会前准备

第一，确定会议目标。召开会议的首要准备工作就是确定会议的目标。开会必须有明确的目标。了解各种会议所具有的功能及所能达到的目标，是设定会议目的和目标的重点。会议的目标越明确越具体越好，这样会议讨论的效果就会更好。在会议开始之前，主持人应明确提出会议的目的，根据会议目的，还应设定具体的目标。有效的会议目标，至少须符合两个条件，一个是具体并且可衡量，另一个是有困难但能达到。

第二，确定会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或事项。设定会议目的和目标只是一个大方向，想把会议开得有效率，还必须拟妥相关的议题。在拟定议题时，以下三点值得注意：一是议题必须紧扣会议目标。凡是与会议目的无关的议题都不要列入会议的议程，以免分散会议的主题，既延长会议的时间，又可能引起不必要的麻烦。二是各项议题之间最好存在有机的联系。只有这样，才能使会议得以顺利进行。因为会议的顺利进行往往取决于一个问题接一个问题的解决，上一个问题不解决或解决得不够彻底，往往会影响下一个问题的讨论和解决。三是应清楚地指出各项议题所需要讨论的时间。这样可以使与会人员做到心中有数。

第三，确定与会者。在组织中，真正创造价值的领域是在生产经营过程之中，而不是在会场上。减轻组织成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，使更多的人能为组织创造价值，提高会议效率，从确定与会者开始。把每一个与会者都当作一种“资源”，而不是一种“名分”。资源的利用按“目的”和“需要”而定。确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。确定与会者时，应考虑以下因素：一是与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任。二是与会者是否与会后的行动直接相关。三是与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否有助于议题的深化和决策的科学。四是与会者是否有能力或有权力达成一项决议。五是与会者是否多余或可有可无。六是与会者是否能全身心投入会议。七是与会者是否会妨碍会议总体成效，是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量和真实性。

第四，选择开会时间。在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。选择开会时间应考虑下列因素：一是会前调查，把握全体与会者方便的时间段。任意安排一个时间开会，可能会打乱一些人的日程安排。二是选择与会者中关键人物的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议。三是恰当安排会议时间，避免与组织最重要的经营活动冲突，避免会议打乱组织工作的正常运行秩序。同时保证生产经营活动中的关键人物，能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响组织效益或效率。四是力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果。

第五，选择开会地点。也许组织内的会议室或办公室是最常利用、最自然的会议场所，但不一定有助于达到开会的目的。熟悉的开会地点，往往影响员工的思维，不利于开发员工的创造性思维，难以激发员工的热情，去积极思考和讨论问题。会议地点的物质条件、环境氛围以及远离日常工作场所，会潜在地影响每一个与会者的情绪，影响会议的质量。开会地点的选择，还应考虑以下一些硬件条件：一是会址必须考虑距离上的远近，以及路线上、交通上的方便，便于与会者能按时到会。二是会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。三是会场的空间必须适宜。空间过大，冷冷清清，会议气氛会受影响。空间过小，容易产生拥挤沉闷感，会议效果也会受到影响。

第六，拟定议事日程。不是所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。议程即会议的程序表，其中包括会议内容、讨论事项、与会者姓名、各项事宜的时间分配、开会时间和地点等等。在拟定议程时必须考虑下列事项：一是重要的议案或事项，必须列在整个议事日程的前项。二是必须合理分配各项议案或事项的时间，尤其要为重要的事项留出足够的时间。必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间。三是每次会议议程不必太杂，内容不必太长，以提高会议的成效。必要时可以考虑分次开会，或分阶段讨论同一个议案。四是议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早作准备，所以，议程应提前交至每一位与会者。也可以把会议通知与议程合二为一，同时通知与会者。五是如果会议很重要，在时间允许的情况下，可以事先要求与会者作何种准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。六是提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。七是会议持续两个小时以上者，应考虑在议程中安排休息时间，并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。

第七，做好会场布置。因会议性质与人数的不同，会场可有各种不同的布置。常用的布置会场的几种风格为：一是礼堂式（图一）。优点是在留有过道的情况下能最大限度地摆放座椅，缺点是观众没有地方放资料，也没有桌子可用于记笔记。二是弦月式（图二）。房间内放置一些圆形或椭圆形桌子。椅子只放在桌子的一面以便所有的观众都面向屋子前方。三是正方形会场或长方形会场（图三）。这是常见的两种会场形式，主持人较容易控制会议的进行，但如果桌面布置太长，主持人则难以有效控制全局。四是“U”形会场（图四）。这是比较流行的会议室形式，有利于多方沟通，是一种非常有利于提高会议效率的会场形式。

图一

图二

图三

图四

以上各种形式的会场各有优点，但对于超过1000人的大型活动，礼堂式最为适合。这时，讲台是十分必要的，否则，坐在最后的观众不可能看得清前面的演讲者，还应该在台子两边设置超大屏幕使演讲人的影像放大。两个屏幕摆放角度应面向中心主席台以便观众能有最佳视觉效果。（图五）

图五

会场布置除了考虑空间的安排，还要考虑一些具体因素，具体包括：一是必须保证会议使用时间，避免在会议尚未结束时，会议室又有其他安排，致使会议中断或转移地点。二是会议室位置必须让主持人和与会者都感到方便。三是场地大小须适合会议规模，避免过大或过小。四是有必要的设施条件。五是不受外界干扰。六是除了安排桌椅，布置会场还需要考虑一些细节，比如若与会者彼此不熟悉，可在每人桌上放上各自的身份牌；若设无烟会议室，可适当安排吸烟区；可以在会议室中放几盆观赏植物，改善会场气氛；准备好会议所需的各种材料、文件及视听器材；用先进的设备，甚至用“清香空调系统”改善会议室的空气质量。(www.daowen.com)

第八，印发会议通知。会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等，并且指示与会者尽早给予答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单。

第九，严谨会前审核。会议的一切准备工作就绪之后，必须作最后的会前审核，以免出现重大的疏漏。

会议过程控制

第一，控制会议的议题和进程。主要措施包括：一是明确议题的目标。在讨论任何议题时都要明确议题的目标是什么、议题内容是什么和为什么要讨论该议题。二是澄清对议题的误解或错误。如果与会者对议题有误解，或使用了错误的概念，主持人应及时予以澄清。三是控制讨论进程。当与会者发言与会议主题不相符时，主持人应及时将其发言拉到会议主题上来。对那些喋喋不休者，主持人应及时中断其发言，将发言的机会交给其他人。对那些不善言辞、性格内向的人，主持人应鼓励和引导其积极发言。四是有效处理意见分歧。当会议出现不一致意见而引发争论时，主持人应对各方观点进行归纳总结，以帮助与会人员理清思路、把握要点。五是控制会议时间。按时开始，准时结束。六是总结议题成果，确认行动。每一议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行清晰、简短的概括和总结，如果该决议需要某人负责实施，主持人还应要求其确认在该行动中应当承担的责任。

第二，控制会议成员的行为。主要工作包括：一是严格要求准时开会。一定要养成准时开会的习惯，不要因为某些人的迟到而推迟开会。记录下那些迟到的人，给他们造成压力，促使他们改变迟到的习惯。二是鼓励下级积极发言。由于害怕招致上级的反对，下级往往不敢自由发表自己的见解，这时上级应鼓励下级积极发言，即使不完全同意其观点，也应肯定其发言中有价值的部分，或者对他们的观点进行正面记录，强化和鼓励他们的行为。为避免领导发言给后来发言者造成的心理作用，可以考虑把领导安排在下级之后发言。三是鼓励思想交锋。会议期间应鼓励大家自由发表意见，鼓励不同思想观点的交锋、争论，但争论的内容必须和会议主题有关，争论时切忌感情用事，对他人进行人身攻击。四是避免压制建议。如果提出的建议遭到嘲笑和压制，那么大家将害怕或没有热情提出建议。所以，会议领导者应对提出的意见建议给予特别的关注且表现出足够热情，尽可能避免其他人压制该建议的做法。

会后工作

会后工作主要包括：一是会议记录应该准确无误。二是下发会议记录或会议简报。三是决议要突出任务、责任人姓名、时间及验收标准。四是确定下次会议的日期和时间。五是对执行工作进行监督和检查。六是反馈督办结果。

会议文件

会议文件是指会议记录和会议纪要。会议纪要是根据会议指导思想和会议记录，将会议召开的基本情况，研究决定的主要问题进行加工、提炼、概括、整理而写成的一种书面文字材料。它是传达贯彻会议精神的主要依据，由会议主办单位或上级领导单位加批语下发，具有公文的某些性质与职能。会议记录记录会议情况、与会人员的发言和会议作出的决定等形成的原始材料。它是了解会议情况的原始凭证。

会议纪要与会议记录的主要区别

第一，对象不同。会议记录一般是有会必录，凡属正式会议都要作记录，作为内部资料，用于存档备查以及进一步研究问题和检查总结工作的依据。会议纪要主要记述重要会议情况，只有当需要向上级汇报或向下级传达会议精神时，才有必要将会议记录整理成会议纪要。第二，写法不同。会议记录作为客观纪实材料，无选择性、提要性，要求原原本本地记录原文原意，且必须随着会议进程进行，越详细越好。会议纪要则有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容，而且必须在会议结束后，在会议记录的基础上加工整理而成，它集中反映了会议的精神实质，具有高度的概括性和鲜明的政策性。第三，作用不同。会议记录不具备指导工作的作用，一般不向上级报送，也不向下级分发，只作为资料和凭证保存。会议纪要经过上级机关审批，就可以作为正式文件印发，有的还直接在报刊上发表，让有关单位贯彻执行，因此它对工作有指导作用。第四，性质不同。会议记录是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文，一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档。会议纪要则是正式的公文文种，通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议管理的要领

第一，提高会议成效的要领。主要包括：一是要严格遵守会议的开始时间。二是要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。三是要把会议事项的进行顺序与时间分配预先告知与会者。四是在会议进行中要注意如下事项：发言内容是否偏离了议题，发言内容是否出于个人的利害，是否全体人员都专心聆听发言，是否发言者过于集中于某些人，是否有从头到尾都没有发言过的人，是否某个人的发言过于冗长，发言的内容是否朝着结论推进。五是应当引导在预定时间内做出结论。六是在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。七是应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。八是应当把决议付诸实行的程序理出来，并加以确认。

第二，避免出现会议禁忌事项。主要包括：一是发言时不可长篇大论，滔滔不绝，原则上以3分钟为限。二是不可从头到尾保持沉默。三是不可取用不正确的资料。四是不要尽谈些期待性的预测。五是不可人身攻击。六是不可打断他人的发言。七是不可不懂装懂，胡言乱语。八是不要谈到抽象论或观念论。九是不可对发言者吹毛求疵。十是不要中途离席。