语气的正确运用

正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示书写者及组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。因此，正确的语气应该遵循以下原则：专业但不僵硬，友善但不虚伪，自信但不傲慢，礼貌但不卑微。

克服书面沟通的心理障碍

强调书面沟通的重要性，是因为书面信息具有永久性，而且会展示给他人看，可作为凭证或法律依据。如果内容或形式有任何不妥，将不可挽回。心理学家罗布特·博爱斯对克服写作心理障碍，要求书写者做到：一是积极参加与组织的活动。与组织其他成员交流得越多，沟通得越充分，对公司的文化、公司的背景的认识越深刻，写作起来就越得心应手。二是掌握各种写作技巧。优秀的书写者往往通晓各种写作技巧，使得他们下笔如神，妙笔生辉。三是树立写作的信心。坚信只要自己不断苦练，定能越学越好。四是就写作问题多与他人交流。要重视上司或同事的反馈信息，并就写作方面的问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。(www.daowen.com)

对不同个体进行分析

在决定书面沟通之前，有必要根据以往与读者的交流经验对其进行个体分析，实现有效沟通。运用迈尔斯-布里格斯的四维性格测试法可以揭示读者在进行书面沟通过程中的偏好。一是内向型—外向型。内向型读者喜欢先思考后发言，备忘录的形式可以给读者以充分考虑的时间，然后再做反应。外向型读者喜欢边干边思考，他们一般偏好口头说，不爱动笔写。二是知觉型—直觉型。知觉型读者作出决定的过程比较缓慢，他们注重实事求是，喜欢追根究底。这类人偏好阅读推理清晰、准确的文章。直觉型读者善于解决问题、勇于创新。这类人首先会关注文章的轮廓，其次才是细节部分。三是理智型—情感型。理智型读者依据逻辑和抽象规律作决定，这类人会注重文章中的逻辑方面而非情感方面。情感型读者关注自身和他人的感觉，极富同情心，这类人会注重是否满足了人们的情感需求，同时让组织受益。四是谨慎型—果断型。谨慎型读者喜欢确定事物的可能性或可行性，决策迟缓。这类人关注的是文章中的观点是否经过深思熟虑。果断型读者喜欢快速决策，作出一项决策后又快速转入另一个主题。这类人关注文章中对主题的表述是否简洁明了紧凑。