（一）时间都是自己争取回来的

“时间就是生命就是效益”。企划主管在办事时应当有较强的时间观念，在有限的时间里创造出最大的效益。时间对任何人都是公平的，只有自己去争取，时间才会充足起来。企划主管应该怎样争取时间呢？

（1）要培养随时记录的习惯。收集创意、数字以及各类有用的信息，加以整理后记录下来，可使自己的生活更加充实，知识更加广博，用很少的时间学到许多活的有价值的东西。

如此看来，争取时间的办法之一，就是在会议及重要会谈时带着笔记本，趁着记忆还很鲜明清晰的时候，把要点赶紧记下来，这样不但能够节省时间，还可以避免错误。

（2）要果断地采取行动。无论做紧急要事还是平凡小事，优柔寡断就是失败。明明一刻钟就可以解决的问题，如果将其拖下去就不只是一刻钟能解决得了的。身为企划主管，要时刻提醒自己：把大量的时间用于考虑难以解决或有意义的问题，不要把大量宝贵的时间耗费在与事业关系不大的一些问题上。

（3）要善于利用现代通信工具办事。电话、网络是现代文明的产物，可以帮助企划主管节省时间。当企划主管忙得无法抽身与对方会面时，只需拨通电话或发封邮件，便能把想讲的话讲清楚，从而得到有关信息或了解有关情况，进而节省时间，提高工作效率。

（4）要尽量避免与人杂谈。谈话是人际交往的重要形式。有人估计，人们每天除了8个小时的睡眠以外，其余的16个小时中，约有70%的时间都在进行信息交流。谈话是一种直接交流，不仅可以交流社会上的各种消息和情报，而且可以交流思想、情感、观点。交谈中往往包含许多生动的细节，如谈话的表情和手势等，这对于企划主管了解某些情况是很有帮助的。同时，成功的谈话还有增进感情、了解和友谊，消除疲劳和紧张，使心情愉快的作用。所以对于成就事业来说，适度的交际应酬是不可或缺的。但是也应该有限度，假如交谈的尽是些无益于事业与身心的话题，那么就应该理智地终止。

（5）多多利用空闲时间。在这个社会中，成为富足的标准不是工作时间而是业余时间。在未来社会里，最主要的不是能用于买到一切的金钱，也不是商品，而是业余时间。这种时间可能给人们以知识和文化。因此，学者们纷纷预言：在人们有更多的时间由自己支配时，必须设立如何安排、利用空闲时间的课程。

（6）要留意与工作有关的事。珍惜时间并不是让企划主管们只能忙于各种具体事务而变成工作狂。创造时间的方法之一，就是要懂得在行动中更多地进行思考，而不是排除思考，尤其是在对自己所做的工作厌倦而容易被其他无关紧要的事吸引时。比如，有的人从事写作，写作中要查阅某种资料，尽管他的案头资料很齐全，但他有可能在翻阅资料的过程中，自觉或不自觉地把注意力转移到某个与目标无关的问题上，分散了精力，这很可能会降低工效而事倍功半。企划主管作为工作和行动的主宰，要先把不得不做的工作整理出来，各个击破，方为上策。

（7）要先做重要的工作。不少企划主管认为，提高工作效率就能避免浪费时间，其实，这是一个非常模糊甚至错误的观念。实际上，效率有别于效果或效益，与效能更是不能相提并论。高效率并不一定说明效果好或效益好，更不见得就节省时间。严格说来，时间的利用率只与效能有关，效果和效益两者加起来才称为效能，即：效能=目标×效率。这就是说，目标方向正确，在此基础上再提高工作效率，才会出现效能。从这个意义上讲，传统的那种“时间与行为”的分析，试图把一切事情都用最短的时间、最少的动作来完成的研究未必就能提高效能。对企划主管来说，重要的问题应该是如何提高工作效率从而减少工作困难，做自己一直想做的且确实重要的工作，然后以最佳方式去完成它，这比高效率地去做偶然碰上的某项工作要重要得多。

（8）要寻找可能的替代者。不善运筹者从事某项工作，不能无论事大事小，都不求人，单凭一个人独来独往。高明的时间运筹者，不仅善于假物，而且善于用人。

（9）要做到休作有时。会工作的企划主管往往都是会休息的人，大凡有成就的人都有独特的休息方式。美国前总统克林顿就是善于休息和工作的领导人，他每天跑步，锻炼身体。其实道理很简单，如果连续工作时间太长，大脑供氧不足，就无法集中精力有效地工作。

（二）灵活确定工作主次

有效率的企划主管应认识自己的时间。领导首先需要认清自己的时间花在什么地方，然后设法管理自己的时间并减少那些没有成果的工作所占用的时间。

时间是一个限制因素。在某种限度内，我们可以用一种资源来替代另一种资源，但却没有任何东西来替代时间，而且时间也不能被增加和储存。干任何事情都需要时间，工作有效的企划主管区别他人的唯一之处就在于他们能够有效地运用时间。

企划主管经常受到种种压力，迫使其不得不花费一些不会产生工作效果的时间，这尤其体现在人际关系和工作关系的调和方面。企划主管应该分辨出哪些是根本不必做的事，取消那些纯粹浪费时间、丝毫无助于取得成果的事，包括：

（1）能让别人办理的事情可以授权于他人。

（2）杜绝浪费别人的时间，这种时间损失很可能是由企划主管或者组织缺陷引起的。

（3）由于缺乏系统和缺乏远见而造成的时间浪费，可能导致公司反复出现同样的“危机”，而一些危机本身是可以预防的。

（4）组织员工太多、会议太多、信息传递失灵或信息不准确都是时间浪费的因素之一。

工作有效的企划主管总是能够集中精力于少数主要领域，以优秀的管理产生卓越的成果。他们设立优先秩序，而且坚定地按优先秩序作出决定。他们知道只能选择最重要的、最基础的事来做，且一定要做好而没有其他选择。摇摆不定将会一事无成。

工作有效的企划主管懂得，他们要处理的事情很多，件件都需要有效地解决，这就要求他们集中精力按工作的轻重缓急，分而治之。

要学会“集中精力”的管理办法，首先要学会“摆脱昨天的困扰”，即终止已不再起积极作用的工作，终止过去遗留下来的无意义的工作，释放这种工作所占用的资源，为新工作创造有利的条件。企划主管确定工作主次的原则为：

（1）着重未来而不是过去。

（2）着重机遇而不是难题。

（3）要有自己的方向而不是随波逐流。

（4）要确立远大目标，注重所产生的效果。

对照下面的行事次序，看看企划主管平时喜好用哪种方式。

（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

（3）先做容易的事，然后再做难做的事。

（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

（5）先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。

（6）先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。

（7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

（8）先做别人的事，然后再做自己的事。

（9）先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。

（10）先做有趣的事，再做枯燥的事。

（11）先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

（12）先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的有利害关系的人所拜托的事，然后再做其他人所拜托的事。

（13）先做已发生的事，后做未发生的事。

如何才能有效地运用精力呢？

（1）按照事务的类型来安排时间。大致来说，事务可以分为四种类型，企划主管花多少时间，应视其类型而定。

1）紧急而且重要。企划主管对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决完为止。

2）重要但不紧急。该类事务包括远景规划、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是企划主管要下苦工夫、花大精力去做的事，是企划主管的第一要务。

3）紧急但不重要。该类事务包括批阅日常文件、工作例会、电话沟通等。这类事务也需要企划主管赶快处理，但不宜花去过多的时间。

4）不紧急也不重要。该类事务包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，企划主管可事先思考一下，这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况。如果答案是什么事都没发生，那就不要去做这些事。

在低绩效或失败的管理中，不少企划主管最易犯的错误是把“重要的事”与“紧迫的事”混为一谈，把战略与战术、“做正确的事”与“正确地做事”混为一谈。这令人想起德鲁克的话，“最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没有用的事的人”。(www.daowen.com)

（2）每天首先着手最重要的工作。一般而言，企划主管每天都必须处理许多事务。不少企划主管错误地认为，他们可先处理好最次要的事来激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济地利用时间的方法。把最重要的事拖到最后来干，企划主管经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑，时间也不会很多，想把这件事做好很难。企划主管这样做的根本原因是由于内心深处有畏难情绪，从而回避最重要的工作。作为一名出色的企划主管，一定要克服这样的心理，应首先着手最重要的工作，用足够的时间及精力来处理，以做到尽善尽美。

（3）每天留些“机动时间”。企划主管容易犯这样的错误：时间表上排满了各种活动，以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况，企划主管就不得不放弃计划中的工作来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中。工作好比是马拉松长跑而非短跑，如此给自己加压，企划主管坚持不了多久。因此，企划主管应每天留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，企划主管也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与下属联系一下感情；也可休息一会儿，考虑一天工作中的得失等。这样，就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天的挑战。

（三）提高时间利用的质量

（1）保持最佳情绪。良好的情绪是人生的催化剂，因为它可以促使生命运动，保持旺盛的精力，使人轻松愉快，心顺，身体顺，做事的状态也极佳。良好的精神状态可以让人们做更多的有用功，大大减少无用功，工作效率也会大大提高。因此，一名称职的企划主管必须做到热爱事业、热爱工作、热爱生活、乐观豁达、目光远大。尤其是那些刚刚步入社会，走向企划工作岗位的年轻人，更应学会控制自己的情绪。比如因身体欠佳、感情问题等受挫而影响工作，这都是没有控制好情绪的结果。企划主管要想做好每一天的工作，就必须保持旺盛的精力、愉悦的心情，这样才能更好地完成工作。

（2）劳逸结合。众所周知，世界是一个有机整体，人也是如此，各个器官之所以能够和谐运动，全是靠中枢神经系统的指挥。神经细胞活跃时，神经细胞内的物质就得到了消耗；当它处于不活跃时，能够通过生化作用使细胞得到更生恢复，给血液带来了充足的养分。当人受到某种刺激或是在兴奋状态持续时，如果兴奋的物质得不到补偿，那么自然就会造成神经细胞的消亡。因此，只要是运动的事物都是存在生命的，所以说神经细胞的工作能力也是有限度的，不能超过它的最大承受力。假如工作持续太久，又一时得不到缓解，超过了人所能承受的最大值，就会导致效率下滑。这时需要我们注意的是，找合适的方式或方法给予自己适当的调节，这样才能更好地持久和延续下去，保证工作正常运行。不能把适当的休息盲目地理解为睡觉，休息不仅包括散步、旅游等有益身心的活动，而且还包括加强锻炼，比如文娱体育活动，这些都是积极性的休息。由此可见，要想保持清醒的头脑和高效率的工作，必须做到劳逸结合、适当休息。

（3）利用最佳时间。在一天当中，每个人的精力旺盛期是各不相同的，有着千差万别。比如有的人早晨精力好，有的人晚上精力好，有的人喜欢凌晨思考，有的人喜欢把重大问题放在饭后思考，有的人喜欢连续性思考，等等。据不完全统计，大约50%以上的人其能动性在一昼夜内有显著变化。17%的人早晨能动性强，33%的人晚间能动性强。所以，我们把在工作效率最高、能动性最强的那个时间段称为最佳时间。要把最好的、高质量的“时间”放到最需要的地方，使其最大限度地开发和利用“时间能源”。

（四）做好时间计划要讲究技巧

“一日之计在于晨”。在一天开始的时候，就列好一张表，把自己在一天中要做的事都列出来。一名企划主管的工作充斥着零散的事，他的时间被分割得支离破碎，所以，必须要学会利用零碎时间来完成工作。如果企划主管想等到有一长段时间时才开始一项工作，那么也许就得永远等下去了。

下面列的这些技巧可以帮助企划主管节省时间。

（1）除非绝对必要，否则绝不要在压力下作出决定。

（2）多征求别人的意见。

（3）不要想着事事都要占领先机。

（4）不要怕作出的决定是错误的，但要避免再作出同样的错误决定。

（5）要认识到不是所有值得做的事都要做得完美无缺，用不着面面俱到。

（6）作完一个决定之后，马上接着开始做别的事。

（7）按事先预定的方案安排每一天的时间。

（8）按事情的轻重缓急制订自己每一天的计划。

（9）把每天要做的事情列成一张表。

（10）如果有助手可用的话，尽量把那些可以由助手来做的事分配给他们去做。

（11）注意经常看看计划表，要不断地根据事情缓急程度的变化情况对计划表进行调整。

（12）要时常询问自己，“现在我最好做什么，”然后动手。

（13）把一件事分成几个部分来做，这样就不需要用连续的很长一段时间来做该件事了。

（14）当要做的事情实在太多时，须告诉上司什么事自己打算先搁下不做，什么事打算分派给别人做，并征求一下他的意见。

作为企划主管，为自己和下属们制订计划是日常工作中最常见的一项工作，尤其是对于那些对计划的作用持肯定态度的人，计划一定会使他们大大地提高工作效率，促使他们合理地利用时间。下面就介绍一些很基本、很实用的制订计划的办法。

（1）做好预测。这需要对每件事都考虑得很周全，把各种可能的情况都要想到，这个工作期不妨长一些。即使是在日常的工作、生活中偶有灵感，也最好赶快记录下来。

1）考虑经济形势的变迁。

2）以考虑可能遭遇到的困难为着眼点。

3）想到事态本身的因果关系。

4）预测有机械性与分析性两种类型：

a）机械性的预测是完全凭借感观的因果关系来预测。这种预测十分简单，但会由于预测角度的不同而得出不同的答案。

b）分析性的预测是从计划观点、心理观点、统计观点来分析。这应该说是一种综合性的方法，所以驾驭难度也较大，但准确率较高。

（2）设定目标。目标是动力也是出发点，所以制订计划前先确定一个长远目标是必要的。

1）目标是即将来业务发展的指标。

2）设立目标要根据预测，目标不是凭空捏造的。

3）目标要简单明确。

4）设定目标时要让本部门的员工参与到其中来。群策群力会使目标制订得更完善，同时也是对员工们的一种激励和压力。

（3）制定政策：

1）政策是工作的指导准则，要有贯彻性、调和性。

2）政策必须关系到部门。

3）要使大家了解政策。

4）政策是计划的基本依据。

（4）制订进程。这部分实际上就是将要贴在办公室墙上的核心内容。根据业务需要，制订措施和编制运用人力、财力、物力的步骤，并能很有效地执行。但所制订的进程必须根据政策不断地进行修正，并予以标准化。

（5）编制预算：

1）必须有效运用可用资源。

2）设定绩效标准和衡量尺度。

以上就是制订计划中必须注意的几项原则，另外在制订计划的时候应广泛地征求员工们的意见，多与他们进行沟通，因为这是在为整个部门制订计划，而不是为某个人。