【引导案例】

会议管理的细节

“珍妮弗，会议的准备工作都做好了吗？”

“安东尼先生，会议准备已基本就绪。”

“还有什么没有准备好的？”

“噢，刚打印好与会者的名牌，需要马上放到会议室去。”

“请抓紧时间，会议2：00将准时开始。”(www.daowen.com)

“好的，没问题，安东尼先生。”

珍妮弗是这家公司的行政负责人，正在为一个关于公司部门调整的重要会议做最后的检查。她担任这一职务已经有七年之久了，然而，每当公司召开重要会议时，她总要照单检查每一件事，确保每个细节都没有出现纰漏。有时，当会议规模比较大时，会议就需要在酒店举行，那样的话，她需要考虑的事情就会更多，每个流程的环节都需要考虑细致。

“会议组织上的任何事情都不能疏忽”，珍妮弗说道，“因为我们是一家有着很多客户的大公司。公司日常事务非常忙碌，总是有需要讨论的事情和需要做出的决定，我这边的任何差错都有可能像蝴蝶效应一样，给公司带来影响。因此，作为行政部门的负责人，我必须在这里，当然，这本来也是我自己的工作”。

案例思考：

你认为有效会议管理的意义是什么？会议管理应当包括哪些环节？

商务人士需要参加或组织各种会议，服务外包企业更是如此。服务外包企业的接包方与发包方以及客户之间需要不断进行各种会议，形式有可能是办公室会议，更多的是电话会议、远程视频会议，甚至跨国的视频会议也是常事。服务外包企业的很多事务都需要通过大大小小的会议讨论来做出决定，因此，无论是组织或参加会议，都需要做好详细而周密的准备。