展览会主办方一般要求参展人员在展览会开幕前2～3天抵达展览会举办地，此时是展览会进场布展阶段。在此阶段参展企业应首先与展览会组织者取得联系，签到并领取包括进门许可证在内的各类证件，接下来参展企业再与事先联系的服务供应商陆续进场完成合同签订的内容，包括展台搭建、展台布置、展品抵达、确认和外包展台人员安排等工作。

1.证件办理

为便于管理和身份证明，展览会组织者会印制一些证件，包括参展商证、参观证、工作证、保卫证、车辆通行证、布/撤展证等。只有领取了相关的证件作为有效凭证，工作人员才能出入场馆。

与企业参展直接相关的有参展商证和布/撤展证。参展商证是企业参展工作人员进门的凭证，办证的数量按展位面积分配，标准展位在签订合同时，展览会主办方会标明提供多少证件，如果参展人数超出，需要参展商与展览会组织者协商，或交付一定的费用增发证件，或是采用其他办法增发证件。参展证办理一般是在开展前1～2天，参展商到展览会组展处登记领取，参展商证是参展企业进入场馆的有效通行证，因此参展团队要在开展前尽快领取，保证可以顺利进馆。

布/撤展证由参展企业雇用的搭建施工单位领取，搭建施工单位必须持营业执照复印件、施工人员身份证及参展企业开具的介绍信等相关资料到现场服务台办理，办证数量按照搭建展区面积比例确定。布/撤展证虽然是搭建施工单位办理领取，但搭建工作是否能顺利进行直接关系到企业参展工作的开展，因此在这个过程中，参展企业要与搭建施工单位适时联系，确保施工人员能顺利领到布/撤展证，在计划时间内进场搭建。

除了参展商证和布/撤展证外，参展企业还可以根据参展合同约定，向展览会主办方申请领取参观证和车辆通行证。

2.展台搭建

展台搭建是一项技术要求高的综合性工程，相对于普通搭建有以下三个特点：

首先，展台搭建的结构要求高，展台虽属于临时性建筑，但往往要负荷较大的人员流动重量，对承重有一定要求，特别那些两层、三层的展台，楼上设有会议室，人员走动往来，对建筑的结构要求较高，要在美观的同时能承载一定重量。

其次，展台搭建还原性好，展台搭建人员要按照设计图纸最逼真地还原设计，包括颜色的逼真度、材质的视觉效果、图文排版等。前面章节已强调展台展示设计的重要性和内容，但真正要达到展出效果还得靠搭建来完成，设计得再好，如果搭建水平不够高，还是不能达到预想的效果。

最后，展台要求搭建速度快。展台搭建公司进场搭建时间有限，一般仅2～3天，即使国外的超大型展览会搭建时间最多也不超过7天。在这样短短几天时间里，要在保证质量的前提下完成几十乃至几百平方米的展台搭建工作，对搭建公司是一个不小的挑战。为节省时间，许多搭建公司采用材料预制的方法，将展台化整为零，拆分开来制作，到展馆内再将这些零部件拼装起来，可以节省一定的时间。

展台搭建虽然是由搭建公司完成，但展台在搭建过程中的协调、监督以及验收三项工作还是应由参展企业完成。只有参展企业与搭建公司共同协商，才能保证施工顺利进行，保质保量按时完成展台搭建工作。

参展企业负责协调工作，协调搭建公司和展览会组织者、搭建公司和展馆之间的关系。因为搭建公司进场搭建，不仅要获得展览会组织者的允许，搭建方式和材料也要符合展馆的要求，一些大型预制件进场也要得到展馆管理方的批准，这些方方面面关系都需要参展企业出面协调。

监督是指参展企业在整个搭建过程中要监督施工单位的行为，包括对展台施工流程、施工质量的监督，展台施工人员安全的监督以及施工文明的监督。监督具体内容：

①展台施工内容监督。展台施工内容一般有展具制作，展台搭建，展具、电器及照明设备的安装，展台装饰，展台清理以及展后的展台拆除和废弃物处理。在展台施工的过程中，参展企业人员需检查这些展台施工基本内容是否完成。

②展台施工流程监督。展台施工必须按照一定的流程进行，才能确保质量，在施工过程中施工流程不仅是搭建公司要严格执行，参展企业也需要进行监督。展台一般施工流程如图6.2所示。

展台搭建完工后，参展企业要进行验收。若验收合格则参展企业在施工单位的相关文件上签字确认。在验收过程中，参展企业要特别注意一些基本要点进行仔细检查：

①承重、承压是否牢固；

②所有水平面是否完全调整到位；(www.daowen.com)

③电气设备状态是否正常；

④电线是否全部隐蔽好；

⑤展台、展柜的锁具能否正常使用；

⑥地毯铺设是否平展、合缝、干净；

⑦展台是否清洁；

⑧展品布置是否合理，展台效果是否与效果图一致。

在确认这些工作都符合要求，且搭建单位完成了所有合同上规定的内容，参展企业才能在验收确认单上签字。

图6.2　展台施工流程图

3.展品抵达确认

大型特装展台的展品一般都是由参展企业选择物流服务商运抵展馆现场，属于长途运输，时间节点控制非常重要，抵达过早需要找仓库存储，抵达过晚就会错过展览会。因而参展人员一经抵达展览会举办地，要立即联系展品物流服务商确认展品是否已到。如已抵达需进一步与展览会组织者联系，协调展品进场馆的时间；如还未抵达需敦促物流服务商尽快运抵。

展品从码头或是仓库运到展馆现场，参展企业人员要全程协调，包括进馆证的办理、开箱验收展品是否有损伤。如果是需要拼装的大型展品，参展人员还要在旁监督展品的安装、调试及摆放位置的确定，直至展品摆放到规定的位置能正常运转为止。

4.现场人员培训

展览会开幕前所有展台人员必须达到展览会举办地，这包括参展企业内部的参展团队和服务外包人员，比如翻译、促销人员或表演人员。展览会开幕前要确保展台所有人员明确参展目标、工作职责、工作内容。为确保参展工作顺利开展，需要参展项目经理即展台经理对所有参展人员进行简短的培训。培训内容包括：

（1）参展情况概述。参展情况概述包括所有参展人员介绍、参展筹备情况介绍、展出情况介绍等。参展情况概述的目的是使所有展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

（2）展台工作安排。首先，参展项目经理或展台经理（大多是同一人担任）向展台人员分配现场各项展台工作，并提出要求和标准，确保展台上的每个人都明确展出目的。而后参展项目经理布置具体的展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，明确个人分工，提出各项工作的具体要求。此外，参展项目经理还要进行管理安排，包括工作时间、轮值安排、每日展台会议、记录管理等。最后，参展项目经理对包括展台人员的宿、膳、行、日程等在内的行政活动进行安排。展台准备工作必须是围绕着参展目标展开，具体内容包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

（3）展台沟通技巧训练。主要是指针对展台人员的接待工作和客户交流工作进行训练。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台沟通技巧培训。

展期工作是十分繁忙、琐碎、劳累且容易事故频发的工作。在此期间所有的展台人员必须集中精力，才能顺利完成参展任务。通过展前的动员，能培养展台人员荣誉感和成就感，从而激发展台人员的责任心和工作热情，使之能坚持到展览会结束。