写作的五个阶段

第一，资料收集。这个阶段主要任务有三项：一是掌握资料来源的两个主要渠道。一方面是文献资料，如以前的信件、文章、数据、财务报告、网络上下载的资料、各种介质上存储的电子文档等。另一方面是调查材料，包括与各类人员面谈、电话访谈、个人笔记、头脑风暴法得到的信息等。二是在信息收集时，要训练两个基本功。一个基本功是勤做笔记，尤其是有新的想法和灵感出来时，要迅速记录下来。另一基本功是以带问题的方式与人沟通。三是明确注意事项。收集资料前必须明了写作的意图、与读者的关系、文稿的性质等，有针对性地收集资料。

第二，组织观点。这个阶段主要任务有四项：一是合理分组。以问题和原因、时间和步骤、主要观点和次要观点的思路将相似的观点和事实组合成一体。二是选择观点。根据分组的结果，提出初步的结论和建议。三是归纳标题。将结论归纳成一个简洁明了的标题。若想介绍某个信息，标题其实就是结论，如以“过低的广告投入”作为标题表明问题的关键。四是论据和结论的合理编排。根据不同的沟通对象，确定相应的编排次序。如果是公司的高层领导，就应该先把结论提出来，放在开头。如果是公司内部具体操作人员，他可能更关心的是理由、操作方式，就要把依据放在前面。

第三，提炼材料。在材料提炼上要做到四点：一是要概括文章的主要观点，要善于用一两句话来概括整篇文章的主要观点，同时分清主要和次要观点，文章标题越短越好。二是要根据不同的对象选择论证材料，有的喜欢理论性的材料，有的喜欢实证性的材料，要根据对象的特点组织提炼材料以提高说服力。三是要以尽可能快的速度来表达观点说服对方，能用一分钟则不用两分钟。四是用最精练的词句说明观点，做到惜字如金。

第四，起草文稿。建议用四个方面的技巧：一是养成用电脑写作的习惯，可以大大提高写作效率，其中最大的好处在于修改的方便。二是不要一边写一边改，文章的写作过程是一个创造的过程，连续的思路比语句的润色更为关键，如果在写的过程中修改，就会局限在细节性的问题上，打断连贯的思路。三是不要拘泥于写作顺序，可以从结尾开始写，也可以从中间开始写，总体来说，应该从自己最有把握的地方开始写。四是不要断断续续地写，最好能够一气呵成，“打补丁式”的写作风格，会使思路经常中断，逻辑性下降，效率更难以保证。

第五，修改成文。这个阶段主要任务有三项：一是文稿的修改要注意时间间隔。当文章写完后，最好放一两天，使得自己有时间思考新的观点，完善认识，或更好地理清自己的思路。二是注意修改的层次性。先从整体上修改文章的观点、逻辑性，再修改文章中的词句，要避免冗长的、啰唆的语句，要注意文体。最后修改文章的具体措辞、语法和标点符号。三是在措辞的使用上，要尽量避免“我认为”“笔者提出”这样的语气，而尽可能用中性的表达方式。

书面沟通的写作规范

第一，明确文稿的主要用途。主要有五种：一是通用公文。是指党政机关、群众团体、企事业单位处理公务的有专用规范的应用文书，它从属并服务于一定的社会集团。一般具有政治性、权威性、实用性、规范性、特定性等特点。包括决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定等。商务文稿也可套用通用公文格式，尤其是通知、报告、公函、会议纪要等。二是事务文书。包括计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议记录、提案、简报等等。这类应用文往往是写作中的一个重点。三是专用文书。包括财经调查、经济活动分析、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文等等。四是生活文书。日常生活中经常使用的文书，比如介绍信、证明信、感谢信、慰问信、建议书、聘书、请柬、启示、海报、贺词、申请书等等。五是涉外文书。涉外文稿写作常有特殊的格式和要求。包括涉外意向书、合资企业可行性研究报告、涉外合同、涉外公证书、涉外仲裁申请书、外贸商业信函等等。

第二，讲究文稿的宏观布置。对于文稿的宏观布置，总体上要求文稿应清晰、整洁，可读性强，尽量避免失真，切不可层次不清，书写潦草，涂涂改改。具体体现在五个方面：一是标题。在大量信息面前，标题是选择所需信息的第一个关口，一个好的标题可以使读者产生阅读的兴趣，而一个平庸的标题则会使信息沟通到此中断。标题是指运用语言符号传输信息的标记，标题既是构成整体的一个因素，同时还指称整体，标题应抓住整体中有代表性的因素。二是次序。最重要的内容放在最前面来表述。相对而言，文章的中部，尤其是段落的中间，有价值的信息、观点往往不能为读者注意。若次序颠倒或安排不合理，则会极大地影响到沟通效果。三是空白。空白对于一篇文稿来说十分重要，空白包括空行、行间距、字符间距、页边距等多项内容，空白是文稿格式上的需要，适当地使用空白能大大增加文稿的可读性，并利于突出重点。四是字体。不同的场合适于用不同的字体及不同的字体大小，应该以便于阅读为原则。在谋篇布局中，选用不同字体与字号往往反映了作者的逻辑及思路，也就突出了重点。五是项目符号及标号。用数字来表示意味着各项权重是不同的，并有一定的优先次序，而用项目符号表示，则意味着各标号下的条目处于相同的位置。实际上，由于阅读习惯的原因，放在前面的就显得重要一些，合理使用项目符号及标号会使得文稿的可读性大大加强。

第三，注重文稿的风格选择。主要包括：一是句子长短。句子应尽量简短，且保持“思想观点的一致和统一”。二是句子结构。根据文章表达的需要，选择句子结构，也就是复杂句还是简单句，要不要倒装等。三是文章段落。段落以简短为最好，而且开头就亮出本段的主旨。过长的段落使人厌烦，且不便读者把握该段的要旨和作者的思路。四是标点符号。标点符号使用目的在于保证读者能迅捷且有效地阅读、理解、吸收书面材料所要传达的思想观点。标点符号也用于表示思想观点的分开，以便理解。标点符号本身就表达了一定的思想观点，尤其是问号和惊叹号。五是专用术语。术语的应用要看读者群的范围，若是限于专家学者，那么使用术语是可以接受的，如果试图说服影响那些并非专家的沟通对象，就必须限制使用术语。即使用了，也要给出通俗易懂的解释。六是语气变换。语气指的是使用的词语以及词语使用的方式所表达出来的态度。例如，一封信的语气可以是直率的，也可以是婉转的。一篇报告，既可以用主动语态写成，也可以用被动语态。其他的一些语气包括否定、肯定正式、非正式语气等。一般而言，主动、直率、非正式的语气风格通常易于被读者接受，但实际的应用还需依据实际情况而定。

文章写作的菱形模式(www.daowen.com)

第一，文章起草的过程。起草文章的过程是从杂乱无章的大量的一般材料中搜集、整理与提炼的过程。从形式上看，这是从大到小的过程，如同菱形的右半边“＞”。可以分为三步走：第一步是搜集并罗列所有与文章中心思想有关的材料，不分主次，形成一个独立的相对完整的段落。第二步是按照不同类别划分模块，将不同材料进行归类，从不同角度360度支撑文章中心思想。第三步是进行材料取舍，从不同类别材料中提炼文章中心思想或者题目。文章起草的过程是从繁到简，从大到小，从材料堆积到提炼思想的过程。

第二，文章修改的过程。修改文章的过程是在初稿的基础上理顺逻辑关系和雕琢语言的过程。从形式上看，这是从小到大的过程，如同菱形的左半边“＜”。可以分三步走：第一步是确定文章中心思想或表现意图，所有的材料都必须围绕或辅助这一思想。第二步是调整逻辑关系，也就是文章的基本框架、结构和层次，逻辑关系要符合人的思维方式和思维习惯。第三步是修改语言，用最优美、最恰当的语言表现思想以期吸引人。文章修改的过程是有所用、有所不用的过程，所有的形式必须为内容服务，所有的文字必须为思想服务。

第三，文章优化的过程。在完成菱形写作以后，还要进行总体布局的调整和优化，主要包括：一是文章总体的框架要协调，一般来说不少于三个部分。二是各层次和各段落总体要平衡协调，各部分、各段落篇幅要基本相当，避免参差不齐的情况。三是各部分之间的标题尽量追求格式一致，若能对称则为最佳。四是每个部分内部各层次之间要按照轻重缓急进行排列。同时，要总揽全局，明确文章的出彩之处，用经典思想引爆文章主题。

好文章必须追求的六种美

第一，文章选题的鲜活美。写文章选题立意是第一步，也是最重要的一步，所谓万事开头难，第一步迈好了，迈对了，往后的路也就好走了。这需要慢慢地思考，静静地思考，运用各种思考方式，而不是急于动笔。所以，要想写出好文章，首先要学会多种思考方式，主要包括：一是整体思考。所谓整体思考，就是从事物的全局出发，不能以点代面，只有从整体出发，才能抓住重点，进而接近事物的本质。写文章也是如此，必须将注意力放在重点上，去寻找真正有意义、有价值的东西，不要只是在细枝末节上做文章，尤其要避免“只见树木，不见森林”。首先要找出问题的中心点来，即确定主题，然后才能决定怎么去做，即制定写作思路。二是比对思考。由事物的两方面来进行对比思考，有上就有下，有表就有里，有得就有失。天地事物都有其相对而立的两面，思考问题应该全面地通过对比去判断，而不能以偏概全、得一忘十，使结论或对策失之偏颇。也就是说，要学会在利弊中取舍。有些作者写文章，凡是想到的、已有的素材都不舍得扔，结果整篇文章臃肿而平淡，琐碎无稽。掌握事物的发展规律，明白事物的两面性，从而正确判断出主流与支流，舍末求本，这样才能写出精彩的文章。三是多角度思考。世界是多姿多彩而又看似杂乱无章的，看问题不能只从一方面去看，这样会陷入片面而固执的误区。只有多方位、多角度地去看待事物，才能够全面而准确地把握住事物的本质。从多个视角看待问题，找出几个方面的相互联系和相互制约的内在关系，从而找出问题的突破口。四是由表及里思考。在写文章中，只靠表面现象作出判断和经过具体而深入的实践、研究后才作出判断，写出的文章其内涵是完全不一样的。要想写出好的文章，就要从问题的现象出发，在实践研究的基础上，不断深化思考，发掘问题的本质和实质，从而提炼出有深度的主题和观点。五是换位思考。对一个问题百思不得其解时，不妨换位思考一下，即思考问题由“站在对方立场”开始。经常换位思考，把自己放在当事人、研究对象的角度来思考问题，往往会产生更多的灵感和思路，发现更多的问题，得到更加深刻的启发。

第二，文章内涵的深刻美。这种内涵的深刻来源于个人在自身的实践中，以敏锐的眼光发现问题，以独特的视角看待问题，以先进的理论为指导深入地研究问题，以大胆的实践勇于创新。文章内涵的深刻即是观点和思想的深刻。观点是文章的内核和灵魂。文章观点的基本要求有四点：一是思想性。所有文章都会表达一种思想，关键是文章所引出的思想是否正确，是否旗帜鲜明，这是决定一篇文章主旨内涵是否深刻的根本问题。因此，要符合科学规律，符合国家大政方针，符合国家相关法律法规，符合地方的相关政策。二是创新性。创新性是文章的灵魂，任何没有灵魂的东西便没有了灵动，就会黯然失色。文章的创新性可表现在以下三个层面上，首先是具有原创性。即是自己发明创造的，是全新的东西。其次是具有全新的视角。写文章大多数情况是站在全新的视角来看待老的问题，能够将这件事做好，也不乏是一篇好的文章。最后是具有发展性。对老问题进行不断地深入研究，不断获得新的突破。三是普适性。即具有普遍的适用性。通过研究，让更多的人学习借鉴，共享成果。具有普遍意义，可被别人认同和借鉴。具有可复制性和可操作性。四是适切性。写文章是来不得半点虚假的，要切合实际，切实有效，避免假大空的口号、概念，要符合当前形势和主题，注重时效性。

第三，文章论述的生动美。论述的目的是为了证实、证明作者观点的正确性，所以，一切论述都是围绕着观点展开的。反过来说，一切与观点无关或不对应、不对号的论述，都是无效论述，可称之为“赘文”，也就是我们常说的“废话连篇”，这样的文章肯定不会生动。论述的主要方式包括三种：一是专家式论述。即论述要具有专业性，不仅要引用专家的观点进行论述，还要自己通过实践和研究，思考并提炼出有价值、有新意的认识和感悟，进行富有逻辑性的论述。二是谈话式论述。以与人对话、讨论、交流的口吻边叙边议，给人以亲切感、现场感和面对面的感觉。现代文章非常提倡这种谈话交流式的写作方式，轻松自然，拉近了与读者的距离，相比那些刻板、枯燥的套话、古里古气的之乎者也，更容易为读者所接受。三是故事式论述。将自己的做法、想法按照一定的逻辑顺序层次清晰地述说出来。现代文章很多以叙事、说事开头，先给人以直观印象，然后结合实例说理或提炼出经验，这样的论述方式衬托了观点、经验的可信度，是一种值得提倡的论述方式。同时，论述应把握四个基本特性：要强调交流性，所谓交流性即是一种对话的方式，具有现场感，拉近了与读者的距离。要注重参与性，话题为更多的人关注，就会有更多的人愿意参与，写文章要抓住共性的问题、热点的问题、大家都需要解决的问题。要体现鲜活性，有新意、有创意、有朝气，能激发出读者的想象空间。收集大量来自古今中外、四面八方的鲜活事例，运用到文章的论述中，增添文章的活力。要提倡个性化，好的作者都会有自己独特的语言风格和论述风格。

第四，文章结构的逻辑美。文章逻辑的基本要领体现在七个方面：一是强调材料的完整性，避免断章取义。要注意尽可能引用完整的材料，这样才能表达出论述的真实思想和含义，有时还应补充上相应的背景材料等。二是注重前后的一致性，避免自相矛盾。写文章时，有时会羁绊于各种细枝末节，而忘记了开始制定的目标和方向，造成前后文自相矛盾的状况。三是厘清关系的涵盖性，避免体系错位。一篇文章内容中的各个部分存在着相互的内在联系，哪是因、哪是果，哪是先、哪是后，哪为大、哪为小，哪为重、哪为轻，都是需要认真思考清楚的。如果这些问题理不清，就会造成文章整个体系的错误。四是分辨属性的异同性，避免性质混淆。常会在文章各部分的小标题里犯这样的错误。五是认清发展的次序性，避免顺序颠倒。要认清这些经验成果取得的过程，哪些工作在前，哪些工作在后，要理顺清楚。六是重视用语的贴切性，避免搭配不当。文章用语是否贴切，即反映出作者的文字修养，也反应出作者的一种思想态度，可谓文品看人品。浮躁轻浮的人总喜欢夸大其词，云山雾罩，或不负责任地“随便整词儿”，而一个有修养、有涵养的人自会很严谨、很负责任地选择恰当的言辞。七是把握分类的合理性，避免结构混乱。一般按照工作的各个方面以及轻重缓急、工作性质等内在联系进行排列，形成一个结构合理的文章布局。特别要把握好几个关系：在时间关系上，尤其在叙述故事或案例、事例时要遵循时间顺序。在发展关系上，要遵循事物发展的顺序，由表及里，由浅入深，由始至终。在轻重关系上，要分清轻与重，重点内容要突出并强化。在分类关系上，不同的角度有不同的归类体系，要注重各个问题的归类角度。在约定俗成上，先谈主观因素、再谈客观因素，先谈成绩、再谈不足。

第五，文章事例的情感美。在事例的选取上要选取典型事例。典型事例应当具备七个特征：一是真实性。它是生活中、工作中、研究中真实发生的，而非凭空想象的，要尊重事实，反映事物的本来面目。二是感人性。具有真情实感，是生动感人的，生动感人的事例往往具有一定的深刻性，能够打动作者的事，往往也能打动读者。三是本质性。即贴近事物的本质和规律。只有发掘出问题的本质、规律的东西，才是有价值的，才能提升文章的质量品质。四是新颖性。也称鲜活性，不是老生常谈。要学会思辨性思维，多维度、多视角地思考问题，在细节上思辨，做到你无我有，你有我精，你精我特，这样就能为文章增添新颖性。五是鲜明性。即指问题的指向集中而无旁枝，一个事例要集中反映一个主题，要与文章主题想表达的内容具有一致性，舍弃与主题无关的内容，无论那些内容多么精彩。六是贴切性。典型事例要与观点保持一致性，即“彼此说话”。下一级事例要对上一级的观点负责，文中所有事例要对全文的主题负责。七是完整性。事例要短小精悍，但又要完整。不是越长的事例越有说服力。所谓完整，即事例要有事件的发生、发展、解决矛盾和结果等几个方面。如果问题没有得到很好地解决，没有结果，这样的事例就不能说明问题。

第六，文章标题的睿智美。文章的标题是一篇文章的“眼”。姑娘美不美，眼睛是一扇窗，文章美不美，标题是一扇窗。所以，一篇文章拥有一个灵动而贴切的标题是十分重要的。文章的标题不单单指文章的主标题，也包含着文中的各级小标题。整个文章的各级标题，构成了文章“魂”，也就是基本观点或“骨架”。做好文章的标题要把握以下四点：一是正确严谨，旗帜鲜明。这是文章标题最基本的要求。好的文章标题要能正确地表达作者的思想，而这一思想也要符合前述观点的思想性内容。二是短小精练，言简意赅。文章的标题要力求尽可能地简短，又能表达出文章的主旨，所以说，标题就是用最短的语句，传递最大的信息量。这需要作者具有一定功力的，必须不断修炼。三是生动鲜活，寓意深厚。这样的标题才有灵性，让读者看了标题就急不可耐地想要读下去。寓意深厚并不是虚无缥缈、故弄玄虚，或游离于文章的主题，题不达意，必须顾及到各层次读者的感受。四是语言灵动，朗朗上口。标题的语言表述也是一个技巧，好的语言表述不仅是优美，更重要的是有灵动感，跳跃着激情，深谙着哲理，读来清新优雅，朗朗上口。