展览会现场管理是展览会开幕至闭幕整个时间段的工作过程，是企业参展工作最重要的阶段，也是企业实现参展目标最关键的阶段。贸易型展览会展期一般3～5天。消费型展览会展期相对长一些，但一般也只有5～7天。如何在短短的几天时间里，实现企业参展目标，让所有工作有条不紊进行，关键是对参展人员实施展览会现场工作的有效管理。

在展览会现场工作的人员也称展台人员。展台人员的工作内容包括客户工作、公关联络、活动组织和展台维护。

1.客户工作

客户工作是展览会现场最重要的工作。企业参加展览会无论是基于销售目的、新品推广目的还是企业形象建立目的，其目标对象都是客户。只有很好地进行客户工作才能达成企业参展目标，完成参展任务。参展目标虽有所侧重，但客户工作的内容大体一致，分成客户接待、洽谈推销和信息搜集记录。

（1）客户接待

参展企业的客户分成两类，一类是企业预先通知并邀请参加展览会的客户，进一步可细分为普通客户和VIP客户（重要客户）；另一类是展览会主办方邀请联系的客户，这类客户有的能成为企业的潜在客户，有的则是普通观众。展台人员针对不同客户的接待工作既要保持一致的良好态度，但也要区别对待。精神饱满、态度热情是展台人员接待客户的基本要求，既不能忽视VIP客户，也不能因为是普通观众而有所怠慢。同时展台人员还必须具备一定的产品专业知识。虽然展台人员的职业背景不同，有的是销售人员，有的是技术人员，还有的是新进员工，但对于观众客户提出的问题都要求能够尽量回答。如果遇到专业性很强的问题，应当请专业技术人员给观众客户回答，展台人员不能以“不知道”或“不了解”为由，拒绝回答观众客户的问题。因为一次简单的拒绝有可能就错过一次机会。积极主动，也是展台人员应具备的重要素质，不能等待客户上门，而要一看到客户进入展台，或靠近展台，就应当主动上前询问，了解客户的需求。

（2）洽谈推销

对于那些对企业表示出兴趣的客户，或是参展企业事先邀请的客户应当将其引入展台的洽谈区域，这是客户接待工作的重要内容。如图6.3所示，在法兰克福旅游交易会现场国际大会与会议协会（ICCA）的展台交流洽谈区域，展台工作人员与客户正在进行热切的交流沟通。

图6.3　展会现场洽谈

洽谈推销的内容包括企业产品或服务的推销、企业情况介绍等。有效的推销能使现有客户对产品或服务产生兴趣，激发购买意愿；提高潜在的客户对企业的认知度，产生信任，增加对产品或服务的选择倾向。

展台的洽谈推销过程是企业参展人员掌握客户购买心理变化、诱导客户采取购买行为的过程。所以推销洽谈的步骤、方法或技巧都要以客户心理变化过程为基础逐步展开。客户购买的心理过程大体分为5个阶段，包括注意、兴趣、欲望、记忆和行动。展台人员在向客户洽谈推销，要遵循这一发展规律，逐步诱导。第一步要引起客户对产品的注意，可以通过展台的布置、展品现场演示或是产品试用等各种方法，使客户对产品产生兴趣，想进一步了解和熟悉本企业的产品；然后，加紧启发客户对产品的需求，激发客户的购买欲望，同时树立企业的信誉，让客户牢牢记住；最后，采取一些措施，如许诺提供增值服务，或现场签单能获得优惠，促使客户决定购买。当然在参展现场客户不一定会马上下订单，可能是签署销售意向合同，或口头达成购买协议，这就需要企业参展人员在展览会结束后进一步联络进行后续工作。

（3）信息搜集记录

展览会作为信息集散地的功能得到越来越多的关注。企业在展会期间的调查，不仅可以搜集到竞争者的信息，还可以收集更新客户的信息，更新完善的客户数据库，为企业的下一步发展提供决策依据。对客户的信息搜集方法主要有名片收集、洽谈记录以及展览会主办方数据库。名片收集是展览会上搜集客户信息最简单最直接的方式。展览会现场十分繁忙，如遇到展会高峰期，客流众多，展台人员应接不暇，收集客户名片是最快最方便的方法。但通过收集名片记录信息也有不足之处，首先名片上展示的信息内容不够多，此外一次参展企业会收集很多名片，可能到最后难以分清谁是谁。

收集客户信息的另一种方法就是展台人员与客户洽谈时作好访谈记录，访谈记录内容包括客户名称、公司背景、产品要求以及对参展企业有无购买意向等内容，访谈记录不用非常详尽，但要求展台人员在与客户洽谈的过程中完成，及时分类整理，并能在展览会结束后进一步分析这些资料，做好展后工作。

除展台人员在展台现场搜集信息外，展览会主办方也会建立相关的客户信息数据库，参展商可以向主办方索要这些信息数据以补充自己的客户数据库。(www.daowen.com)

2.公关联络

展会现场参展企业能参与开展的公关联络活动包括展览会开幕式、新闻发布会、新闻中心联络、各类会议的主办与参加以及评奖活动。参展企业在展览会现场积极地开展公关联络活动，不仅能有效地宣传企业和产品，更能向公众树立良好的企业形象。

（1）展览会开幕式。展览会开幕式的策划与组织虽然是展览会主办方的事情，但展览会开幕式都会邀请业内的重要人物或政府官员出席，在宣传效果上能引起媒体广泛的关注。此外展览会开幕式的另一项重要活动是邀请重要人物到展台参观，这就给参展商提供了一个很好的展示自己、宣传自己的机会。展台参观路线由主办方事先安排好，为争取更多的宣传机会，参展商可以与展览会组织者通过协商沟通，努力将自己的展位加入参观路线，并通过重要人物到本企业展台参观而使本企业引起媒体的关注。

（2）新闻发布会。参展企业在展览会现场组织新闻发布会，将新闻传播运用于企业参展宣传，利用新闻报道的形式向社会传递企业产品和展示活动的信息，为企业树立良好的社会形象制造舆论声势，这是企业参展公关活动一个比较好的选择。一次新闻发布会的策划、组织和实施是一个系统工程，尤其是现场实施阶段，参展企业要事先落实各项安排，确定出席新闻发布会人员，预先与各新闻单位联系，确保新闻发布会当天有足够的媒体参加。此外现场接待时，企业更要配备充足人员，分工负责展台介绍和现场产品、技术的展示，这些活动须事先计划好程序和路线，由专人引领、专人演示、专人讲解。向媒体制造新闻热点，扩大宣传效果。

（3）新闻中心联络。除参展企业自身联系新闻媒体进行宣传外，展览会组织者在展览会现场也专门设有新闻媒体办公室——新闻中心。展览会组织者会联系多家新闻机构在此办公，随时发布与展览会相关的新闻内容。新闻中心组织的一系列新闻宣传和活动，大都与参展企业密切相关，例如专题新闻稿、参展企业新闻稿、活动新闻稿，新闻资料袋、产品报告会等。参展企业要有效利用新闻中心这个平台，及时、准确地把自己的产品信息、活动信息等撰写成新闻稿，送到新闻中心，通过新闻中心对外发布。

（4）会议的主办与参加。展览会期间一般会有许多会议同期进行，包括研讨会、报告会、交流会等。会议的参加者多是本行业的企业和专业观众，因此参加会议、主办会议是参展企业向专业观众和同行进行宣传的直接而有效的手段。会议丰富了展出的内容，也可以成为展出内容的一种补充，更重要的是会议吸引的观众往往是一些在企业里有影响力的决策人物，这对于实现企业参展目标有重要作用。与新闻发布会一样，会议的主办也需要事先详细策划、现场协调管理，并积极与展览会主办方沟通，争取主办方的支持，确保会议顺利进行。

（5）评奖活动。评奖活动由展览会组织者举办，评奖内容包括参展企业的展品、设计等。评奖团成员往往会邀请业内专家或行业领导担任。评奖的流程一般是，展览会组织者在展览会开始前把评比规则告知所有参展企业，参展企业自愿报名参加，并提供参加评比的展品和技术的详细介绍说明。通过参加评奖，获得相应的奖项是参展企业宣传自己的一个很好方式，参展企业应当积极参加，充分准备。

3.表演活动组织

参展企业在展览会现场组织表演活动不仅可以调动气氛、丰富展出内容，也有助于强化展出效果。

展览会现场的表演活动大致分两类，一类是围绕产品展开的演示活动，例如网络游戏展，参展商邀请演艺人士，扮演游戏中的人物，表演宣传游戏产品本身；另一类，是纯粹的娱乐性表演，目的是吸引观众，在短时间内汇聚大量观众流，形成浩大的声势，包括把马戏团邀请到展台现场，展台上进行空中飞人的表演，邀请艺人登台演出等。

两类活动因为形式、内容以及目的不同，现场管理的方式也不同。产品演示类活动的管理相对简单，如果展台操作人员是本企业员工，要保证机器或产品能顺利运行。娱乐性表演管理相对复杂，表演活动在展馆内影响范围广，在短时间内人流的迅速聚集，不仅会对展览会总体安排造成影响，周围展台也会受到影响。如果同一时间，两个相邻展台举办表演活动，不仅会分散表演效果，也不利于管理。因此参展商的表演活动，不仅要事先与展览会主办方协调好时间、地点、人流疏散等具体工作，在表演现场更要注意安保问题。

4.展台维护

展台在搭建交付使用前是经过清洁和整理的，展品都摆放在适当的位置。然而经过展览会期间大量的人群涌入和观众参观，展台环境不可避免会遭到破坏。展台环境的好坏直接关系到客户对参展企业的印象，因此为确保展台保持清洁的环境，参展人员要对展台进行时时刻刻的维护工作。

展台维护工作首先是展台清洁工作，保证展台的地面、墙面干净整洁。可以雇佣专业的清扫人员，也可以安排本企业的展台人员轮班打扫。

除清扫工作外，展台维护工作很重要的一点是展品要始终摆放在指定的位置。客户对展品发生兴趣，会触摸展品或移动展品，这一般是允许的。展台人员除要热情地向客户介绍展品、回答问题外，不要忘记在客户放下展品后将其摆放到原来的位置，确保展台的整齐美观。

参展企业有时会在展台内摆放鲜花和绿色植物美化环境。所摆放的鲜花是向展览会主办方指定的服务商购买，需要注意的是鲜花虽能起到装饰效果，但展期如果较长，在此时间内鲜花容易枯萎或看上去不新鲜，此时展台人员要注意时常更换鲜花，因为枯萎或不新鲜的植物非但不能起到美化展台的作用，相反还会给参观展台的客户留下不好的印象。展台内的盆栽绿色植物可以向服务供应商租赁，盆栽植物耐受性相对好，因此更建议参展商租赁植物，不用天天更换，减少麻烦。