（一）时间管理的定义

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活、有效运用，从而实现个人或组织的既定目标，EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。

（二）时间管理的方法

1.计划管理

关于计划，有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废，尽可能做到，今日事今日毕。

待办单主要包括的内容有：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

待办单的使用应注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。

每年年末做出下一年度工作规划，每季季末做出下季末工作规划，每月月末做出下月工作计划，每周周末做出下周工作计划。

2.时间“四象限”法

管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”（图8-3）：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等），重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制定防范措施等），紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等），既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事，常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上，这需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人占据，从而有效地开展工作。(www.daowen.com)

图8-3　时间四个“象限”

3.GTD（Getting Things Done）

GTD来自David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》。基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：

（1）收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以用来放置各种实物的实际文件夹或者篮子，又需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

（2）整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾分类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行则对下一步行动进行组织。

（3）组织：组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单、等待清单和未来／某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来／某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它做了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做哪些工作。

（4）回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

（5）行动：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中需要根据所处的环境、时间的多少、精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。