上行文种的写法

第一，请示。请示要坚持一文一事，即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：一是开头部分写明请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明。二是主体部分写请求的事项，要求写得具体、合理、明确、简要。三是结尾部分写希望、要求，可以使用惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

第二，报告。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：一是对上级的要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。二是行文时间不同。“报告”是事中或事后行文，“请示”是事前行文。三是文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文，“请示”是请求性的上行公文。四是结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了全文就结束。“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态，主要包括：情况—做法—问题（意见），情况（做法）—问题—今后意见，情况—原因（责任）—下步做法，情况—原因—责任及处理意见，情况—问题—建议等。

下行文种的写法

第一，通知。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。通知的标题有三种形式：一是发文机关名称+事由+文种，如×××公司关于召开×××会议的通知。二是事由+文种，如关于保障春运的通知。三是特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”“补充”“联合”“转发”“批转”“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成，开头用一自然段简明交代通知形成的缘由和根据，主体简要叙述通知的事项，结尾另起一段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”“特此通知”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白清晰，文字简明扼要，结构先总后分，使人一目了然。

第二，通报。通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：一是用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”。二是用于批评错误的，称“批评性通报”。三是用于传达情况的，称“情况性通报”。四是用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进性、代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警醒作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警诫八方的作用。通报中的要求，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。

第三，会议纪要。议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类日常办公会议纪要、指示性会议纪要、讨论型会议纪要等。一次工作会议涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等写法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

信函性文种的写法(www.daowen.com)

函是不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、收文机关、正文和落款四部分构成。一是标题。函的标题有两种形式，即发文机关名称＋事由＋文种，如，××公司关于×××的复函。事由＋文种，如“关于恳求×××的函”或“关于申请×××的函”“关于请求批准×××的函”。二是收文机关。顶格加冒号写收文机关全称或规范性简称。三是正文开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下”“现将有关问题复函如下”等习惯用语过渡转入主体。主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。四是结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致敬礼”等敬语。落款在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日。

常用应用文的写法

第一，介绍信。介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式：普通介绍信和带存根的印刷介绍信。普通介绍信要用公文纸书写：一是在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。二是联系单位或个人的称呼。三是被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。四是接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”“请予协助”“此致敬礼”等语。五是本单位名称和写信日期，加盖公章。带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只需填上有关内容：一是存根部分简填，以便日后查考。二是正文部分要填写详细些。三是派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。四是重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。五是除正文部分需加盖公章外，存根与正文的虚线正中亦要加盖公章。

第二，工作计划。工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。对于工作计划的格式，一是计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××公司×××年工作计划”。二是计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。三是最后写订立计划的日期。工作计划的内容，包括：首先是情况分析，即制订计划的根据。制订计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。其次是工作任务和要求，即做什么。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。最后是工作的方法、步骤和措施，即怎样做。明确工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务完成。

第三，工作总结。总结就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究。也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。主要包括：一是总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。二是成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的。缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。三是经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括，并上升到理论的高度来认识。四是今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意：一是总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。二是一定要实事求是。成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析和得出教训的基础。三是条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然。四是要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的，有重要的，有次要的，写作时要去伪存精。总结问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。五是总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改，最好由主要负责人执笔或亲自主持讨论、起草、修改。

公文的结构层次及字体

公文一般由眉首（包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开）、正文（包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等）、文尾（包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数、印章等项）三部分组成。正文是公文的主体，是叙述具体内容的，是公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文单位的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要、条理清楚、实事求是、合乎文法。对于层次和字体，主要包括六个方面：一是层次。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”（不能写成“1、”把小圆点写成顿号），第四层用“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”。二是标题。用2号华文中宋（宋）体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。三是正文。正文只能用仿宋、小标宋、黑体、楷体四种字体，均用三号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印。有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印。有多级小标题的，第一级小标题用宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字用仿宋三号排印。四是成文日期。在正文之下一般空四行且右边空四个字，用三号仿宋体排印。五是主题词。用三号黑体字，居左且顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用三号小标宋体字，一篇公文最多不超过五个主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，每个词目之间空一个字，主题词下方排印一条横线。主题词标引顺序是：类别词—类属词—形式词。六是用印。印章上不压正文，下压日期，也就是“骑年盖月”。所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。