（一）会议的目的

举办会议的目的是为了一个共同的目标而把与会者的想法和建议集中起来。

那么组织中为什么要召开会议？大多数人认为沟通中的问题来自别人，但并没有意识到自己需要提升沟通水平。很多时候企业内部的“沟而不通”需要通过会议来解决。

（二）会议的优缺点

1.会议的优点

会议是团队决策的一种方式。会议有如下三个优点：

（1）会议决策的质量高于个人，异质群体能带来不同信息和更广泛的选择办法，很多闭门造车无法解决的问题或可以通过会议来解决。

（2）通过会议，个人能够成为决策的主人，一定程度上也提升了个人对于企业或组织的责任感。

（3）会议利于组织内部的沟通，每个人可以随时表达观点，降低组织沟通的成本。

2.会议的缺点

（1）成本可能反而会提升。由于会议往往需要布置场地、发放资料、拉横幅等，如果会议无法得出高质量决策，反而是浪费了成本。(www.daowen.com)

（2）会议的滥用。有些企业不断开会，一名中层管理者一天需要参加数个会议，这其实是对会议的滥用，一定程度上浪费了企业人员的时间，降低了工作效率。

（3）会议容易陷入群体迷思。如果会议上大家都不发声，会议原本的决策无法做出，那么也就失去了会议本来的作用。

（三）会议的意义和功能

会议是现代人必备的团队工作能力之一，是团队合作最常用的沟通协调方式；同时，会议也是企业集思广益的渠道。会议包括如下三个功能：

1.解决问题

大多数会议的召开都是为了解决企业现存问题。那么此类会议开始时，需要对现存问题做一介绍。比如：如果会议所要谈的是员工近期流动性高的问题，那么在问题介绍时就应该包括介绍最近辞职的人数、辞职人数的百分比、横向与纵向的比较等。会议下一步要做的，是客观分析问题出现的原因。如可以从企业内部沟通、本公司的薪酬福利等方面进行客观分析。接下来，就是得出关于该问题的某种结论，或是解决该问题的有关建议。会议组织者在整个会议过程中，应当尽可能对会议进度实施控制。

2.做出决策

此类功能的会议重心不是放在解决问题上，而是在采取行动上。比如：当公司某一大型项目出现危机时，决策性会议应立即举行。这类会议的目的是为了尽快采取一些行动，比如削减部分开支，甚至是缩减公司员工规模等。与会者应尽可能考虑多方面的因素，因为参加此类会议的更多角色是“决策者”，那么所有与会者都应当事先做好一些调查工作，然后全面地看待所讨论的决策性问题，认真做出决策，绝不能匆忙做出结论。决策者应尽量从多方面来看问题，要看到未来的发展趋势，而不是眼前利益。

3.信息分享

召开信息分享会议的目的是为了告诉他人在某一特定领域或特定项目上的进展情况，一般采取自上而下的模式，即由组织者介绍有关情况，其他人员聆听即可。这样的会议对组织者要求较高，需要做好充分的会前准备。比如信息准备，打算谈多少内容、大概需要多长时间；设备准备，投影仪、笔记本电脑、音响话筒设施等是否准备好；场地准备，需要准备多大的场地、灯光如何、空调因素；等等。如果有些企业没有可以容纳太多人的宽敞会议室，那就需要在酒店或其他场所租用会议室，那么提前的安排准备需要专人去妥善处理。