为加强公司财务管理，公司特制定财务支出款项规定，请各部门严格执行。案例：为加强公司管理，保证公司资金的安全以及各项业务的顺利进行，使公司付款规范化、程序化，节约付款时间，提高各环节的工作效率，特对公司支出款项作如下规定，请各部门遵照执行。

1）公司购进原辅材料、劳保用品、办公用品及其他日常用品，由需要的部门提出购物申请，经批准后由采购部统一采购，并由其统一填写业务付款预借单。任何部门未获授权，不得擅自购买任何物品。

2）公司实行采购合同化管理，采购部门负责与所有供应商签订合同，其合同须经总经理确认后方可生效。

3）凡由公司支出款项，必须使用公司设计印刷的自制表格和公司允许使用的外购表格。

4）公司支出款项应根据合同及报价单、订单、付款请求书和发票填写规定的表格后，报财务部门。

5）各部门向财务部门申请支出款项时，要由本部门主管和总经理签字认可，无业务主管、财务主管、总经理签字的支出款项，不能付款。

6）各部门各位职员做付款单时，必须使用公司规定的个人颜色塑料文件夹按规定程序进行传递。塑料文件夹要按公司及颜色区分，个人付款预借单和业务付款预借单分别分类。

7）付款时间的确定：

①各部门的各项付款预定须在每周三中午12∶30之前，将下周付款预借单送到财务部门所指定的盒子内。

②支出款项的现金付款时间为每周四下午14∶00～16∶00，如通过银行转账付款的时间为每周四上午12∶00之前。

③支出款项的付款次序是上周三的预借单在本周四支付。

④急需付款的事项，需总经理签字批示方能付款。

⑤因业务需要需借备用金1000元以上的需提前三天向财务部门通告，以便提前准备；但必须做到每周一清。500～1000元的在当天12∶00点前提出（出差、临时请客、购货）。

8）付款预借单的用途、付款要求及填写方法及规定：

①“业务付款预借单”要填写清晰

a.用途：此付款预借单主要是用于购买、采购零件、办公、劳保用品、包装物、原辅材料以及支付加工费等时，由经办人填写。

b.付款要求：

a）支付原辅材料、包装物、劳保用品款项时，必须附有本公司仓库保管员开具的“入库单”、订单以及客户提供的报价单、付款请求书及符合国家规定的发票和与对方签订的购货合同。

b）支付零件、办公用品及日常消耗用品，如不开具“入库单”必须由验收人在物品清单上签字，且必须附内容填写齐全的购物申请单。

c）如有多张发票需分别编号，逐一填写在相应的表格内。

d）需通过银行划款的，需在预借单上注明对方的单位名称（全称），开户银行、账号，并保证准确无误，以免公司汇出的款项由于上述原因对方不能收到，影响公司的信用。

c.填写方法及要求：

a）用红笔分别在付款预借单中圈出应付款单位，申请付款人所属部门、付款方式。

b）将所附发票用红笔编号另贴在一张纸上附在预定表后，将编号用红笔填入表中。

c）注明所预借款的付款时间。

d）表上金额要与各附件金额一致，小计金额之和等于总计金额。如有千位要有分节号，如123，456.78小数点、分节号要清晰，大写要用规范字来填写，壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。小写金额、小计、总计前加“”符号，大写总计前划“○”。

e）付款预定金额不得涂改，如有错误，请申请付款人重新填写。

f）发票要随付款预定及时附上，如不能及时取得发票的，要在表上注明原因及何时能取得发票。

d.支付加工费，除提供订单、报价单、付款请求书及正式发票外，还必须提供经加工方确认的“委托加工结算单”。

②“个人经费支出明细表”要填写清晰。

a.用途：主要用于个人交通费、公务用车、送货用车、员工因公外出午餐补贴以及其他一些办公费用。

b.付款要求：(www.daowen.com)

a）交通费项目要注明乘车的具体事由，并按金额大小序列填写。

b）交通费以外的费用要在原始票据上注明目的和餐费及交际应酬费的人员与人数。

c.办公用车、运送货物及员工因公外出补贴的经费预定表，由总务部门按照公司的规定填写。运送货物运费由仓储部门按照公司的规定填写。

③“差旅费报销单”填写要清晰。

a.要按格式要求填列，其所附票据要注明用款事由、人数、人员等。

b.出差补助要按公司规定，按标准计算填写。

4）“购物申请表”的应用

购物申请表是用于购买生活用品、固定资产及生产、办公临时急需的物品。在填写时，应注明所需物品的名称规格、数量、用途，临时急需物品应注明急需购买理由及购买时间，经总经理签字后方可购买。

①购买后应按规定填写“业务付款预定明细表”，并按业务付款预定的管理规定申请付款。

②付款预定表附件中的发票必须使用国家规定的正式发票，如不能取得正式发票的需由申请付款人写明原因，由总经理签字后方能付款。

附件1：普通发票的审核要点。

附件2：增值税专用发票审核要点。

附件1

普通发票的审核要点

1）发票必须是国家规定的正式发票，即有椭圆形票印制章的，以紫光灯下有防伪荧光标记，在平常光下有菱形暗纹的发票。

2）付款单位名称需单位全称，不能用简称。

3）记载的品名、数量、单价、金额要相符，正确无误。

4）填写金额要一致，书写规范。

5）发票上必须盖有财务章或发票专用章。

6）开票时间、开票人、填列齐全。

7）普通发票有涂改，在涂改处需盖有对方单位的财务章或发票专用章。

附件2

增值税专用发票审核要点

1）取得专用发票一定要防止假票，真专用发票有暗纹，紫光灯下有“国家税务总局监制”字样和特殊形状防伪标志。

2）专用发票上的名称、账号、税号、电话一定要正确无误。

3）专用发票不得有涂改，如有涂改即为废票（所附销售清单同发票管理）。

4）专用发票必须是双面复写纸，不得有套开现象。

5）专用发票的开票日期、数量、金额、税率应准确无误。

6）大小写要相符，小写前有“”封口，大写前有“○”封口，书写规范。

7）发票上要盖有对方的财务章或发票专用章。