在采购环节，工业企业要购进材料，商品流通企业要购进商品，饮食服务企业要购进食品，各种类型的企业都要购进固定资产、低值易耗品等。因此，采购环节的业务十分繁杂。在实际工作中该环节内部控制制度的错弊形态主要有以下五种：未按照合理程序制定购销合同，如签订购销合同前，不考虑生产或使用计划，不经过审批授权等；催货不及时；验收入库手续不健全，如验收时保管人员未在场，点数不准确，未经复核，填写的验收单和入库单内容不全，签章不全，份数不够等；支付货款缺乏合理的程序和有效的控制手段，如会计人员或其他人员对托收承付凭证未经审核，未将其与有关合同或协议核对就承付货款；账目缺乏正确的登录及核对。

审计人员应在审阅资料文件及查询基础上，编制调查表或绘制流程图，以了解该环节内部控制制度的健全或缺陷，同时采用观察法和实验法等来评价其有效性。

〔案例一〕

（一）资料

某市审计局审计人员高强对某企业材料的内部控制制度进行实地测试，查明情况如下。

该企业有材料仓库一处，专门储存电子元件，有仓库管理员一人，负责收料、发料和登记明细账。仓库收料时，根据发票点数验收材料，开出收料单三份，其中一份送财务科，凭以付款；一份送供销科；一份留存。高强发现该仓库管理员收料点数不太认真。

车间领用材料，任何人都可开领料单领取材料，填写草率，有涂改。有时仅领用人签字而无车间主任或工段长核准，有时连领用人也不签名。领料单一式二份，一份交仓库，一份送供销科。

由于仓库已有材料明细账，由仓库员收发料时登记，财务科与供销科不再设材料明细账，月终盘存一次，基本上由仓库员自查，供销科难得有人在场，盘存表仅有数量，不计金额。

供销科根据领料单，月末编制领料单汇总表，按计划价格计价，然后送财务科转账。

财务科根据收料单与领料单汇总表编制记账凭单并登记材料总分类账户，长期以来，未与仓库的材料明细账相核对。盘存单由于不计金额，亦未与材料总分类账户相核对。

（二）思考题

请对上述内部控制制度作出评价，说明该项制度有何缺点？可能导致哪些后果？应该采取哪些纠正措施？

〔案例二〕

（一）资料

某市审计局审计人员刘威在对某机械厂内部控制制度调查时，了解到该厂材料采购内部控制制度的实施方法如下。

1.首先由仓库根据库存和生产需要，提出材料采购申请，填写一份“请购单”。“请购单”交供销科审批。

2.供销科根据事前制订的采购计划，对“请购单”进行审批。若符合计划，便组织采购；若与计划不符，则要单独请厂长批准。

3.决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存，另一联由采购员交供货单位。采购员持“订货单”与供货单位协商采购并签订购货合同。

4.购货合同的正本留供销科并与“订货单”核对；购货合同的副本分别转交仓库、财务科，以备他们将来查考。

5.采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库，验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对，然后填写一式三份的“验收单”。“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细账依据；一联转送供销科；一联转送财务科。

6.供销科接到“验收单”后，将“验收单”与采购合同副本、供货单位发来的发货票、其他银行结算凭证相核对，看是否相符，以确定此次采购业务的完成情况。

7.财务科接到“验收单”后，由主管材料核算的会计，将“验收单”与采购合同副本、供货单位发来的发货票、其他银行结算凭证相核对。若相符合，如数支付货款；若不符，则拒付货款。

8.应支付货款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。

9.出纳员付款后，在进货发票上加盖“付讫”戳记记，再转交会计记账。

10.财务科的材料明细账，定期与仓库的材料明细账相互核对。

（二）思考题

1.对该厂材料采购业务的内部控制制度进行评审，指出控制的强点和弱点。

2.针对弱点，提出处理意见。

〔案例三〕

（一）资料

1.李珊注册会计师在对新都酒店内部控制制度审评时，了解到该酒店食品采购内部控制制度情况如下：

新都酒店食品采购主要是通过“每日食品存购一览表”来控制的，是将食品的库存、请购、订购等内容汇总在一张表上。其控制程序如下。

（1）仓库保管人员每天下午三点左右，在当天应进的货品基本都已收进后，将库存的食品餐料，分中厨、西厨两大部分，在“每日食品存购一览表”（如表3—2—1）上填列品名、单位、库存数量以及在途数量，经仓库主管签字后，送交厨房（在途数量是指已签发订单.但还未到库的货品）。

（2）厨房接到此表后，计点厨房里现存的食品餐料，预计明日各种食品餐料的需用量，并将预计的需用量与库存和厨房现存的数量进行比较，匡算出明日需购的数量，填到表里，经行政总厨审核签字后报饮食总监审批。

（3）此表经饮食总监批准后送到采购部，由采购人员根据厨房填写的需购数量联系货源，签订货单，并将订单号码、供应商名称、单价、送货时间等填入此表，交采购部经理核准签字后，将此表和订货单各退给仓厍收货处一份。

（4）次日上午，供应商把货送来，仓库验收编制收货单，并将货品与“每日食品存购一览表”中有关订货的品名、价格、数量等相核对。如果没什么问题，则在表中相应项目旁作上“已到货”的标记；如果不符，则要根据具体情况进行处理。例如，订购的是50公斤，结果供应商多送20公斤，这20公斤就不能收，如 果收，也必须有饮总监的批准。如果供应商果少送急需的货品，则要立即通知采购部和厨房，以便有所准备或采取补订货品的措施。

（5）验收后，将订货单、收货单、发票和“每日食品存购一览表”送交会计部负责核准付款的人员。

（6）会计人员对送来的四单严格审阅、核对、当所购食品名称、规格、数量、质量以及交货日期、价格等在有关单据上相一致时，可签署核准意见，送交出纳员付款。

2.在酒店业，对饮食食品采购控制除了新都酒店以上的做法外，还有其他的几种方式。

（1）集体控制方式。一些规模较大的酒店，一般成立采购审定小组。其成员由酒店总经理、餐饮总监、财务总监、客房经理、行政总厨、总工程师、采购部经理等组成，负责大项的超过规定限额的物品采购的审定。而小额的或在一定额度之内的物品采购权则交给采购部。

（2）集中采购方式。多家酒店联合成立一个采购中心。各酒店将物品采购的需求报送采购中心，采购中心将各个酒店的需求数量汇总后向供应单位订货，再由供应单位将货品分送到各个酒店，由各酒店验收付款或由采购中心集中验收，集中付款。

（3）三方报价控制方式。酒店采购部门在订货前，均须征询3个或3个以上供应单位的交货价格，把有关情况写成简单报告连同报价单送交有权批准进货价格的人员（一般是酒店高层管理人员），由其圈定其中一家信誉好、质高价廉的供应单位。

（二）思考题

请你对以上几种控制方式进行评述，指出各自的优缺点，你认为哪一种最有效？

表3—2—1 每日食品存购一览表

〔案例四〕

（一）资料

某企业材料采购内部控制制度业务流程图，如图3—2—1。

（二）思考题

请改用文字形式加以描述。(www.daowen.com)

图3—2—1

〔案例五〕

（一）资料

佳美公司是一家中日合资企业，专门生产精密的摄像机，其中尤以镜头的价格最贵。该公司购买镜头和螺旋钉以单位“个”订购和计价，金属片以重量为单位。验收员负责查明所收商品的品质和数量。目前，该公司对此的内部控制程序如下。

1.验收报告。验收报告是预先按顺序编号且经过适当批准的订购单，以序号归档，套写一式四份。验收员保存副本一份，收到商品时即在上面注明日期和收到数量。

2.摄像镜头。每个镜头包装在纸板盒中。验收员收到时，清点纸盒数并与订购单核对盒数。

3.金属片。货运到，将收自供应商的金属片称重后，在提货单上填写日期，再连同货品送往公司。验收员根据订购单上所列重量核对提单后签字验收。

4.螺旋钉。验收员打开纸箱，加以检视、称重，然后根据转换表将重量折算成螺旋钉个数并与订购单核对。

（二）思考题

请分别指出上述内部控制制度方面有何不当之处？它将会引起何种财务报表误述？

〔案例六〕

（一）资料

大地会计师事务所的注册会计师吴宾及助手吴繁接受一家中外合资企业的审计委托，对其本年度会计报表进行审验，在对其各业务环节内部控制制度审评时，了解到该公司部分业务操作程序如下。

1.定购原料时，一份订购单副本交验收部，收进原料时，四位验收员之一就在这份副本上加注“√”后送给会计部，作为记录应付账款、存货账的凭证。然后将原料交给仓库收存并将数量记入存货卡。

2.员工计时卡送交人事部，编制工资分配表。公司财务经理将工资分配表与工资支票相核对，相符后签字并将工资分配表交人事部分发给各员工。

3.公司某分销处设有经理一人，助理两人。该处在附近银行开立账户，存解所收入的现金。开自本账户的支票须经过经理或公司财务经理签章后有效。银行结单和已兑支票由银行送交经理，后者调节后存卷备查。经理按照规定日期编制支付报告送呈总公司。

4.本地购货客商拿着销售部门开出的销售发票及提货单，自己到成品仓库提货。成品仓库保管员看单后，按单上数量点货，随后记录仓库的实物账，购货客商装运物品后驶出厂 大门时，只需提供发票及提货单即可放行。

（二）思考题

1.指出内部控制制度缺点所在，并说明可能产生的错误或舞弊情况。

2.提出相应的改进措施。

〔案例七〕

（一）资料

下面列举了在采购环节企业容易存在的几种潜在错误。

1.接受低于标准要求的供货。

2.存在未经授权的采购。

3.向与采购入或企业其他成员有关系的供应商进行采购。

4.超量采购。

5.超前采购，挤占流动资金和仓储设备。

6.收到了未订购的商品及所收商品的项目、数量或质量不正确。

7.商品从仓储区被盗走。

8.编制付款凭单时，对未订购商品或未收到的商品编制了凭单。

（二）思考题

请你依据这些潜在错误，提出企业应采取的必要控制措施及审计人员应采取的相关的控制测试。

〔案例八〕

（一）资料

注册会计师钱方在检查某厂固定资产更新改造工程时，发现内部控制制度不健全，以致虽工程很多，收效却不大。钱方征求该厂意见，该厂提出三项建议如下：

1.对已完工的更新改造工程，要加强成本核算制度。

2.确定有关人员负责制订更新改造项目的计划，并制订审议和核准程序。

3.加强固定资产的维护保养工作，认真制订大修理计划。

（二）思考题

请指出哪一种建议是一种有效的内部控制制度，而其他两项建议不属于内部控制制度范围，并说明理由。

〔案列九〕

（一）资料

注册会计师辛吉及其助手吉美在对某化工厂存货内部控制制度审查时，通过调查询问及实地观察等方法，获取了一些资料，并根据测试结果编制了存货内部控制制度测试问卷，如表3—2—2。

表3—2—2 存货内部控制制度测试问卷

续表

（二）思考题

评价该化工厂的存货内部控制制度的健全性和有效性，指出存货内部控制制度中的薄弱环节，并对此提出相应的改进措施。