文字组织原则

第一，准确研判受众对信息的第一反应。主要包括：一是书面材料是否值得看。若受众认为很有用，不但会认真地看，而且会积极采取行动。若受众认为与自己没有关系，或没有兴趣，就会将之束之高阁。二是如何才能让受众感兴趣。用主题句或在首段向受众展示信息的重要性以及与受众的相关性，把应付诸实施的内容尽量简化，为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期，信息越短越好。

第二，准确掌握受众到底需要多少信息。要具体分析三个问题：一是受众对于讨论的主题知道多少。如果所提供的信息完全是新的内容，必须通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚，将新的信息与受众己有的常识相联系，通过分段或加小标题的方式使信息易于理解，用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读，看他们是否领会和运用所写的内容。二是受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验。亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、更可信。要想改变受众对某一信息的认知，必须要在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可。用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的经验在此不适用。在不伤面子的前提下，提示受众情况已经发生变化，态度和方法也要作相应的变化。三是需要提供哪些信息。为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，必须要用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有关信息，避免让对方觉得认为他们根本就不懂在说什么。把已为大家接受的或显而易见的内容放在句子中。需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件和备忘录的附录等形式表达。

第三，准确编辑信息激发受众兴趣。激发受众兴趣的首要切入点就是减少受众的抵触情绪，消除受众的负面反馈可能给沟通带来的困难。激发受众兴趣的方法有三种：一是站在受众立场给他们提供积极信息。比如，把好消息放在第一段，把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前，开头先讲共同点和一致之处，观点要清楚明确，不要使用煽动性的言论，减少说明或要求等内容的篇幅，说明建议是现有最好的解决办法。强调双方的一致点，在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供彼此共同的经历、兴趣、目标和价值观。因为一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方。在沟通相互之间一致点时，建议采用生动、短篇、有趣的故事谈论共同之处。写作风格应尽量友善、非正式，文章结束语和敬称等要让读者感觉到在群体中的归属感。二是注意文章的语言、结构和格式。在具体做法上，考虑以下五个方面：受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善的风格。避免使用激进或禁忌的词汇令受众产生反感。了解受众所需信息的具体程度。根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构。根据受众对于表达方式（包括长度、版式、脚注等）的偏好编辑文章。三是注意文章的思想高度。文章的灵魂是思想，语言只是思想的表达载体，两者是形式和内容的关系，只有先进的思想才能吸引对方。

文字组织技巧(www.daowen.com)

第一，考究文章的逻辑性。不仅要符合文字规律，更要符合思维定律。表现在三个层次上：一是最高层次。整个文章或报告的前后逻辑性要强，总体上必须一致，要融为一体，一气呵成。根据文章目标，广泛收集各方面具有说服力、与主题紧密相关的材料来佐证或论证观点。在论据的组织上，要具有说服力，即通过提出问题、分析解决、解决问题的逻辑思路，统筹把握整个文章的结构。二是中间层次。在整个论证展开过程中，要遵循其系统逻辑结构，对每一论点，必须对其按“论点—论据—论证”的结构组织信息。三是基础层次。每个完整的句子都要有逻辑性。当一个句子没有表达完整之前，不要轻易断开。段落内部不要前一句和后一句出现完全不同或不相关的表述。

第二，增强文章的说服力。通过运用演绎、归纳等推理方式增强文章的说服力。一篇文章的思维模式，直观地反映出了沟通者的思维方式和技巧。这里简要地以例子进一步探讨如何通过论证、论据和结构的有机结合，组织信息的内容。现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移。A商场分析后认为，原因在于B商场运用彩色的广告方式，重新布置商场以吸引新的顾客，媒体曝光度提高了20%。A商场则在库存、购和促销方面能力较差，降低了广告预算，并在维持商场整洁和有序方面有不良记录。显然，上述这些观点可以为论证提供依据。通过列举上述关键的依据，可以使论证有一定说服力。在识别出上述各种依据后，组织一个清晰的结构框架，主题和目的：如果不改变现实，B商场将继续侵蚀市场份额。（引入）假设（大前提）：B商场正在侵蚀A的市场份额的原因在于A商场的内部问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面的缺乏控制，顾容在逐渐疏远，他们不能识别他们想要的东西。当我们在减少广告预算的同时，B商场加大了在媒体上的投入，通过设计更好的广告、重新布置商场以吸引新的顾客。（主体）因为（小前提）尽管提高A商场的内在能力一开始会提高成本，但从长期看，这些成本能从长期收益中得到补偿。（主体）因此（结论），我们应该采取一些措施。

第三，推敲文章的冲击力。“好句时时改，无妨说性灵”“诗不厌改，贵乎精也”“文章频改，工夫自出”这都说明好的文章是改出来的。写文章，只要思考好，就要趁热写出来，不管是好是差，先写出草稿，然后放下来，想一想，哪些地方写得好，哪些地方写得不好，哪些地方材料还不足，段落是否安排合理，用词是否准确，有没有多余的段、句、字等等。根据思考的结果，提出修改方案，再着手修改。有的文章修改一遍即可达到目的，有的文章要反复修改才能定稿，有的发表以后还要修改。修改文章，除文章的内容外，标题也要反复推敲，使题、文一致。文章的修改大致可分为目的的修改、结构的调整、句子的修改、字词的修改四个方面。修改的方法大致有删、补、调、换四种。删，就是删去不要的字、词、句、或者段。补，就是增补缺少或遗漏的词语。调，就是调整原有词句的顺序。换，就是更换一些不适当的词语。古往今来，许多名家在文章的修改上留下了千古佳话。如王安石的“春风又绿江南岸”的“绿”字，先后用了“到”“过”“入”“满”等十几个字，经过反复推敲，最后确定为“绿”字，它既表示春风吹到了江南，又展现出美丽的江南春色。鲁迅在《藤野先生》一文中就有许多关于字（词）的改动。如“从东京出发，不久便到一处驿站”，“不久”原先是用“不远”，后把“远”字改为“久”，这一字之改，使用语更加准确。因为“从东京出发”，是在行动中，用“远近”的空间距离来说明，不够准确，而用时间概念的“久”或“不久”就准确得多。从这个删改过程中可以看出，要把文章写好，不下功夫修改是不行的。只删文字也不行，重要的是推敲文章的内容，把内容调整停当，再在结构和表达这些文章的表现形式上花一些功夫修改。写文章不怕初稿毛病多，就怕不会改，特别是懒得改。有位作家曾经说过，他的作品不是写出的，而是改出来的。这虽是谦辞，但也道出了修改的重要作用，写文章须付出艰辛的劳动。因此，要提高写作水平必须学会修改文章，只有具备了修改文章的能力和恒心，才能写出高质量的文章来。