IATF 16949：2016采用ISO 9000：2015界定的术语和定义。读者有必要了解数据、信息、文件、成文信息、程序、规范、质量手册、记录的定义。

1.数据

数据是指“关于客体的事实”。客体是指产品、服务、过程、体系、人、组织、体系、资源等。

2.信息

信息是指“有意义的数据”。

3.文件

文件是指“信息及其载体”。文件可以是记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。文件的载体可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或者它们的组合。一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为“documentation”。

4.成文信息

成文信息（documented information）是指“组织需要控制和保持的信息及其载体”。

成文信息可以以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。

成文信息可涉及：

1）管理体系，包括相关过程。

2）为组织运行产生的信息（一组文件）。(www.daowen.com)

3）结果实现的证据（记录）。

5.程序

程序是指“为进行某项活动或过程所规定的途径”。程序可以形成文件，也可以不形成文件。形成的文件可称作“程序文件”。

6.规范

规范是指“阐明要求的文件”。规范可以是质量手册、质量计划、技术图样、程序文件、作业指导书。规范可能与活动有关（如程序文件、过程规范和试验规范）或与产品有关（如产品规范、性能规范和图样）。

规范可以陈述要求，也可以附带设计和开发实现的结果。因此，在某些情况下，规范也可以作为记录使用。

7.质量手册

质量手册是指“组织的质量管理体系的规范”。

为了适应组织的规模和复杂程度，质量手册在其详略程度和编排格式方面可以不同。

8.记录

记录是指“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件”。

记录可用于正式的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。通常，记录不需要控制版本。