（一）概念和作用

索赔书指的是遭受经济损失的一方在争议发生后，向违约的一方提出赔偿要求的书面文字材料。

理赔书指的是违约一方为答复遭受经济损失一方所提出的赔偿要求而编制的书面文字材料。

索赔书和理赔书在社会经济活动中运用得非常广泛。尤其是在双方发生争议后，处理的方式主要表现在：双方当事人在经济贸易往来中任何一方遭受损失，都有权向对方要求索赔，并编制成索赔书，另一方根据索赔方提出的要求进行答复，这是社会经济活动中最常用的一种方式，在经济领域中发挥着很大作用。

（二）分类和适用范围

索赔书和理赔书的分类可以根据不同标准进行，如按经济合同纠纷种类划分，可分为不同种类经济合同的索赔书和理赔书；按国际、国内范围来划分，可分国外贸易索赔书、理赔书和国内贸易索赔书、理赔书。

索赔书、理赔书的形式一般均采用函电的形式来进行。其特征虽然是单方面形式出现，不具有法律效力，但可以作为索赔、理赔的重要证据，在诉讼中起证据的作用。

（三）格式与编制方法

索赔书、理赔书虽然内容相对立，但其格式相同，都是由标题、正文、落款三部分组成。

（1）标题。标题是由索赔、理赔内容组成，有的可以标明如“索赔书”或“理赔书”，有的也可以用索赔理赔项目与文种组成，如“关于××合同索赔书”等，也可不用标题仅用称呼，与信函方式相同，如“××公司：”。

（2）正文。正文由三部分内容组成：一是开头引据部分，主要是简述其事由，其特点在于简明扼要。为正文部分提出要求或进行分析、辩驳引好路。二是主体，是在开头引路基础上，顺理成章地提出索赔方案或对索赔内容进行分析、辩驳的理由，并提出自己同意或拒绝赔偿的意见。三是结尾，结尾是在理由后面作总结性的意见，表明自己的态度。

（3）落款。落款处应标明索赔、理赔单位的名称、年月日。

（四）注意事项

在编制索赔书和理赔书时，应注意以下几个事项：

（1）注重事实，以理服人。无论处理何种经济纠纷都要坚持实事求是的原则，因此在编制索赔书和理赔书之前，都要进行认真的分析研究，做到事实充分、证据确凿，这样在提出索赔和理赔意见时，才会言之凿凿，以理服人。

（2）善于思考，注意处理。如果说注重事实、以理服人是索赔、理赔的内容实质，那么注意策略就是索赔、理赔的形式要件。所以，在选择措辞上要灵活多变，站在解决矛盾的立场上，以达到消除矛盾、解决问题、减少损失为目的，切不可用强制性措施，以免矛盾激化带来恶果。(www.daowen.com)

（3）坚持原则，针锋相对。在现实中，经济往来是一种竞争，竞争必须建立在一定的基础上，为此索赔、理赔也是一种竞争表现形式。为避免措辞的激烈、态度的强硬，也为避免因为态度和气而一味地谦让，必须坚持原则并针锋相对地提出要求或进行辩解，这样才能达到索赔、理赔的目的。

（五）范文

索赔书

××公司：

××年秋交会上双方签订的第×号合同项下的柠檬茶×箱，你方没有按规定开出信用证。虽经我方多次催促，至今仍未见办理。上述货物早已备妥，堆放仓库待运。由于你方久不履约，致使我方经济上蒙受很大损失。据此，上述合同不得不予以撤销。有关包装损失及仓储费用等共计人民币××元，应由你方负责赔偿。随函附上付款通知书一纸，希即将该款汇下。

××进出口公司

×年×月×日

理赔书

×××行：

×年×月×日来信及寄来的破损画蛋实样收到。

合同×号项下的画蛋到货破损情况已悉。从所寄来的实样看，这批货的受损程度不一，有的较严重，蛋壳破裂，木座脱榫，玻璃框破碎；有的较轻，仅蛋索、木座损坏，玻璃框仍完好。我们认为，应视实际损坏情况分别予以处理。

来信提及×号损坏×盒，但这仅仅是估计。请即查明其中蛋壳、木座、玻璃框俱损坏者有多少；玻璃框完好，仅蛋壳、木座破损者有多少。对于前一种情况，我们即如数补装；对于后一种情况，将按具体损坏数量提供蛋壳和木座，烦请你方代为调换。

关于到货破损检验证明，鉴于双方以往的友好贸易关系，我们破例同意你方对这批破损到货免予提交公证行检验证明，以减轻费用支出。上述处理意见，请即研究答复。

××进出口公司

×年×月×日