参展物流过程中，参展企业除了要选择适合的物流服务商以外，对整个展品的物流运输过程也要实时跟踪。参展团队应指派专人与物流服务商联络沟通，实时掌握展品运程。如展品运输的数量庞大且非常贵重，企业甚至可以考虑指定一名参展物流经理，带领团队与物流服务商共同负责整个展品物流过程。

企业参展物流过程由物流作业系统和物流信息系统两个子系统组成。物流作业系统包括包装、运输、仓储、装卸、搬运和回运等作业内容；物流信息系统则涵盖了所有与企业参展物流相关的信息管理工作，包括对展览会组织者、参展商企业以及物流服务商的信息管理。物流服务企业和物流服务商，通过物流信息系统可以选择最佳运输路线，参展商通过物流信息系统可以实时了解展品运输过程，展览会组织者通过物流信息系统可以监控和评价物流服务商，各方通过物流信息系统可以协调工作、交换信息。参展物流信息系统主要包含展览会组织者发布展览信息子系统、参展企业及时反馈子系统、物流服务商进出口子系统、运输子系统、仓储配送子系统和跟踪反馈子系统。参展物流作业过程如图6.1所示。

图6.1　参展物流作业图

1.运输筹划

企业参展物流的第一步是运输筹划，运输筹划的具体内容包括展品选择、运输方式选择、运输路线选择和运输日程安排。

（1）展品选择

展品选择是指参展企业根据参展目标和展台设计需要，选择产品作为展台内摆放或展示之用，物流服务商需要了解的是展品的内容。参展企业所参加的展览会性质不同，展品也五花八门，可以是服装、农产品、药品、手工业品、大型机械、设备、汽车、器材等。除展品外，物流服务商为参展企业运输的物品还包括展台、展架，以及企业参展所需的宣传品、赠品、电子设备等。

除运输内容以外，参展企业在参展物流运输时间上也会有一定的要求。如果企业参展运送的是需要在展览现场组装的半成品，参展企业会要求此类展品比完整的展品提前一定的时间抵达展览会现场，所提前的时间需要参展企业、物流公司与展览会主办方共同协商而定。如果运送的展品是大型机械设备，参展企业为节省仓储费用就有可能要求在展览会开幕的同时到达。无论是何种情况，展品物流企业都必须按照参展企业的要求及时把展品送抵指定地点。

按照不同展品的不同材质或用途也会对物流运输有不同要求。比如一些展品要求确保新鲜，如食品类，就必须以空运的方式进行运输。另外一些展品或要求避光，或要求防潮；有的易碎，有的易燃易爆；有的对温湿度要求高，有的属于超大件；此外还有一些展品品种多、数量少或外形不规则，包装有难度；有的甚至没有外包装。诸如此类种种，为保证展品和设备能及时安全地运抵展馆现场，在合作早期，企业参展相关负责人员就要与物流服务商沟通，让物流服务商清楚而详尽地了解所托运展品的性质和运输要求。

如果是海外参展，物流服务商还应及早了解各国海关、检验检疫部门对不同展品的进出口要求和限制，以及对包括展品外包装方面的规定，提高通关的效率，避免展品因为不符合要求被扣留。一旦发现参展商的展品或展品外包装不符合海关、检验检疫部门规定，要及早向参展企业提出，尽早改正以免延误运期。

（2）运输方式选择

展品物流运输方式有船运、航运、陆运（包括汽车运输和火车运输）、邮递、快递等。采用不同的运输方式各有利弊，如表6.1所示。

表6.1　各类运输方式优缺点分析

展品的运输方式还可以分为散运和专运两种方式。

散运属于一般货运，就是将参展商委托的展品，与物流服务公司其他受委托运输的货品，根据运输线路，拼装发运。散运的优点是收费比较低廉，但所需时间较长，且货物混杂容易发生错运。

专运就是物流公司到参展商指定的地点收货，并将货物直接发运到展览目的地，是一种门到门的运输服务。在专运发货之前，先要集货。因为是门对门的服务，不宜发生错运，但运输费用较散运高。

（3）运输日程筹划

参展物流是一个复杂的过程，有多个环节，且环节与环节之间的的交接时间要求精准。因此物流日程时间的筹划，是物流作业能顺利进行的关键。

参展物流过程中的时间节点包括：展品准备、展品集货、展品分类、装箱、运输安排。如果是海外参展或异地参展，使用海运等长途运输方式，还包括装船日期、中转日期、抵达目的地港口日期、装车日期等。在此过程中除了展品的运输本身，展品管理或出口而产生的一系列手续的办理时间也非常重要，特别是海外参展，如不能及时拿到需要的单证或准入证，展品就可能被扣留在港口或海关，影响及时运抵。

展品运抵目的地并不是越早越好，企业参展的展品仅仅是在展览期间展出，运抵目的地过早需要仓储，产生额外的仓储费用。当然更不能太晚，如果开展之后才运到，会耽误企业参展。此外企业参展的展品大多要回运企业所在地，回运的时间节点和手续安排与去程运输基本一致，也要妥善处理。

2.去程运输

去程运输是指展品从参展企业手中出发，经物流服务公司运抵展馆的整个过程，大致可分为六个阶段：

（1）集货和分类

集货是把参展企业需要运输的展品集中到发货地的过程。与一般货物不同的是展商交货时间不一致，有些展品由参展企业送至指定集货地点，有的需要物流服务商上门收取，这给集货带来了很大的麻烦。为了节省时间、方便操作，有时需要找仓库进行集货，并且在仓库进行分类、检查、改进包装和贴标签等工作。

展品运输前的分类和贴标签的工作非常重要。因为展品数量多，经过包装后，如没有细致的分类和贴标签的工作，会给后面的工作造成很大麻烦。标签上应标明包装箱内的货物是什么，是哪个客户的，需要送到哪个展馆的哪个展位，包装箱里面共装有几件物品，是否能倒置、挤压，是否易碎、易燃、易爆，是否有其他特殊要求，所有的货物清单中一共几件，该包装箱编号是第几件等内容。如果没有清楚地将这些信息用标签的形式写在包装箱上，装卸货物的工人和布展的人员就无法知道货物搬运的特殊要求，在搬运过程中不能按要求搬运，造成不必要的损失，甚至可能出现货损货失的现象。

（2）装车

装车是指展品经集货、分类、装箱之后装上卡车，依据不同的运输方式，运往港口、机场或车站。装车过程中要注意三点，一是装车日期要与下一程的长途发运日期衔接好，以免错过航班；二是装车时要作好相应的记录，包括核对物品数量、监督装车、手续办理等；三是一旦发车，要立即通知装货的港口、车站或机场的运输代理作好接货准备。

（3）运输过程管理

企业参展多是异地进行，甚至是赴国外参展，展品装车之后为长途运输环节。前面提到海运是最常见的长途运输手段，也是手续办理最复杂的一种。

海运办理第一步是向运输公司订舱，订舱是物流服务商或是其代理人根据参展商的具体需要，选定适当的船舶向承运人（即班轮公司或其营业机构）以口头或订舱函电进行预约，订舱位装货、申请运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。订舱单上通常会有货名、重量及尺码、起运港、目的港、收发货人、船名等内容。承运人对这种申请（预约）给予承诺后，就会在舱位登记薄上登记，即表明承托双方已建立了有关货物运输的关系，并着手开始货物装船承运的一系列准备工作。

海运也可分为拼箱订舱和租船订舱，拼箱订舱操作流程如下：

第一步，托运人传真托运单给被托运人，内容上必须注明具体目的港、货品件数、毛重、尺码、运费条款（预付、到付、第三地付款）、货物品名、出货日期、报关、报验等。

第二步，被托运人按照托运人托运单上的要求配船，并发送配船通知给托运人。配船通知上注明船名、提单号、送货地址、联系电话、联系人、最迟送货时间、入港时间，并要求托运人务必按所提供信息送货，在最迟送货时间以前入货。

第三步，托运人进行货物通关事宜，确保货物能够顺利出运。

第四步，在装船前一天被托运人传真提单确认件给托运人，请托运人尽量在装船以前确认回传，否则会影响正常签发提单。开船以后，被托运人在收到托运人提单确认件一个工作日内签发提单，并结清相关费用。

第五步，货物出运后，被委托人应提供目的港代理资料、行程预配信息给托运人，托运人可根据相关资料联系目的港清关提货事宜。

租船订舱操作流程如下：

第一步，物流服务商委托外运公司办理托运手续，填写托运单（Shipping Note），亦称“订舱委托书”，递送外运公司作为订舱依据。

第二步，外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（Shipping Order）交给物流服务公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。

第三步，货物经海关查验放行后，由船长或大副签收收货单（又称大副收据，Matereceipt）。收货单是船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

无论是拼船订舱还是租船订舱，装船时参展企业最好派遣专人监督，或是向物流服务商跟踪了解情况。特别是要对那些有特殊要求的箱件进行实时跟踪，在船发运后，要跟踪船舶航行情况，一旦发现延误及时催运。如果运输路途遥远，途中需要转船，每次转船都要向承运方确认展品是否按时准确转船，确保展品安全按时抵达展览地港口。

如果是空运则需提前订舱，确保仓位。如果是火车运输，则需提早订车皮。

展品在运抵展出目的地港口后，要有专人负责接运，因为展品经过长途运输往往不可能直接运抵展馆，有的展品根据参展企业要求早到，需办理仓储；有的展品根据参展企业要求，在开展前直接运抵展馆，需联系安置地点。在此过程中需要参展企业与物流服务商协商，安排人员在展览目的地负责接运，接到展品之后，根据需要与运输公司、运输代理、港务局、展览组织者等相关单位取得联系，办理相关手续，卸货进场。

（4）展品卸载

展品在运抵展览目的地之后，要进行卸载，这个过程是展品抵达目的地检验的步骤，可以由物流服务商办理，但参展商一定要派人参与整个过程，包括掏箱和开箱两个步骤。

掏箱就是将展品箱从运输箱中掏出或卸下，搬运到指定的展台位置。即便是由物流服务商提供此项服务，参展企业也要派遣展台人员与之协商，事先确定掏箱时间和设备，并确定掏箱后展品箱的卸放地点和位置。展台人员要监督掏箱，保证掏箱过程准确有序，并注意展品交接，填妥相关单据，并签名留份。

开箱是指打开展品箱，这项工作一般由参展企业的展台工作人员完成，如果展品数量较多，开箱顺序要按展台布置进度和展馆现场情况事先安排好。开箱时，展台人员要根据展品运输清单，清点核对展品是否有遗失，其次查看展品是否有损坏，若有损坏，填写受损证明，要求赔偿。

考虑到展品需要回运，开箱以后的空箱要妥善保管，以备展品回运打包之用，不仅有利于环保，还可以节约成本。

（5）仓储作业

在参展物流系统中，仓储是一个不可或缺的重要环节，物品要中转，就必须有仓储。仓库作为整个物流环节中货物的中转站，在时间上起到缓冲作用。在办理进口手续过程中，展品仍然需要存放在仓库里，或由海关临时监管，或临时存放在海关的免税仓库里，待办完进口手续之后，展品才能顺利返回。如果展品运抵展览地的时间过早，展品也必须暂时储存一段时间，以等待展览会开始。参展商和物流服务商要制定详细适时的仓储时间，配合参展计划。

（6）现场布展

展览会主办方租借展馆要耗费大量的成本，因此展览会主办方总是希望能最有效地利用场馆，展场的时间安排一般都很紧凑。参展企业被允许提前进场的时间非常短，从开始进场到布展完成一般只有1～2天的时间，这就对物流服务商提出了更高的要求。

短时间内要将所有货物按照展场的规定，安置到对应的展位上，物流服务商在现场需要和展馆负责人协调。此时参展企业也应到达展馆现场，协助物流服务商完成展品进馆布展。

为减少装卸和搬运过程中的损失，装卸和搬运环节中需特别关注大型、易碎和高价值的展品，要提高装卸和搬运的机械化程度，对一些大型的展品，还需要使用一些特殊的装卸和搬运机械，如起重机、叉车和装料器等。对于不同的展品要使用不同的包装容具，装卸和搬运也要区别对待，同时要应用组合化的装卸搬运方法来提高装卸和搬运作业的效率。

3.回程运输

回程运输与去程运输的手续、路线和安排基本一致，除运输路线的安排以外，参展物流很重要的一点就是手续的办理，包括单证办理、保险办理。如果是出国参展还要办理海关手续，这将在下篇“中国企业出国参展”中详细介绍。本章先介绍参展物流办理过程中最重要的证件——单证。单证是指在国际结算中应用的单据、文件与证书的统称，凭借它来处理国际买卖货物的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等。单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。与展品物流有关的单证包括展品单证和运输单证。

（1）展品单证

展品单证包括展品清单、形式发票和装箱单。

①展品清单

一般一个包装箱做一份展品清单，需一式10份，填写的内容有：

• 参展展品中英文名：Descriptions of Goods。

• 数量：参展展品的数量和单位。

• 以美元标价参展展品的单价和总价：FOB-price（USD）。(www.daowen.com)

• 净重：参展样品的实际净重（以公斤为单位）。

• 展品处理：展品处理方式（放弃或回运）。

• 参展商及电话：填写参展单位中英文全称、地址、联系人、联系电话、传真，便于对填写不明之处进行核对。

• 企业参展的展馆号：HALL NO.。

• 企业参展的摊位号：STAND NO.。

• 该包装箱的体积（以立方米为单位）：MEAS（m3）。

• 该包装箱的实际毛重（以公斤为单位）：G.W.（kg）。

• 该包装箱的箱号：CTN NO.。

• 参展展品的总件数：TTL（ctns）。

• 参展样品的总体积：TTL（m3）。

• 参展样品的总毛重：TTL（kg）。

②形式发票

形式发票需一式10份，可将参展展品做成一张总发票，但内容必须要与展品清单内容相符。填写的内容有：

• 展览会名称：填写所参展的展览会全称。

• 参展商：填写参展单位的中英文全称。

• 发票编号：填写参展单位自编的发票编号。

• 日期：填写发票缮制日期。

• 箱号：填写参展样品的外包装箱号。

• 品名：填写该箱号内所装参展展品的具体品名。

• 数量：填写参展展品的实际数量。

• 离港价格：填写参展展品的FOB单价和总价，其金额必须与展品清单一致。

• 总计：填写所有参展展品的总数量及总价值。

• 唛头：填写统一下发的唛头。

③装箱单

装箱单需一式10份，可做成一张总装箱单，但其内容必须要与展品清单内容相符。装箱单填写内容有：

• 展览会名称：填写所参展的展览会全称。

• 参展商：填写参展单位的中英文全称。

• 发票编号：填写参展单位自编的发票编号，必须与发票上的编号相符。

• 日期：填写发票缮制日期。

• 箱号：填写参展展品的外包装箱号。

• 品名：填写该箱号内所装参展样品品名，必须与展品清单相符。

• 数量：填写参展展品的实际数量。

• 净重：填写该箱货物的实际净重。

• 毛重：填写该箱货物的实际毛重。

• 长×宽×高：填写该包装箱的实际长、宽、高尺寸，以厘米为单位。

• 总计：填写所有参展样品的总箱数、总净重、总毛重和总体积。

• 唛头：填写统一下发的唛头。

（2）运输单证

运输单证是指承运人或履约方根据运输合同签发的用以证明承运人或履约方接收承运货物，或证明或包含运输合同的单证。根据运输单证的定义可以看出凡与运输有关的证明或合同都可称之为运输单证，运输单证有许多种，在此列举参展展品物流中最常用的集装箱海运所使用的相关运输单证。

①设备交接单。设备交接单是集装箱进出港区、场站时，用箱人、运箱人与管箱人及其代理人之间交接集装箱的凭证。设备交接单共6联，进场和出场各3联，分别为管箱人（船公司、船代）联、码头/堆场联和用箱人/运箱人联。设备交接单中各栏目必须如实填写，正确无误。码头工作人员审核的内容包括船名（Vessel）、航次（Voyage No.）、箱号（Container No.）、箱型（Size/Type）、提箱及收箱地点、箱的外表状况、运输集卡牌号等。设备交接单中内容不能擅自更改，集装箱进出码头、堆场时，用箱人、运箱人与码头、堆场要凭交接单办理交接，检查箱号及箱体外观状况，并作出损坏记录，交接双方共同签字作为交接的凭证。

②装箱单。装箱单是详细记录每个集装箱内所载货物名称、数量及箱内货物积载情况的单证，是向承运人提供箱内所载货物的明细清单。装箱单上详细记载了每一个集装箱的船名、航次、起运港、卸货港、目的港、货物名称、数量、重量、提单号、发货人、收货人、件数、体积及装箱地点。装箱单由负责货物装箱的仓库或工厂仓库缮制。装箱单向承运人提供了箱内所装货物的明细清单，同时也为船舶的配载提供了依据，装箱单上记载的集装箱重量是计算船舶吃水和稳定性的基本数据。装箱单上所记载的货运资料必须和场站收据上所记载的内容一致。装箱单的记载是否正确，与集装箱货物运输的安全密切相关。

③交货记录。交货记录是码头、堆场或集装箱货运站在向收货人交付货物时，用以证明双方已完成货物交接并记录交接状态的单证。交货记录是集装箱进口业务的主要单证之一。交货记录一共有5联，第一联称“提货单”，此联由港方留存；第二联称“费用账单”，此联由收货人留存；第三联也是“费用账单”，此联由港方留存；第四、五联均称“交货记录”，收货人提货时需在此两联上盖章，第四联由港区留存，第五联由港区转船代留存。对承运人来说，交货记录的签发即表明向码头下达同意交货的指令；对收货人来说，得到交货记录即表明已具备向码头提货的条件。交货记录的签发是承运人责任终止，收货人责任开始的标志。

④场站收据。场站收据又称码头收据，是集装箱码头的重要运输单据。码头在收到场站收据并签字后，在法律责任上，表明码头对所收到的货物开始负有责任。码头与承运人、托运人之间如发生责任纠纷，场站收据是解决纠纷的原始凭证之一。

场站收据标准格式一般是一式10联，分别为：

• 货方留底（白联）；

• 集装箱货物托运单（白联）；

• 运费通知（1）（白联）；

• 运费通知（2）（白联）；

• 装货单——场站收据副本（白联）；

• 场站收据副本——大幅联（粉红色联）；

• 场站收据（淡黄色联）；

• 货代留底（白联）；

• 配舱回单（1）（白联）；

• 配舱回单（2）（白联）。

其中第五、六、七联送码头。送码头前，托运人必须到海关进行出口申报，经海关审核同意后，在第五联上加盖“放行章”。码头根据海关的放行给予放行配船。

4.信息技术在参展物流系统中的应用

企业参展物流的整个作业系统，除了货品的流动以外，自始至终都伴随着信息流动。没有信息流的配合，参展物流作业无法正常进行。参展物流信息系统是参展物流系统的子系统，是由人员、设备和程序组成，为物流管理者执行物流各项作业任务提供相关信息。

（1）参展物流信息系统的作用

参展物流信息系统是物流服务商的中枢神经系统。参展物流信息经过收集、整理之后，成为物流服务商指挥物流作业系统的依据。物流服务商根据反映出的信息安排运输、仓储、配送等作业环节。信息系统对参展物流的全过程起指挥和协调作用。只有信息采集和处理的准确性得到保证时，物流信息系统才能正常运转，从而保证物流的顺利进行。如果信息采集不准确，指挥活动就会出现偏差和失误。

参展物流信息系统对会展活动的各参与方提供了方便。信息流是整个物流系统的支撑和保障，没有信息流，物流的运输、仓储、包装等环节都会脱节，会展组织者和参展商也无法得到信息的实时跟踪和反馈，整个会展活动就可能出现一团混乱的局面，展览会不能顺利举行。

（2）信息技术在参展物流中的应用

参展物流信息系统是通过多种信息技术共同完成的，最常用的信息技术除了计算机和网络技术外，还包括条形码技术、GPS技术和EDI技术。

①条形码技术。条形码技术能很好地解决数量采集和数据录入的问题，提高数据采集的准确性和采集效率。在制作展品条形码的时候，首先应根据展品的名称、型号、产地等进行定义，然后分配唯一的编码号，打印出条形码标签，贴在展品或其外包装上。信息采集人员只要通过扫码，就能准确地获取展品的信息，了解展品所处的位置和状态。如果物流服务商将展品条形码的信息上传到信息反馈系统中，参展商即使在千里之外，也可以查询到自己展品的位置和状态信息。

②GPS技术。GPS是全球定位系统（Global Positioning System）的简称，它利用卫星技术实时提供全球地理坐标。GPS技术目前已经广泛的应用在轮船、汽车、火车的定位、跟踪、调度和管理上。由于展品运输需要严密的监控，GPS技术在参展物流领域的应用，不仅可以提高参展物流的安全性，还可以节约监控成本。

③EDI技术。EDI是电子数据交换技术（Electronic Data Interchange）的简称。EDI技术的优点在于各方可以基于标准化的信息格式和处理方法，通过EDI分享信息。参展物流过程中信息量大，传输的速度要求高，传统的通信工具，如电话和传真等已不再适应现代物流的需要了，通过EDI技术的应用，不仅能提高物流的效率，而且能快速应对物流过程中的突发事件。