（一）善用时间的技巧

这里，从实践方面介绍一些提高时间利用率的小技巧。首先，企划主管应该分析时间的利用情况；其次，分析哪些时间是无效的时间，明确哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费工夫；最后，排除浪费的时间，然后采用以下技巧：

（1）排定工作处理顺序。“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做；是否将有限的几个小时利用得有效？”要思考这些问题，仔细分析所有的活动，然后决定何事应先处理。

（2）分派工作。决定哪些事由别人处理；将一些工作分配给下属做；然后看看其余的，再决定哪些事仍可由公司其他人“分忧”。

（3）分配时间。

（4）排定时间表。

（5）留出时间应付意外事件。一般有三个预防此类事件发生的方法：

第一，每项计划都留有多余的预备时间。

第二，努力使自己在不留余地又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事情更细致些。

第三，另准备一套应变计划。

假使企划主管为每项工作都定出了时间限制，将会发现有三件事已经做成功了。

第一，迫使自己在规定时间内完成工作。

第二，对自己的能力有了信心。

第三，仔细分析将要做的事，并把它们分解成若干单元，是正确、迅速完成它们的必要步骤。

（二）赢得时间的一些技巧

每天早晨比规定时间早15分钟或半小时开始工作，这样，你不仅树立了好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前好好计划一下。

在开始做一项工作前，应先把所有需要的资料放在桌上，这样就可以避免为寻找遗忘的东西而浪费时间。

利用计算机、录音笔等现代设备，以节省时间。

把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事应在精神较差的时候处理。

养成将构想、概念、凭据及资料存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即记录下要点，便于以后工作的开展。

利用空闲时间：这些空余时间应被用来处理例行工作，假如一位访问者失约了，也不要呆坐在那里等下一位，可以顺手找些其他工作来做。

管制电话：在拿起电话前，先准备好要用的东西，如纸、笔、名片及预订话题手稿、资料等。

开会：时间最好选择在午餐或下班以前，因为这段时间每个人都会很快地作出决定。

沉思：每天花片刻时间思索一下自己的工作，可寻求出各种增进工作的方法及可能获得的灵感，可使自己受益匪浅。

（三）管理好时间可以事半功倍(www.daowen.com)

（1）对时间进行计划管理。对时间的使用不能干了算，而要算了干。把要完成的工作，按小时、天、周的先后顺序排好，然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内让工作变得紧张而有节奏，并尽力把不可控制时间转化为可控时间，善于在不可控时间内处理事务，利用时间最忌把时间切成零星的碎片，不能把一项完整的工作肢解而分为几次完成；要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间的多少要依工作的需要而定，集中得过多，也会造成浪费。一般来说，集中时间较多的人，往往是时间利用率最高的人。

（2）对时间的使用也要计算成本。凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时，而是用分钟。单位越小越有助于督促自己珍惜时间、充分利用时间。

假定一个部门平均每人月收入为4000元，这4000元占每人每月创造新价值的27%，则每人每月创造新价值为：4000÷27%=14814（元）。每人每天工作为7.5小时，每月工作23.5天，则每人每月工作时间=7.5×23.5×60=10575（分钟）。每人每分钟创造的价值=14814÷10575=1.4（元）。

如果办一件事，需要3个人工作5天，则办此事的成本为3×5×7.5×60×1.4=9450（元）。

（3）善于区分重要工作和一般工作。企划主管的精力有限，对自己的工作要分轻重缓急。工作一般分为三类：紧急工作，必须马上办；优先工作，尽量去办；普通工作，有空去办。应把主要时间花在重要的事情上，只有抓住关键性工作，才能有效地提高时间的利用率。

（4）利用最佳状态去做最难和最重要的工作。一个人在一天的不同时间里，精力状况是不一样的。生物学家通过研究揭示，人和其他生物的生理活动都有明显的时间规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化，也就是人体内“生物钟”的作用。企划主管应该找出自己在一天中什么时间工作效率最高，要充分利用自己效率最佳的工作时间来处理最重要和最难办的工作，而把精力稍差的时间，用在处理例行公事上。

（5）把常规的工作标准化。如何处理常规性工作，可以在规章制度中明示出来，以便照章办事。同样的问题出现后，把具体情况和处理办法写下来作为日后处理同样问题的范例。这些范例经过逐渐修订改进而形成标准化，这可使领导者摆脱琐事的缠绕。领导者要保持优化的工作秩序，先要考虑好先干什么，后干什么，使自己的工作有条不紊，逐步规范化，不能顾此失彼。

（6）抓住今天，今日事今日清。只有当天完成当天的任务，而不是拖延到明天，时间利用率才能提高。日本效率专家桑名一央指出：“昨天已是无效的支票，而明天是预约的支票，只有今天才是货币，只有此时此刻才具有流动性。”

立足于“今天”，珍惜“今天”，运筹“今天”，凡今天能做的事，绝不能推到明天。

（7）有效地利用零碎时间。所谓零碎时间是指不构成连续时段，在两件事之间的空余时间。有效地利用零碎时间，可以提高时间利用率，加快工作节奏。

（8）提高单位时间的利用率。做任何事情，都要高度集中注意力，以便缩短时间。有成效的企划主管并不感到自己肩上的担子压得喘不过气来，自信其时间的充分性，总认为自己还可以挤出更多的时间来。

（9）复合工作法。人的大脑是划分区域的，如听觉区、视觉区、语言区……各个区域有不同的使命，据说可使两个或两个以上的区域同时兴奋起来，因此有些工作可以同时进行。例如，对于某些应酬或不重要的会议，出于礼节或以后业务方面的考虑，企划主管应必须参加，但这又可能对其时间造成浪费，此时便可考虑同时运用其大脑的两个区域，即边应酬边思考其他工作问题。

（10）有效地利用节约时间的工具，如个人备忘录、工具书、通信簿、计算器、电话、手提式电脑等，一应俱全，这有助于提高工作效率。

（四）只需改变或利用10%

小王参加工作两年，就成了公司里最出色的企划主管，因为他的办事效率是最高的。同样的工作，他总能提前完成，上司也喜欢把一些重要的额外工作交给他去做，但他从不喊累，而且每次都能轻松完成。他的一位好友向他询问其中的诀窍，他的回答是：“只要改变或利用10%，你也能做到。”

（1）多获取10%的能量。人较高的工作效率时间只能保持1～2小时，这也是集中精力工作的最佳时间长度。研究表明，全神贯注于某种活动90～120分钟后，精力便难以集中。这时就要休息一会儿，以便体内进行生化反应，恢复体能。所以，一个人对能量摄取量的多少，决定了他精力的充沛程度。在摄入能量的过程中，要注意两点：一是午饭不要过饱，否则会有昏昏欲睡的感觉；二是试着“少食多餐”，专家认为这更有利于健康。

（2）工作期间，即使是仅为企划主管酒量的10%的酒，也不要喝。酒精会麻醉神经，让人睡眼惺忪，影响思维能力。在吃午餐时，可以配一杯柠檬汽水或冰茶，而非酒。

（3）将起床时间提前一个小时。每天提前一个小时起床上班，是一种提高办公效率的简便有效的方法。而提前一个小时不会使人感到困倦，反而能带来意想不到的效果。

（4）少浪费10%的时间，尽力避开浪费时间的活动，比如，对于那些非必要的会议等，一定要肯定其确有价值而且自己感兴趣才去参加。千万不要仅仅为了承担义务，而随便参加一个什么组织，不要做盲目的跟从者，那样只会浪费时间。

（5）让思考速度提高10%。思考速度也需要一个过程才能得到不断提高。过程很简单：找出问题所在，汇总所有相关因素，寻求相互之间的关联，建立一个清单，收集反馈意见，与其他人合作，为新思想的产生提供机会。一旦企划主管理解了这一过程并付诸实践，其思考速度必将得到提高，从而可以更加从容地完成工作。

（6）将工作进度主动加快10%。无须费太大力气，也无须借助什么高新技术，仅仅是主动加快做事速度，就会取得显著的效果。

（7）每天最少拿出10%的工作时间做最重要的事。企划主管要充分利用一天里精力最充沛、效率最高的一个小时做最重要的工作。在这个专项时间段里，要尽量避开外界的干扰，甚至告诉身边的同事，如果没有重要而紧急的事，请勿打扰。

（8）充分利用闲暇时间的10%。如果按每天工作7小时计算，除去休息的9小时，企划主管的闲暇时间就是8小时。如果能利用好其中的近一个小时的闲暇时间，则办事效率将会有很大提高。比如，在等车的时候，动脑思考一下，也许就能完成工作报告，或者很久解决不了的技术难题，忽然灵光一闪，茅塞顿开。

只要企划主管能够按照以上几点努力去做，持之以恒，大可不必费尽全力而弄得自己心力交瘁，工作效率会在持续不断的进步中得到提高，从而受到上司的青睐。