会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。大多数组织在会议中决定其基本走向，90%以上的重大决策是通过会议制定的。现实中，组织花在开会上的时间越来越多，开会的频率越来越高。

会议目的

会议的目的主要有四个：一是交流信息。通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈，以及获得其他方面的有关信息。二是给予指导。组织通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能，使他们更好地适合工作环境。三是解决问题。会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧解决问题。四是做出决策。会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终做出科学的决策。

会议的作用

第一，会议是一个集思广益的渠道。会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

第二，会议显示一个组织或部门的存在。会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门在存在价值。

第三，会议是一种群体沟通的方式。开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，但是会议这种方式是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原有的沟通习惯。

会议的类型

会议的类型有以下五种：一是谈判。目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。二是通知。目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。三是解决问题。目的是利用团体的力量解决问题。通常要将待解决的问题摆在桌面上，与会者提出解决的方法。四是决策。目的是在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，还要遵守会议的决议。五是交流。目的在于集思广益，常采用“头脑风暴法”讨论，每一位与会者都可以表达自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。(www.daowen.com)

适宜会议沟通的情形

以下五种情境，适宜采用会议沟通的方式进行：一是需要统一思想或行动时，如项目建设思路的讨论，项目计划的讨论等。二是需要当事人清楚、认可和接受时，如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等。三是传达重要信息时，如项目里程碑总结活动、项目总结活动等。四是澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时。五是讨论复杂问题的解决方案，如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等。

│经典案例│

分粥

有七个人曾经住在一起，每天分一大桶粥。要命的是，每天的粥都是不够的。不能平均分配的话，大家肯定有意见，敢怒不敢言，导致大家心里都有自己的想法，而没有说出来，最后分歧越来越多。一开始，他们抓阄决定谁来分粥，每天轮一个。于是每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。后来他们召开会议，开始推选出一个道德高尚的人出来分粥。强权就会产生腐败，大家开始挖空心思去讨好他，贿赂他，搞得整个小团体乌烟瘴气。然后大家开始组成三人的分粥委员会及四人的评选委员会，互相攻击扯皮下来，粥吃到嘴里全是凉的。最后会议决定，制定了一个方法：轮流分粥，但分粥的人要等其他人都挑完后拿剩下的最后一碗。为了不让自己吃到最少的，每人都尽量分得平均，就算不均，也只能认了。于是，大家快快乐乐，和和气气，集体的日子越过越好。

会议低效的原因

虽然在许多组织中，会议是必需的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫是常有的事。常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主持人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。影响会议成效的因素是多方面的，但归纳起来主要有以下几点：

影响会议成效的因素表