（一）概念

随着全球经济一体化、世界格局多元化进程的加快和国际商务贸易活动的日益频繁，涉外商函在国际社会中的运用逐步广泛起来，其发挥的作用也越来越重要。涉外商函是外经贸组织、外向型企业在国际商务活动中，对业务往来、社会交际、事项通知、事务宣传等国际商务活动进行处理所采用的一种涉外商务文书。

（二）编制方法

在涉外商务活动中，涉外商函对于公司树立良好的企业形象有着极为重要的意义。涉外商函与国内商函相比较，虽然书写内容、注意事项等方面有一定的相似性，但由于涉外商函所采用的语种不同以及各国间习俗、礼节等众多的相异之处，在书写时所要注意的问题还是比较多，一般以英语为主要书写语种的典型涉外商务信函的结构内容应包括以下几点：

（1）信头（Letter Head）。一般来讲，涉外商务信函应使用印有“Letter Head”的公函信笺，它包括企业的名称、地址、电话、传真号及公司标记等，这样信头就不必单独再写了。

（2）案号和日期（Reference Number and Date）。一般商务信件往来频繁，应注意编号。信头上常印有“your ref.：”和“our ref.：”是来函和发函编号，由经办人姓名的第一个字母和编号组成，如“your ref.：DH\369”、“our ref.：HF\8”。日期中的月份应全部写出，不用数字表示，以免混淆。例如2003年6月16日应写成“June l6，2003”或“16 June 2003”。

（3）信内名称地址（Inside Nanlead Dress）。信内名称地址的位置在信纸的左上角。书写顺序应由小到大：公司名称或收信人姓名、职务——房屋或大厦名称——大厦号码及所在街道或路的名称——省市名称及邮编——国家名称。

（4）称呼敬语（Salutation）。这是商务信函的开场白，如知道对方姓名，就用“Dear Mr./Mrs./Miss./Ms.”加上姓；如不知道对方姓名，可用“Dear Sir”、“Dear Madam”也可用“To whom if may concern”。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如“Dear Prof.Smith”、“Dear Dr.Henson”等；称呼一家公司就用“DearSirs”或“Gentlemen”。称呼结束处一般用逗号，在“Gentle-men”后常用冒号。(www.daowen.com)

（5）正文（Body of the Letter）。正文是商务信函的核心部分，其内容尽量做到一事一信，以避免耽搁，并便于对方回复。如若有必要把不同的问题在同一封信中提出，最好加上标题，并分段落。书写信文尽量使用商务术语，做到正确（Correctness）、清晰（Clearness）、简明（Conciseness）、完整（Completeness）和礼貌（Courtesy）。同时，要注意信函中语调的运用也是非常重要的，它表达了对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。

（6）结束敬语（Complimentary Close）。结束敬语只是一种客套性的词语，如称呼用“Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam”，结束敬语就应用“Yours faithful-ly”；如称呼用“Dear Mr.John/Dear Mr.Smith”，结束敬语就应用“Yours sincerely”。

（7）署名和经办人（Signature and Reference Notation）。在结束敬语下面应列出发信人的公司或商号名称，涉外商函若属公司正式公函，可加盖公司或商号的公章，在其后面签署经办人的姓名。

（8）附件（Enclosure）。附件一般是在信函左下方写附加语的位置处注上“Enclosure（Encl.）。”

（三）注意事项

涉外商函的书写格式，习惯上分为齐头式和缩头式两种。齐头式是指信函从信内地址到结束敬语部分的每一行的开头都靠左边对齐；缩头式要求信函正文与结束敬语部分的每一段落的开头往后缩进5～6个字母，其他部分与齐头式相同。