（一）概念及特征

函是不相隶属机关或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。

函在实际行文中形成了多种类型。从内容与作用上看，包括：

（1）申请函，即向有关主管部门请求批准事项的函。

（2）商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

（3）询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。

（4）答复函，上级答复下级询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。

（5）告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。

从行文方向上看，函有来函、复函。

函是一个正式文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的（党的机关文件可以在发文机关名称后面加（）标注“函”的文种名称）。因此，不能把便函（即公务便信）视为函，也不能认为函包括函与便函，便函不是正式公文，它与函没有直接关系。

在现代社会中，函已成为联系工作、传播信息、沟通思想、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，尤其是商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，函在公务活动中的作用必将越来越大。

（二）结构与编制方法

（1）商洽函的编制方法。商洽函的标题，一般要写明商洽事项，并加上文种。正文一般都包括两部分内容：

1）商洽原由。主要写明为什么要提出商洽，一般都是以一定的事实作为理由。有的可依据上级指示精神作为商洽的原因，有时也可不写原因，直接提出商洽意见。

2）商洽事项。这是函的主体，要写清楚商洽的具体事项，特别要写清对对方有什么要求。如果有几方面的内容，可以分条列出，以便对方考虑。态度要谦和，语言要恳切，也可用“如果你们同意，请即复函”等惯用词语，作为函的结尾。

（2）询问函的编制方法。这类函的标题应包括三项内容，询问单位名称、询问事项和文种。

询问函的正文包括两部分内容：

1）询问的目的，即说明为什么要询问，也就是发函的理由。

2）询问的内容，这一部分是主体，要像出“试题”一样明确而又具体，使对方一看便懂，以便依题回答。

（3）答复函的编制方法。答复函的标题一般应载明三项内容：答复单位名称、答复事项和文种。(www.daowen.com)

这类函的内容分为三部分：

1）告知情况。说明对方来函收悉，并简要复述对方所询问题或所提要求后，用“经……研究，现答复如下”作为承上启下的过渡。

2）答复意见。针对来函的内容，给予明确具体的答复。

3）结尾。最后以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”等为结语，有时也可不用结语。

（4）告知函的编制方法。告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问题，而告知函则是告知对方有关情况。

告知函的正文通常包括两项内容：①告知原由，说明制发本函的原因；②告知事项，简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

（5）请求批准函的编制方法，请求批准函的正文包括三项内容：①请求批准的缘由；②请求批准的事项；③请求语，一般都用“可否，请函复”。

（三）编制要求

（1）叙事清楚，说理有节。公函是代表机关或单位向外联系工作、商洽事情、请求帮助的，欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，没有激起感情上的共鸣，就不能解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要……”、“你们不要……”、而要使用表示客套、寒暄的用语；三是提出的意见、办法、请求符合客观实际和对方的情绪。

（2）短小精悍，注意技法。短小精悍指的是公函不必详尽地叙述过程，不必长篇大论，要求的是字斟句酌；注意技法就是指公函应根据具体的内容进行撰写，并以此来推测对方见公函后的心理特征，采用不同的写法。例如，如果答复函属于肯定性的，那么开头部分就可以将答复的内容准确地提出，然后再对其他方面的事情进行叙述。这样不仅使对方把握答复函的全部内容，还可以促进单位间的密切合作，增进友谊；如果答复函属于否定性的，那么开头部分就不宜将否定的内容置前，而是采用简洁、诚恳、恳切的理由来说明，在结尾部分表明否定的态度。这样既能得到对方的谅解，又能使对方感到合情合理，不至于让对方产生误解或情感纠葛。

（3）不能将函遗忘。在企业商务中，函常常是最活跃的文种，因为在上下级、平级、同行业、不同行业单位之间行文都用到函，所以从这些方面来看，足可以估算出函使用频率之高、用之极广，是经济生活交往中不可或缺的文种。

（四）范文

××厂关于请求协助解决

技术人员进修外语问题的函

××大学校长办公室：

为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟派10名技术人员到贵校出国人员英语强化班进修半年。为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜，统按贵校有关规定办事。

谨请函复

××厂（公章）

×年×月×日