1.制订企业参展计划的原则

（1）参展目标原则

制订参展计划首要原则是展出计划从内容到步骤，都要符合企业的参展目标，一切活动的安排都要以参展目标为纲领，指导整个展出过程。

制订参展计划，必然要对参展工作作出安排，例如参展人员的安排、展台设计的确定、参展费用的分配等，每一项操作是否恰当、安排是否合理都会直接关系到展出效果。衡量一次参展活动是否成功的最根本标准是参展目标能否达到。可以说，参展目标既是企业参展活动的指导纲领，也是企业参展的评价准绳。

企业参展目标包括交流和宣传目标、定价目标、销售目标和产品目标四大类。参展计划的制订，要根据不同的目标，安排不同的活动，有侧重地分配各种资源。参展工作的安排没有一种固定的模式，是不同工作的组合，根据不同的展出目标，完成不同的任务。如果制订的展出计划不考虑参展目标，只是随便选取一种工作组合，没有侧重，那么实践证明最终无法获得理想的展出效果，也达不到企业预期的参展目标。

因此，制订参展计划的首要原则就是根据不同的参展目标制订参展计划。如果企业参展是以宣传为目标，展出计划的制订要侧重公关和宣传活动，在财务管理、人员配置以及活动安排上都依此进行。资金配备上要增加宣传费用，展览会前通过媒体宣传，包括大众媒体和业内期刊宣传此次参展活动；在展览会现场展台设计与搭建富有吸引力，在展馆及室外购买广告摊位，悬挂宣传条幅；会刊上除刊登常规信息，还应购买版面，或在封面、封底刊登广告；如实力许可，作为展览会的赞助商参加展览会，不仅可以获得更多优惠和优先选择，影响力更是普通参展企业无法比拟的。但如果参展是以销售为目标的，那么在展台设计上就不必花费过多的财力求新求异，应清晰明白地展示产品，配备较多的销售人员，对销售人员进行专门培训强化参展目标。展览会现场活动的重点是展台销售人员与客户的交流，产品固然重要，但销售人员的态度、知识和交流技巧，更是赢得合同的关键。

（2）参展效用最大化原则

一次参展活动是对企业包括人力资源、财力资源和企业精力的所有内部资源的整合和再分配的过程，活动的进程涉及公司内部纵向联系和横向部门。企业展出计划的制订以参展目标为首要原则，但是企业资源的有限性和各部门利益冲突决定了参展活动不可能无限制地获取企业内部的各类资源。为更好达成企业参展目标，同时兼顾协调企业组织内部各类资源和各方利益，最理想的方法是在参展活动中做到参展效用最大化，即最有效地利用各方可利用的资源，最合理地分配各类资源，使其充分发挥功效。

人力资源效用最大化是参展效用最大化的第一步。为达成参展目标，自然希望入选的参展团队成员能力越强越好，人手也尽可能多。但实际情况是，在调集员工的同时，要注意兼顾市场营销等经营与生产部门自身的利益。因为企业人力资源是有限的，各个部门配备的人员首先要完成本部门的本职工作。调集太多人力在参展组织上，会导致其他部门的正常工作无法进行。因此企业参展人员使用要精于计算，可以调配一定的骨干人员，确保参展工作的质量，同时可以考虑雇佣外部人员，这样既不影响企业正常运作，也能顺利完成参展工作。

财力资源效用最大化，是指将钱用到最需要的地方。企业参展预算都是有限的。企业参展预算无论多少，与参展实际费用相比，可以说永远是不够的，但也可以说是永远够的。说永远不够，是因为一次参展费用，从展台租赁、展台搭建到展品运输、印制宣传手册，要用钱的地方实在太多，如果面面俱到，样样精益求精，钱再多也不够。但如果抓住主要环节，该省的省，该花的花，在具体操作过程中下功夫、花心思，那么即使普通的标准摊位也能吸引客户，顺利完成参展目标。

企业精力效用最大化是指要根据展出工作的轻重缓急，加强重要部分的投入，减少不必要的浪费，保证企业有限的精力花费在最见成效的地方。

（3）项目控制原则

根据项目的定义，项目是以一套独特而相互联系的任务为前提，有效地利用资源，为实现一个特定的目标所做出的努力。企业参展活动以参展目标为前提，利用企业内部和外部的多方资源进行一系列的活动。一次参展活动就是一个项目，项目的一些基本操作原则也完全适用于企业参展活动。

项目操作中最重要的原则就是控制原则，第一，项目有一个明确界定的目标，所有的活动都要围绕这个目标展开，目标需要受控制的活动来达到；第二，项目的执行要完成一系列相互关联的任务，许多任务以一定顺序完成，这个过程需要控制；第三，项目的实现需要运用各种资源来执行任务，资源间的组织调配离不开控制；第四，项目都有具体的时间计划或生命周期，有开始时间和目标实现的到期时间，时间控制是项目成功的保障；第五，项目包含着不确定性，这些不确定性会给项目的顺利完成造成阻碍，控制的手段可以将这些不确定性降到最低，在可掌握的范围内，确保项目的顺利实施。

在制订参展计划的时候，要将项目的控制原则贯穿整个计划过程中，制定的方案、措施都要便于控制活动的开展，包括：

①清晰地定义展出目标；

②把参展工作范围一步步细分到各个具体的工作包；

③为实现参展目标，界定对应每一个工作包所必须执行的具体活动；

④以网络图描绘各项工作和任务，标明各项工作和任务之间的先后次序和相互依赖程度；

⑤进行时间估计，预计每项工作和任务完成所需的时间；

⑥为每项工作做成本估算；

⑦计算参展活动项目进度计划与预算，以确定项目能否在预定时间内、在既定的资金和可利用资源的条件下完成。(www.daowen.com)

2.企业参展计划的步骤

参展工作按内容，可分为人员组织、费用核算、媒体宣传、展品工作、展台工作、展后工作六大类。制订参展计划，只有先明确各项工作的主要内容，才能根据各项内容的分类详细列出具体的事项，在时间上明确工作进程，对工作进度和质量进行控制，如图4.2所示。

图4.2　编写参展计划步骤

3.企业参展计划的内容

（1）概述。概述是对于一个项目的简要概括，主要是为了让参展企业的最高领导层和企业参展人员了解参展项目的目标和大致情况。

（2）计划目标。制订参展计划目标应考虑企业的发展战略、企业的参展需求，使企业参展计划目标尽量具有体系性，满足多方的需求。

（3）计划范围。确定参展计划目标之后，应该明确确定为完成计划目标所要做的各项工作，也就是企业参展工作的范围。

（4）计划进度。根据企业参展的时间表，明确企业参展准备、企业参展现场控制管理、企业参展展后管理各项工作的时间节点。

（5）资源配置。对参展活动所需要的人力、财力、物力各项资源进行有效配置，达到效用最大化。

（6）评估方法。制定展后评估指标、评估程序、评估人员，形成具体的方案。

4.企业参展工作进度控制

展出工作进度控制包括定期收集参展项目完成情况的所需数据，将实际完成情况与计划进度进行比较，一旦实际进度晚于计划进度，要采取纠正措施，这项工作必须在整个展出工作进程中经常进行。工作进度控制操作具体步骤如图4.3所示。

图4.3　工作进度控制

资料来源：（美）克莱门斯·吉多著，张金成、杨坤译，《成功的项目管理》（第5版），北京：电子工业出版社，2012年。

工作进度控制很重要的一点是确定一个固定的报告期，将实际进程与计划进程进行比较。在展出工作的初始阶段，各项工作还在准备阶段，报告期一个月一次；进入展期的倒计时阶段报告期可缩短至每周一次；展期内每天展出工作结束，都应该做一个总结报告。

在整个报告期内，两类信息数据的收集非常重要：（1）实际执行的数据，包括活动开始或结束的实际时间，使用或投入的实际成本；（2）与项目范围、预算、进度有关的变更信息，包括不可抗拒因素造成的变更，像自然灾害、国家政策的变更等。这些数据作为更新数据，成为更新计划进度的依据。

新的进度计划和预算一旦形成，必须与基准进度和预算进行比较，分析各种变量，预测项目是提前、准时或者延期完成，以及预算超标与否。如果项目进展良好，不需要采取纠正措施，则进入下一个报告期。

如需采取纠正措施，要及时给出修正方案，但要考虑修正方案带来的联动效应，对后项步骤的工作要采取相应调整。采取的纠正措施带来的进度和预算的变更，应列入进度计划和预算内，实时更新数据。

采用项目控制的方法，可以在企业参展工作进程中适时控制时间进度和预算，及时把脱离基准的行动拉回正轨，保证参展活动按计划进度准时完成以及对计划预算有效控制。