书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等。书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被组织广泛采用。书面沟通一般适用于以下情况：在简单问题小范围沟通时，在需要先思考或斟酌且短时间不需要或很难有结果时，在传达非重要信息时，以及澄清一些谣传信息而这些传言信息可能对团队带来负面影响的时候。

书面沟通的特点

书面沟通的优点在于：可供阅读，便于长期保存；可避免发生正面冲突；内容易于复制，有利于大规模传播；讲究逻辑性和严密性，说理性更强；可以反复推敲、修改。书面沟通的缺点在于：耗费时间较长。容易产生沟通的障碍。信息反馈速度较慢。无法运用情景和非语言要素。

书面沟通的类型

按照书面沟通信息的载体不同，可分为纸张沟通、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。按照书面沟通的使用场所区分，可分为组织内部的书面沟通与组织外部的书面沟通。

书面沟通的作用

书面沟通的作用主要有：一是沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。二是由于易于保存，且不易被“污染”，可以使不在沟通现场的受众得到真实的信息。三是对受众来说，书面信息传递方式快速，当然对整个沟通系统来说效率并不一定高，因为这涉及信息发送者的效率问题。四是书面沟通可以特别关注问题的细节，而且受众可以更多地获取细节方面的信息。五是相对于口头表达能够采用更为精确的用词。

书面沟通的原则

第一，正确性。主要是指：一是文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。二是要能够把握文章主旨，明确写作意图，正确传递信息。三是表述的准确性。表达方式要符合文章样式的需要，如叙述要讲求事实的概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。文字表达要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑，如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成，判断要性质明确，恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。文字书写要符合一定的标准，简化字要符合规范，正确使用标点符号。

第二，清晰性。主要是指：一是清晰的文章能引起读者兴趣，更能使读者正确领会作者原意。二是必须注意文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等。要留下适当空白，若把所有的文字都挤在一起，则很难阅读。如果是手写，则不能太潦草。(www.daowen.com)

第三，完整性。主要是指：一是要完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。就像把一个圆分割成360个切片，少一个就缺失了一度的支撑，完整性就受到质疑。二是为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项，好文章是修改出来的。三是表达要直指内涵，而不是外延的罗列。比如什么是水果，如果列举所有的水果一定会用大篇幅文字，但是表达内涵则是一句话，简单却完整。

第四，简洁性。“简洁”似乎与“完整”相矛盾，这其实是个“度”的把握问题，“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列在纸上。可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。书写的清晰性要求，就如同炖肉一样，如果在锅里注入适量的水，出锅的一定是肉的鲜美味，如果在锅里注入超量的水，出锅的一定是白开水味。因此，书面沟通一定要简洁明了，主要内容突出，呈现的内容务必是对方需要的。

常见写作心理障碍

很多人提起写作就头疼，经常会产生心理障碍，使书面沟通达不到预期的效果。因此，改善写作者的心理环境，克服心理障碍是好的沟通的前提条件。

第一，趋向化心理障碍。就是写作者围绕着引导者的指挥棒转，沿着引导者的意向、思路去选择材料，确定中心，安排结构。有的作者处处谨慎行事，不敢越雷池半步，形成一种与引导者保持同一的心理状态。这种心理状态妨碍了写作者的创造性，堵塞了写作者思维能力发展道路。写作要遵循自己的写作心路历程，而这个心路历程中的思维概括性、思维灵敏度、思维创造力等则是写作心理能力的关键。写作者在充分发挥自己的思维能力中形成自己的思想、观点，习作中显示出能沿着各种不同的方向提出多种多样的假设进行思考判断，使头脑中的文章信息得以多角度的排列组合，这样便能选择出恰当的结构次序，提炼出富有新意的主题思想，运用生动活泼的写作方法。写作应该提倡“求异”，提倡“迁移”，应该大胆地寻找新事物，提出新见解，独创新方法。引导者要有意识地运用迁移原理、规律，达成知识的沟通和运用，帮助被引导者举一反三、触类旁通地学习文章的知识技能。只有这样才能培养被引导者对习作的良好思维品质，提高写作的质量。

第二，记忆型心理障碍。不求甚解，生搬硬套，强用他人取代自己，靠记忆替代思考，这是写作中存在的普遍现象。未能将知识系统化，未能形成有效的知识结构，是造成记忆型心理的直接原因。写作者从书堆中摘取、抄录某些东西，东拼西凑、杂乱无序，知其然而不知其所以然，当然写不出好文章。提倡范文仿写，但范文仿写与套搬抄录是两回事，前者通过仿造进而改造，最后达到创造，这是符合被引导者心理基础和生活经验的，而后者则是被动的无可奈何的应付心理的反映。观察生活认识事物，从生活中吸取实在的材料，是被引导者习作的基本途径。观察和写作是两个不同的心理过程，要沟通这两个心理过程，使之相得益彰。写作作为一种社会现象，文章就应从观察体验入手。通过观察达到了解，通过了解达到激发情感，在此基础上形成分析的透彻性，思维的敏捷性。同时通过观察体验达到语言表达的准确性、生动性。社会生活是五彩缤纷的世界，为写作提供了丰富的取之不尽的原料，只要引导写作者热爱生活，接触社会，留心观察周围的事物、风俗人情，养成多看多听多问多想的习惯，把想与看，看与写融为一体。这样，不但能把被引导者从书堆中解脱出来，而且知识的系统化、知识结构的有效性才能得以显示、上升和完善。正如叶圣陶先生所说“心有所思，情有所感，而后有所撰作”。所以，引导写作者热爱生活，观察生活，是克服记忆型心理障碍的有效方法，也是提高写作能力的重要手段。

第三，挫折感心理障碍。写作离不开语文知识、社会经验和认识水平这些基础，三者之间是同步发展、循序渐进的。目标过高，行为就会受阻，写作的兴趣和情绪就会受到挫伤，形成心理性挫折状态。当写作者的知识水平、认识程度与规范要求等发展产生矛盾时，首要的是寻找矛盾的根源，争取平衡条件，使之转化为相辅相成的积极因素。否则，知识水平、认识程度与文章教学相悖，那么挫折感心理障碍就越为严重。同时，由于缺乏长久持续的锻炼，说得多、写得少，有明确的思路，但文字却不能完美表达思路，缺乏动手的能力，写出来的文稿很是不满意。

第四，压抑性心理障碍。写作者的创作内容很大部分直接来自他们所感兴趣的那些生活。正因为写作者容易为他们热爱的对象所控制、所吸引、所影响，心理行为上也不可避免地表现出缺乏自制力，情绪不稳定，感情易冲动。这种表现在习作中暴露出凭自己个人的好恶，偏离事实随写一通。对这种现象，如果用命令的方式去禁止或不屑一顾地去挖苦讽刺，被引导者就会觉得无法用自己的理解、追求来表达自己的感情、欲望，对写作产生一种冷漠、麻木，甚至恐惧的压抑性心态。用写作者感兴趣的生活素材作为写作的内容，是写作者步入写作世界的重要一环。由此可见，培养写作者的写作兴趣，引导者要深入到被引导者所感兴趣的生活中去，要善于掌握被引导者瞬间的情绪变化，善于引导写作者学会自我调节，自我克制。同时要创造欢乐的氛围，造成轻松的心境，排除消沉因素的干扰，写作者从自己的写作活动中获得愉快成功的体验。这样，文章才有活力，才能养成大胆地发现问题、敏锐地分析问题、正确地解决问题的能力。