会议能否达到想要的结果，在很大程度上取决于会前妥善的准备工作。

（一）明确会议的基本流程

1.确定会议主题

会议主题一般由公司管理层确定，或者由具体办事部门、人员提出。对于必须研讨的会议，就要围绕主题组织会议了。

2.确定会议具体内容

围绕会议主题，需要研究会议内容，包括会议分几个议题，会议是汇报式、自由讨论式还是其他方式。

3.确定参会人员

围绕会议内容，要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员，才能安排会议时间和流程。

4.确定会议时间

确定会议时间要首先征求主要领导意见，只有主要领导有时间，会议才能召开。其次是征求其他人员时间，如果符合会议规定人数，就可以确定时间了。

5.确定会议地点

我们要按照会议人数和时间安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。

6.下发会议通知

将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。

7.会前准备

按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。

8.召开会议

会议一般由主持人主持，按照秩序发言、讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。

9.会议结束

会议结束后，要回收相关资料、恢复会议室、结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。

（二）会议的日程安排

在开会之前，与会者需要事先了解开会的目的；这样他们可以提前做些准备工作，最好能够提前一两天将议程发到与会者手中。

会议议程是会议话题的清单，也是会议运作的工作文件。会议一定要按照议程进行，若有人试图引入新话题，请他参考书面议程。

任何一个会议的议程，都要表明为什么（why）、什么事（what）、谁（who）、何时（when）、在哪里（where）、怎么样（how）。

（1）为什么（why）：明确会议主题，就是为什么要开会以及需要解决什么问题。(www.daowen.com)

（2）什么事（what）：明确开会内容，具体完整表述会议的话题。

（3）参会人员（who）：明确哪些人参加会议，并且使与会人员彼此清楚。

（4）何时（when）：明确会议的时间，几点召开，预计几点结束。

（5）在哪里开（where）：视会议规模选择合适的召开地点。

（6）怎么样（how）：如何开会，是分小组讨论后派代表发言、每个人依次发言还是由主持人及主要领导进行总结，并且需要明确会议期间的规章制度，比如请假制度、手机调成静音或关机等。

【小案例】

S公司某会议议程

会议日期：2018年5月25日

会议地点：S公司商务会议室

会议主题：S公司与W学校合作项目推进计划

会议时间：13：30—15：00

参加人员：S公司总经理、人事总监、招聘总监、项目总监、总经理秘书；

W学校校长、合作交流处负责人、校企合作对接学院院长

会议议题：

1.S公司总经理就合作意向，向W学校做简单介绍

2.S公司项目经理展示共建项目提案

3.双方现场交流及问题答疑

会议背景及原因：S公司某大型BPO项目将在四月份面临用人高峰，期望与W学校建立合作关系，W学校BPO专业也期望与BPO行业领军企业S公司建立合作。

会议目标：达成合作意向，并敲定合作协议内容，发送给法务审核后签署合作协议。

（三）会议的规模

关于会议规模，会议群体越大，个人参与度越小，所以尽可能控制与会者人数，最多不要超过15人。当与会者超过这一上限时，组织者会感到对会议很难做到有效控制或按预定时间达到其预期的目标。当人数超过15人时，与会者将很难做到人尽其言；部分与会者可能会选择当听众，而不是发言者。如果一些会议确实需要更多人来参加，那么应事先把与会者分成若干小组，以保证每件事情或问题都能够得到充分讨论。从保证会议效果的角度考虑，建议在与会议有关的部门中，每个部门派一位代表参加；提前将会议的议事日程资料提交到与会者手中，让他们能事先做些准备；并且，当有关部门的负责人因某些原因无法来参会而派人代替其参加时，需要明确该与会者是否有权代表。

（四）安排好环境设施

就会议地点来说，开会必须使用可以满足群体需要的房间，房间大小要与群体规模匹配。如寻求参与或减少地位差别时，宜选择圆桌，避免使用狭窄的长桌，避免按“派别”就座。5～7人的会议，宜安排成半岛型座位；10～12人的会议或以上时，则建议选择U型桌；若是全体会议，则可布置成阶梯教室型。无论将桌椅排成什么形状，每一种排法都有其特定的含义：椅子按行排放说明所有人的注意力应放在面向他们而坐的人身上；圆形或矩形的排放意味着所有成员应相互交换看法，彼此间没有地位高低之别；半圆形的位置排放会使与会者和说话人之间的距离更近。因此，良好的会议管理需要选择合适的座位摆放方式。