企业从决定参展、选择展览会、筹备参展、展会现场控制管理直至展后管理工作完成，一般要花费一年左右的时间。具体时间安排是：

1.展前12个月到展前9个月

（1）确定企业参展的目标和期望；

（2）确定新产品或服务是否要在展览会中进行展示；

（3）综合评价展览会的营销可能性；

（4）成本核算，投资回报计算；

（5）确定是否参展；

（6）参展预算确定；

（7）组建参展项目团队；

（8）内部交流与协调。

这是参展前的筹备阶段，工作内容包括参展目标讨论、成本核算、团队组建。

2.展前8个月

（1）取得展览会的资料；

（2）确定参展的展台面积；

（3）向主办方进行参展登记。

这是参展信息搜集和向主办方提交参展申请的阶段。

3.展前7个月到展前6个月

（1）展台计划；

（2）选择展台搭建公司。

从展前7个月开始，参展进入具体实施阶段，首先是在确定参展目标的前提下，在参展预算的框架内开始展台计划。展台设计的确定是第一步，在计算机还未普及的年代，展台设计耗时较长，先由设计公司制作小型展台模型，参展企业选择、修改、重新制作，直至定稿。随着计算机制图的普及，目前更多的是运用计算机三维设计图纸，更直观、更方便，如图4.1所示。

图4.1　展台三维设计图

展台设计定稿后，就要选择合适的搭建公司策划展台搭建活动。展台搭建有别于普通建筑物建造，展台搭建时间短，搭建时间仅1～3天，即展览开始前的几天。设计还原性好，展台搭建在色彩、结构、布置上要完全按照设计图纸进行。展台搭建质量要求高，展台设计为了引人注目，往往采用高的框架结构，有时是要搭建2～3层楼高，但施工时间短，为确保展览现场的安全性，展台施工质量要求高。展台搭建的上述特点决定了参展企业必须挑选符合要求的搭建公司。

展台是企业参展最重要的组成部分之一，也是参展企业向目标观众展示的唯一途径，因此要尽早确定展台设计，确保有充裕的时间修改、完善。尽早选择搭建公司，有利于全面沟通，如果是异地参展，更需要搭建公司提前制定异地搭建计划。

4.展前5个月到展前4个月

（1）与展台搭建公司确定各项细节，签订合同；

（2）各类预付款的支付；

（3）向服务承包商及展览组织单位订购促销广告；

（4）进行广告和礼品的准备，对参展进行宣传；

（5）确定参展样品；

（6）搭建商展示展台，确定设计结构；

（7）确定外包员工。

这是参展前的具体准备阶段，包括参展宣传、广告、展品选择等各项具体措施安排。

5.展前3个月

（1）制作参展手册；

（2）确定在展览过程中使用的通讯设备（上网，电话）、电力供应等；

（3）确定展台人员；

（4）展台人员培训；

（5）向客户邮寄邀请函；(www.daowen.com)

（6）对参展团队进行简报；

（7）参展人员名牌制作；

（8）展会活动内容的确定。

展前3个月是对展台现场的具体准备阶段，包括展台人员的确定和培训、参展资料的准备、VIP客户的邀请以及展览期间举办活动的确定。

6.展前3天

（1）参展主要人员抵达展览所在地；

（2）参展人员向展览会主办方到场登记；

（3）检查展览场地；

（4）询问运输商，确保所有参展物品送抵；

（5）联络所有服务承包商，确定一切就绪；

（6）联络展览组织方，登记通信方式。

展前3天开始，是展前准备工作的倒计时阶段，也是所有准备工作的确认阶段。尤其是异地参展，无论是外地参展还是国外参展，展台主要人员在展前3天必须抵达参展地，除了参展登记外，还要检查展览场馆场地，确保展台搭建顺利进行。检查展品是否运抵，确保展品摆放及时，以及其他各项服务项目是否到位等。

7.展前2天

（1）确定全部物品送抵；

（2）查看所定设备的使用性能；

（3）布置展位；

（4）所有活动的最后确定。

这是最后工作的确认阶段。

8.展前1天

（1）对展位、设备等作最后的检查；

（2）将促销用品发送至直接分配中心；

（3）与企业参展员工、服务外包人员进行开展前最后通报。

展前准备最后动员阶段。

9.展览期间

（1）按展览主办方规定的时间，尽早进入展览会现场；

（2）展览第一天将新闻稿送到展会的记者通信厅；

（3）热情接待参展观众；

（4）详细记录每一位到访客户的情况及要求，并作出及时回应；

（5）每日与员工进行简单通报。

企业参展有近1年的准备工作，就是为了展览会举办的这3～5天。展期内，展台人员应当每天要尽早到场，对到访客户，无论是主办方邀请的还是企业自己邀请的，无论是已有的老客户还是潜在的新消费者，要提供热情周到的服务并进行尽可能的沟通。对于每一天记录要及时整理，如有必要展台经理要向公司总部及时汇报。

10.展后工作

（1）展台拆除，垃圾清运；

（2）展品处理；

（3）数据库补充；

（4）寄出谢卡。

展览会结束并不意味着参展工作也结束，合理有效的展后工作安排，也是评估参展是否成功的重要环节。展后参展团队要进行后续处理工作，很重要的一点是展台的拆除。一般展台是由参展企业自行拆除，而非主办方。参展企业一般在与搭建公司签订展台搭建合时就要说明，搭建费用中包括展台的拆除费用和所产生的垃圾清运费，以避免额外费用的发生。

企业参展展后工作还包括展品的处理，展品可以打包运回，也可以现场销售处理，这取决于展品的大小和企业的决策以及展览会的相关规定。

此外展览会期间会收到很多客户包括名片在内的各类信息和现场访谈记录，这将成为企业建立客户数据库的最有效资料来源，如已有客户数据库，要及时更新补充。

向到访的客户，尤其是受邀前来的客户，寄出谢卡，表示感谢，给客户留下深刻良好的企业印象。