企业参展设计搭建不是选择了商业展台设计搭建公司后，就可以放手不管了。展台展示工作从设计方案、项目报价、展具制作到现场施工，参展企业要全程参与，不时与设计公司沟通协商，积极配合设计公司，以保证展台工作顺利完成。2013年底中国会展经济研究会出台了《展陈工程企业资质等级评审手册》（见附录二），对规范展陈企业市场起了一定的监管作用，有利于参展企业选择合格的展陈企业。

展示设计项目的操作流程包括参展企业与设计公司接洽阶段，展台设计搭建公司初步设计报价阶段，双方达成协议的签约阶段，展台、展具的制作阶段，展馆现场的施工阶段以及展台的展期维护和展后拆除阶段。如图5.9所示。

1.接洽阶段

接洽阶段是参展企业与商业展台设计搭建公司初步接触的阶段，在此阶段参展企业往往会选择几家商业展台设计公司进行接触，通过比较，进而选择最适合企业展出目标的一家。

展台设计搭建公司派遣业务人员上门，拜访参展企业相关项目负责人，通过与参展企业的交谈、沟通，详细了解客户的意图，包括企业的参展目标、展示主题、产品展示形式、偏爱的色调、展示区和讨论区的面积比例等问题。一些有经验的参展企业会将这些信息明确提供给展台设计搭建公司，对设计图纸有具体而清晰的要求；而那些初次参展的企业往往只有一些概念性的设想，对展台设计、展品摆放等没有具体的想法，只有在展台设计搭建公司业务人员详细介绍后，才会有些初步的概念。

图5.9　展示设计项目操作流程图

同时选择几家展台设计搭建公司的好处在于，展台设计搭建市场良莠不齐，展台设计搭建公司的水平也参差不齐，通过专业水平、价格和公司信誉多方面的比较，有利于参展企业尤其是初次参展企业获得更全面的信息，挑选适合自己的、正规的、专业的展台设计搭建公司。

在基本信息接洽工作完成之后，参展企业选定1～2家展台设计搭建公司，要求其进行项目的初步工作，包括交出初步效果图、给出初步报价和制作工程图。在此之前，参展企业要向展台设计搭建公司提供基本资料供其参考。资料包括：

①展馆平面图；

②展位面积；

③参展手册；

④参展企业介绍；

⑤参展企业公司全称；

⑥展品名称、规格和数量；

⑦展品用电要求；

⑧展位制作预算。

其中展位制作预算可以给出大致的范围，也可以不给，因为展台设计搭建公司本身会根据展台的设计、制作给出一个报价，这也是参展企业最后选定展台设计搭建公司应考虑的因素。

在提供资料后，参展企业向展台设计搭建公司明确设计稿件首稿的交付时间和要求，对于大型展台的设计可以要求对方提供一份工作时间明细表，确保参展工作的时间控制。

2.设计阶段

商业展台设计搭建公司的业务人员回到公司后把项目接洽中拿到的客户设计要求和可能的需求风格，填写设计明细表，转交设计部负责人，由设计部统一安排工作。

设计师出图的过程中，参展企业联系人要与展台设计搭建公司的业务人员随时保持联系，转述参展企业的新想法。如有可能，可要求展台设计搭建公司将设计师直接介绍给参展企业联系人，让双方有直接的联系，沟通更便利。

对于设计方提出的展馆实地考察，参展企业要负责联系展览会组织者，允许合作的展台设计搭建公司设计人员进入场地，实地勘察。

一个专业的展览会展示设计师，不仅要掌握展示的基本要求和内容，同时还要掌握最新的展示设计趋势，了解最新的展示材料，避免使用陈旧过时的材料，或是给出无法实地施工的设计图。这些工作要在设计的早期阶段完成，通过参展企业联系人在与设计师的沟通过程中，如发现问题，要联系展台设计搭建公司及时调整。

展台设计搭建公司提供的设计图，除给出多角度的展台设计效果图外，还应当附上设计说明，包括展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等。在交图时，最好安排设计师与参展团队的项目经理一同参加，由设计师向参展经理和展台搭建负责人说明图纸，共同讨论。

展台设计初稿确定之后，展台设计搭建公司从供应商手中获得制作材料的成本报价，根据展台设计制作一份明晰的报价单。参展企业尤其是那些初次参展的企业，在看报价单时一定要注意，展台设计搭建中哪些项目是包含在报价单里的，哪些没有被列入。更要注意展台设计搭建公司提供的报价单，对材料的颜色、质地、形状及尺寸都要有尽可能完整的描述。一份完整的报价单就是一份详细的工单，不仅有利于把握施工成本核算和施工的准确性，更有利于避免在双方合作过程中产生纠纷。

如果是选择多家展台设计搭建公司进行比较，参展企业在获得几张不同的展台设计图纸后，进行筛选，提出修改要求，最终确定合作的展台设计搭建公司。同时要求被选中的展台设计搭建公司，在规定的时间内，交付修改后的定稿设计图和工程报价。

3.签约阶段

签约阶段的主要工作是参展企业与展台设计搭建公司明确工程报价和工作明细。展台设计搭建公司向参展企业递交的工程报价单一般要包括下列项目：

①设计费。根据展览摊位面积的大小承担的设计项目内容，包括展台形式、展具设计、模型设计和版面设计等，列出各项设计费用及总和（一些国内展览设计搭建公司，为争取生意，有时会免除设计费。参展企业在看报价单时要留意相关的条款）。

②制作费。展台设计搭建公司承担制作的展具、版面、模型和招牌等，按材料费、加工费、人工费和管理费等分列出单价、数量和金额。

③税费。依照国家规定，按总报价的7%计取。

④运费。按常规价格收取材料运费、成品运到展馆的费用和装卸费（不包括异地运送的物流费）。

⑤布展费。有的公司单独列项收取布展费，有的公司将其包含在设计费和制作费中。

表5.1是以2013年科隆五金展为例，详细列举了参展企业租用80平方米展位的展示工程报价表。

表5.1　科隆五金展展台展示工程报价表

展台租赁、设计及搭建的总报价是240976元，扣除展台租赁费用72000元（一般由参展企业直接支付给展览会组织者），展览设计搭建公司的报价是168976元。

参展企业认可展台设计搭建公司提出的报价之后，签订合同。展示工程合同内容包括：

①展示工程的具体项目。除展台搭建之外，展示工程的项目内容还包括展具、展板、模型、照明方式的制作和安装。各项目的设计要求，包括风格、色调、规格尺寸、所需数量、限定的用材和构造、制作要求等，在合同中的描述要尽量具体、明确。

②供、运、时间限制和安全要求。这部分内容包括用材由何方提供、制作完成日期、运输方式、布展时限及要求、验收时间和展台拆除的要求等，以及参展企业对施工安全方面的要求。(www.daowen.com)

③工程费用与支付。各项费用的计取依据与比例，各项制作的单价、累计和总价，在合同中要逐一列明。付款方式使用银行汇款支付还是支票支付，以及分期付款的次数和每次付款的比例、数额也要一一列清。

④双方的权利和义务。如发生违约或安全事故如何解决，如何进行赔偿。例如付违约金、双方承担法律责任或提交仲裁机构等方式，都应表述清楚。

以上内容，参展企业与展台设计搭建公司签订合同时一定要明确，尤其是初次参展的企业，对一些常规性条款不是很了解，例如一般展览结束后展台的拆除是由搭建公司负责，这已形成惯例，如不写进合同，参展企业就要支付一笔额外的费用拆除展台。明确合同细则，有利于明确权责和避免纠纷。

4.制作阶段

图纸确定、合同签订后，展台设计搭建公司根据具体的项目需要，安排AV设备、木工结构制作、美工制作、地毯供应等工作。注意在制作过程中如果有变动，应要求展台设计搭建公司及时通知参展企业联系人。

一些参展企业认为确认效果图后，只需等待进场即可，事实上，在制作过程中参展企业要不断对展台设计搭建公司进行监督，不定时地到制作现场进行检查，确保展具质量。

展台设计的一些项目需要在开展前向展馆或主办方进行申报，事先要确定这部分工作由谁来完成，是参展企业还是展台设计搭建公司，例如水、电、气的确认，供电图的审批，某些特殊材料使用的特别审批等。

5.现场施工阶段

现场施工的好坏根本上决定了展台设计是否能达到预期的效果。现在一些展览公司只注重设计工作，效果图画得美轮美奂，搭建工作却草草进行，不能使展台效果得以体现。一些展览会组织者为确保展馆内的安全问题，会对展台搭建从材料使用、结构设计和承重提出明确要求，展台设计搭建公司的进场搭建，必须符合展览会组织者的规定和要求。

特装展台进场施工必须向展览会主办方办理相关手续：

（1）所有特装展台设计搭建图纸，必须交展览会组织者审核。

所需审核的图纸包括：

①展台整体效果图（正、两侧面）；

②展台各层平面；

③结构图；

④结构计算书及荷载计算简图；

⑤电路图；

⑥施工细部结构图；

⑦剖面图及侧立面四面；

⑧展台所用材料明细清单相关规格数据；⑨所有图纸均要求标明梁、柱轴线尺寸及所有结构用料的规格尺寸。

（2）所有进场搭建的施工单位，必须向展览会组织者提供加盖单位公章的企业营业执照复印件以及特殊工种执照复印件备案。

（3）所有进场搭建的施工单位，需交纳展台风险押金（此押金以现金或支票形式支付），展览会期间展台未出现任何安全事故，展览会结束后视现场展台清运情况退还。

展览会对特装展台施工的普遍管理规定，同时也可以作为参展企业进行展台搭建质量控制的依据，主要包括：

①所有特装展台结构必须设计合理，保证搭建牢固、安全。搭建材料应使用难燃或阻燃的材料。

②所有展台的设计结构强度应满足荷载所需要的强度，搭建时确保展台结构的整体强度、刚度、稳定性及局部稳定性。

③施工单位搭建的展台面积应和申报面积相符，各施工单位搭建展台面积不得超出承租面积，投影边线不得超出承租边界线。

④对结构中有玻璃装饰的展台，必须采用安全玻璃，确保施工、安装牢固，并有醒目标识，以防玻璃破碎，造成人员伤亡。

⑤对于使用钢结构立柱的展台，其立柱应使用直径为100mm以上的无焊接材料，底部应焊接牢固底盘，上部焊接法兰盘以增加立柱的受力面积，确保展台结构的牢固。

⑥双层或多层展台的搭建必须设置年检合格灭火器。

⑦室内展台严禁采用全封式顶棚。展台顶棚不得阻挡展馆顶部消防设施。顶棚保证要有50%以上平面开放面积，确保展台的消防安全性。

⑧施工单位不得破坏展馆内的一切设施或改变其使用性质和位置。不得在展馆内、外地面、墙面等位置钉钉、打孔、刷胶、涂色或张贴宣传品。

⑨施工单位在搭建展台时不得遮挡展馆内的消防设施、电气设备、紧急出口和观众通道等。

⑩展台施工不得使用易燃、易爆物品，不得在展馆内进行喷漆、刷漆等工作。

⑪各施工单位人员在高空作业时，要使用安全合格的升降工具和操作平台，施工人员需系好安全带。为保护人身安全，周围应设置安全区，由专人看护。安全区须设明显的警告标志。

⑫展台搭建材料的选用必须符合国家有关部门关于临时性建筑的材料用法标准并结合展览的特点合理选材，选材要符合国家环保及消防要求。

展台设计搭建公司现场施工期间，参展企业要派专人到现场负责监督，如发生意外事故及时与展览会组织者协调。当展台设计搭建公司搭建工作完成后，要求其进行展位打扫，再进行验收工作。

6.展期维护和拆展阶段

开展期间，展台投入使用，展台设计搭建公司需进行维护，根据参展企业计划调整，临时添置物品。参展企业要求展台设计搭建公司派遣业务负责人员和工人在现场提供应急服务。这也是展台设计搭建公司可以提供的增值服务，这些要求事先需在合同中明确。

展览结束，展台设计搭建公司除按照合同履行展位拆除工作，还应配合参展企业把展品撤离现场。如果使用的展具是可重复使用的，应打包装箱，根据合同写明，到底是运回展台设计搭建公司还是返还参展企业。所有项目确定完成后，双方进行结算，交付最后一笔费用。

在这6个阶段的合作过程中，参展企业派出专人负责联络展台设计搭建公司各阶段的工作，明确参展企业方要履行的职责，与展台设计搭建公司各部门协同合作，共同完成项目。