各成员单位自行报批展览计划。在报送人员复核时，还应提交经组委会讨论通过的办展实施方案。该方案包括以下内容：

（一）中国展位分布情况。统一申请展位的，提供各成员单位展位分配方案。（二）展位设计及施工方案。

（三）保护知识产权工作方案和国外突发事件应急处理预案。

第四章 罚则

第十五条 对违反本办法规定的组展单位（含组委会成员单位和其他组展单位），一经查实，贸促会展览管理办公室视情况对其作出警告、通报批评、不予批准第二年该项计划等处理。情节严重的，对其参与的其他大型出国经贸展览会计划一律不予批准。

第五章 附则

第十六条 本办法自印发之日起施行。贸促会于2002年3月20日印发的《关于对大型出国经贸展览活动加强管理的实施意见》（贸促展管〔2002〕19号）同时废止。

第十七条 本办法由贸促会展览管理办公室负责解释。